El Departamento de Recursos Humanos ha experimentado una notable evolución a lo largo de los años. Si bien inicialmente se centraba principalmente en la gestión de RR.HH, de nóminas y administración, hoy desempeña un papel clave en el desarrollo global de una organización, asumiendo una larga lista de funciones. Sin embargo, sus responsabilidades varían en gran medida en función del tamaño, el sector y los objetivos de cada empresa, por lo que en ocasiones todavía resulta difícil delimitar su ámbito de actuación.
Por todo ello, con este artículo queremos ayudarte a definir las funciones que tiene el Departamento de Recursos Humanos y la forma en que puede articularse su organigrama.
El Departamento de Recursos Humanos es tan variado como las funciones que lleva a cabo, aunque su principal cometido es la administración y gestión de la plantilla de una organización.
La organización de un Departamento de Recursos Humanos depende de dos factores principales: el tamaño y la actividad de la empresa.
- En las pequeñas empresas, es habitual que un equipo reducido o incluso una sola persona asuma la totalidad de las funciones de Recursos Humanos.
- En las grandes empresas, en cambio, el departamento suele contar con un alto grado de especialización, dividiéndose en distintas áreas dedicadas a tareas específicas como la selección, el desarrollo del personal o el bienestar de los empleados, entre otras.
Finalmente, la organización de RR. HH. puede basarse en uno o varios niveles jerárquicos, en función del número de personas del departamento y del número total de empleados de la organización.
Organigrama
En el contexto de una organización española de mediano a gran tamaño, puede identificarse una estructura típica de este departamento que facilita la delegación efectiva de tareas y la comunicación y feedback entre los empleados y la empresa. También contribuye a la correcta gestión del talento, la comunicación interna y otras actividades propias de RR. HH. A continuación, se enumeran los principales roles dentro de este departamento:
- Director de Recursos Humanos. Es el máximo responsable del departamento, encargado de definir una estrategia de gestión de personal alineada con los objetivos corporativos. Las funciones del director de Recursos Humanos incluyen supervisar todas las áreas del departamento y tomar decisiones en coordinación con la alta dirección para garantizar que los objetivos operativos estén alineados con los objetivos generales.
- Responsable de Reclutamiento y Selección. Gestiona todos los aspectos relacionados con la atracción, selección e incorporación de nuevos talentos a la empresa. Esta labor incluye la coordinación del proceso de selección y el desarrollo de estrategias que faciliten la contratación adecuada para el puesto vacante. Alternativamente, esta sección puede estar formada por un responsable de Reclutamiento y Selección y varios reclutadores.
- Responsable de Formación y Desarrollo. Se encarga de identificar las necesidades de formación y diseñar programas que promuevan el desarrollo profesional y personal de los empleados. Si los recursos lo permiten o el tamaño de la empresa lo requiere, es pertinente contar con un responsable de Desarrollo y Formación, así como con un especialista en Desarrollo de Talento, capaz de identificar y promover las competencias de los empleados y de evaluar su desempeño.
- Responsable de Relaciones Laborales. Su función es garantizar el cumplimiento de la legislación laboral, manejar las relaciones con los sindicatos y negociar convenios colectivos de trabajo. También se ocupa de gestionar los conflictos laborales y actúa como mediador en la resolución de litigios. La colaboración con un abogado laboralista puede facilitar o complementar la función del responsable de Relaciones Laborales.
- Responsable de Administración de Personal. Centrado en la administración de personal, este puesto incluye la preparación, tramitación y administración de nóminas y beneficios, gestión de contratos, permisos, altas y bajas, así como otras tareas administrativas relacionadas con la vida laboral de los empleados, por ejemplo, la custodia de los expedientes laborales físicos y digitales.
- Responsable de Compensación y Beneficios. Figura que se encarga de diseñar, implementar y administrar las políticas de retribución, así como de gestionar el sistema de compensación y beneficios, tales como el seguro médico, los planes de pensiones y las primas.
Estas funciones pueden variar o combinarse de diversas maneras según las características específicas de cada empresa. En algunos casos, en lugar de adoptar una estructura jerárquica convencional en forma de pirámide, las empresas optan por una organización matricial, muy común en organizaciones con varias divisiones y sucursales. También, aunque menos frecuente, la empresa puede articularse según el organigrama plano, un modelo en el que todos los empleados tienen un nivel similar de responsabilidad.
¿Cuáles son las funciones del Departamento de Recursos Humanos?
El Departamento de Recursos Humanos evoluciona al ritmo de los cambios en el mercado laboral y de la normativa vigente, buscando equilibrar las necesidades y expectativas de los empleados con los objetivos de la organización. Su éxito se mide por su habilidad para atraer y fidelizar el talento adecuado, así como por fomentar un entorno laboral innovador, comprometido y de alto rendimiento. Para lograr esto, suele asumir las siguientes funciones:
Selección del talento adecuado
RR. HH. es responsable de identificar y atraer a los candidatos cualificados y, a continuación, de aplicar un sistema de selección que permita escoger a la mejor persona para el puesto, ya sea un candidato interno o externo, mediante un proceso transparente y justo. Recursos Humanos también es responsable de ayudar en la incorporación de nuevos empleados para que puedan adaptarse rápidamente. Hoy en día, muchas de estas actividades pueden automatizarse fácilmente, como la recepción y criba de CV y la selección de candidatos.
