Durante una mesa redonda organizada en el marco de la feria «Solutions RH 2018», directores de RRHH reunidos entorno a la misma compartieron 5 consejos de gestión de proyectos de Software de RR.HH.
Muchas empresas piensan erróneamente que un instrumento de gestión resuelve todos los problemas organizativos y operacionales. Disponer de un Software de RR.HH. no es una excepción a la regla.
La automatización de los procesos se presenta como una de las respuestas, pero no la única. Incluso antes de embarcarse en un estudio comparativo cualquiera de herramientas digitales, toma distancia y analiza lo que funciona pero también lo que no funciona en tu organización actual.
¿Quién hace qué y a qué nivel? ¿Qué herramientas se utilizan?
El enfoque del proceso es la mejor manera de visualizar la organización del departamento de RRHH. Por lo tanto, todos los interesados aconsejan que se empiece por mapear los procesos ya existentes, identificar los más engorrosos y hacerlos más fluidos, o incluso eliminarlos si crean más problemas de los que resuelven. De esta manera, obtendrás rápidamente los primeros «pequeños éxitos» a un coste menor.
Ejemplo: ¿Es realmente útil disponer de 5 personas para validar las vacaciones o ausencias de un empleado?
Consejo #2: Hazte las preguntas correctas antes de elegir un Software de RR.HH.
Una vez que hayas identificado vuestras necesidades, asegúrate de elegir un Software de RR.HH. por las razones correctas. Esto puede parecer trivial, pero el asunto de la transformación digital de la función de recursos humanos suele ser tratado desde una perspectiva de gestión por los medios de comunicación. Es muy típico decir que un buen Software de RRHH mejora la experiencia usuario porque gusta a los «millennials» y, aunque ésto no es falso, es sólo una consecuencia, un beneficio colateral.
Es importante, y más aún para vuestra jerarquía, no perder de vista que la principal razón de esta transformación es el rendimiento de tu empresa.
Empieza por hacerte las siguientes preguntas:
- ¿Un Software de RR.HH. permitirá a mis empleados ser más eficientes o más eficaces?
- ¿Qué indicadores utilizaré para medirlo?
- ¿Transformará la herramienta mis hábitos de trabajo?
- ¿Qué mejoraré haciendo esta inversión?
Si no sabes cómo responder a estas preguntas, abandona la idea y continúa con tu solución existente porque una herramienta de Software de RR.HH. no es un fin en sí mismo. Es un medio.
Las respuestas a estas preguntas serán el hilo conductor de tu proyecto. Te permitirán establecer las especificaciones funcionales, elegir la solución que mejor se adapte a tus expectativas, estar atento al despliegue y seguir siendo crítico con los beneficios esperados.
Consejo #3: Enfócate en herramientas estandarizadas
Los desarrollos específicos consumen mucho tiempo y son costosos. Optar por «lo hecho a medida» garantiza que tu proyecto pueda descontrolarse a todos los niveles: la puesta en marcha pospuesta constantemente, que se recurra a los empleados en exceso y que el presupuesto esté fuera de control. Da lo mismo que lo haga un proveedor de servicios o que movilices a todo un equipo internamente, tu profesión no es la de crear software.
Los editores sí saben hacerlo.
Ellos conocen las necesidades principales, saben lo que mejor funciona del mercado, han probado sus soluciones con miles de clientes. Esta experiencia les permite ofrecer soluciones que cubren, de manera estándar, las principales necesidades y expectativas de las empresas, pero también asesorarlas sobre métodos y gestión de procesos.
No tengas miedo de tener una herramienta que no cumpla al 100% con tus requisitos. Sin embargo, asegúrate de que tu software ofrezca una interfaz de administración clara e intuitiva que cubra gran parte de tus necesidades.
Consejo #4: Contacta con el editor, sus clientes y tu red.
Para empresas como «La ruche qui dit Oui!» y «Michel y Augustin», usar su red y contactar con los clientes del editor es un reflejo instantáneo. Van aún más lejos al prestar especial atención a su equipo, su historia y su cultura. Este es el espíritu de las «start up».
Para Olivier Indovino, este es el rol que las empresas consultoras deben desempeñar, si deseas contar con su apoyo para enmarcar y dirigir tu proyecto.
Consejo #5: Toma la delantera e impone tu proyecto.
La función de RRHH debe ser proactiva e impulsar la transformación de la empresa. La automatización de los procesos es uno de los objetivos a alcanzar. El consejo es no lanzaros solos a este tipo de proyectos.
Crear las alianzas adecuadas internamente:
- habla con tu director de sistemas de información sobre tu proyecto, él podrá guiarte con los elementos técnicos,
- pregúntale a tu director financiero, él te ayudará a analizar el retorno de la inversión, un elemento clave para convencer a tu dirección.
Pídele igualmente al editor que te acompañe durante esta fase preliminar. Es la oportunidad de crearos una opinión sobre ello estableciendo un primer contacto.
Te permitirán establecer las especificaciones funcionales, elegir la solución que mejor se adapte a tus expectativas, estar atento al despliegue y seguir siendo crítico con los beneficios esperados.