Supervisión y mejora del bienestar laboral
El bienestar en el lugar de trabajo es un aspecto clave para mantener a los empleados comprometidos y productivos. Según Gallup, el 41% de las causas de burnout se deben a un entorno laboral tóxico, que afecta negativamente a la productividad, reduce las oportunidades de innovación y genera costes relacionados con la rotación de empleados. Por ello, el Departamento de RR. HH. juega un papel central en la aplicación de programas y políticas que promuevan un entorno de trabajo flexible y saludable, como por ejemplo las políticas de conciliación de la vida laboral y familiar (teletrabajo u horario flexible), la prevención de riesgos, las actividades de team building y la escucha activa a los empleados.
Gestión de la remuneración y beneficios sociales
El Departamento de Recursos Humanos es responsable de desarrollar paquetes de remuneración competitivos, que pueden incluir salarios, primas, seguro médico, planes de pensiones y otros beneficios de la empresa. Estas retribuciones se diseñan teniendo en cuenta las necesidades de los empleados y la capacidad financiera de la organización. En los últimos años, este tipo de políticas han cobrado cada vez más importancia, ya que el aspecto financiero empuja al 44% de los empleados a abandonar su puesto de trabajo, según confirma la consultora estadounidense Gallup.
Diseño de la estrategia de gestión del desempeño
La evaluación y la gestión del rendimiento y desempeño de los empleados son determinantes para el desarrollo individual y el éxito de la organización. El Departamento de RR. HH. establece el sistema de evaluación, define los criterios de rendimiento y fija objetivos claros y alcanzables. Mediante la recogida de feedback y de informes exhaustivos, es capaz de desarrollar planes de mejora para optimizar el rendimiento de sus empleados y resolver los problemas existentes. Estas evaluaciones también son cruciales para tomar decisiones sobre ascensos y ajustes salariales.
Gestión de tareas administrativas
La gestión administrativa conlleva un gran número de actividades indispensables para el buen funcionamiento de una empresa; desde el registro de las horas de trabajo hasta la concesión de permisos y vacaciones, pasando por la tramitación de altas y bajas. El desempeño eficaz de estas tareas requiere un seguimiento meticuloso, una carga que puede aligerarse en gran medida mediante el uso de herramientas digitales.
Gestión de la formación y desarrollo de la plantilla
El desarrollo profesional continuo de los empleados es fundamental para que la organización siga siendo competitiva. Para ello, el departamento de RR. HH. identifica las necesidades de formación y diseña los programas adecuados, que van desde cursos y talleres para mejorar las habilidades técnicas o interpersonales, hasta planes de carrera personalizados. Según la encuesta McKinsey de 2022, la falta de desarrollo y promoción profesional es la primera razón por la que los empleados abandonaron sus puestos de trabajo entre abril de 2021 y abril de 2022, con un 41% del total, por delante de un salario inadecuado.
Promoción de la diversidad y la inclusión
Promover un entorno de trabajo variado e inclusivo significa aplicar políticas que fomenten la igualdad de oportunidades, independientemente del género, la edad, la nacionalidad o cualquier otra característica, y que permitan que todos los empleados se sientan valorados y respetados. Esto ayudará a reducir la discriminación durante la contratación, mejorará la marca empleadora y enriquecerá la cultura interna de la organización mediante la contratación de perfiles diversos.
Gestión de la comunicación interna
La comunicación interna puede tener un impacto decisivo en numerosos aspectos de la empresa y convertirse en un factor clave en su rendimiento y en la satisfacción de los empleados. El Departamento de Recursos Humanos es responsable de desarrollar y aplicar estrategias de comunicación interna que mantengan informados a los empleados sobre las novedades, los cambios organizativos y los acontecimientos importantes. Esto contribuye a reforzar la cultura organizativa y a garantizar que todos estén alineados con los objetivos de la empresa, aumenta la productividad y la rentabilidad, y facilita la resolución de conflictos.
Gestión de las relaciones laborales
El Departamento de Recursos Humanos actúa como intermediario entre la Dirección y los empleados, facilitando la comunicación y gestionando las relaciones laborales para mantener un entorno de trabajo armonioso. Trata los conflictos, resuelve las disputas y trabaja para mantener un clima laboral positivo, utilizando técnicas de negociación y mediación para resolver eficazmente los desacuerdos, garantizando el respeto mutuo entre trabajadores y directivos. También promueve la colaboración y el trabajo en equipo para mejorar la cohesión dentro de la organización.
Supervisión del cumplimiento legal y regulador
El marco jurídico en el mundo laboral es complejo y está en constante cambio. Recursos Humanos debe asegurarse de que la organización cumple todas las leyes y reglamentos laborales aplicables, por ejemplo, la normativa sobre salud y seguridad en el trabajo, las pautas de igualdad y no discriminación, el cumplimiento de los convenios colectivos, la prevención de riesgos laborales y la resolución de cualquier conflicto jurídico-laboral.