El Departamento de Recursos Humanos se encarga de la administración de uno de los activos más valiosos de una empresa: el capital humano. Es el responsable de organizar, dirigir, coordinar, retribuir y supervisar las actividades de los empleados. Sin embargo, sus funciones varían considerablemente en función del tamaño de la empresa.
En el mundo corporativo, las pequeñas empresas suelen enfrentarse a retos muy concretos, y la gestión de RR. HH. no es una excepción, por lo que en este artículo compartimos contigo cuáles son las funciones de Recursos Humanos en una pequeña empresa, destacando los desafíos específicos a los que se enfrenta este departamento.
Una pequeña empresa se define generalmente como una organización con menos de 50 empleados y un balance anual inferior a 10 millones de euros. En España, un país cuyo tejido empresarial depende casi exclusivamente de las pymes, ya que más de 9 de cada 10 empresas pertenecen a esta categoría, las pequeñas empresas se ven obligadas a adoptar un enfoque más versátil de la gestión de personal, caracterizado por la sencillez y la necesidad de maximizar la eficacia con recursos limitados.
¿Cuáles son los retos de Recursos Humanos en una pequeña empresa?
Una pequeña empresa se caracteriza por disponer de un equipo más reducido y de una estructura y un alcance más limitados que las grandes empresas. Este escenario plantea una serie de desafíos, como los que vemos a continuación:
- Alta carga de trabajo. Los Recursos Humanos de las pequeñas empresas desempeñan prácticamente las mismas funciones que los de las grandes organizaciones, pero a menudo no disponen de un Departamento de RR. HH. formalmente establecido, sino que son los propios directivos los que asumen tales funciones. Por ejemplo, en una pequeña empresa, las funciones del Director de Recursos Humanos no se limitan a un papel estratégico en la gestión y supervisión del departamento, sino que también se ocupan, entre otras, de tareas administrativas.
- Recursos limitados. Las pequeñas empresas tienen menos recursos para dedicar a la gestión del personal, lo que requiere una administración eficiente. Esta limitación puede reflejarse en la falta de personal técnico o de las herramientas adecuadas. En este caso, invertir en tecnología especializada en Recursos Humanos puede mejorar la productividad y aligerar la carga de trabajo, al automatizar procesos como la gestión y distribución de nóminas, establecer métricas y objetivos de evaluación más precisos y generar informes más exhaustivos.
- Comisión de errores. El margen de error es reducido, puesto que las responsabilidades de Recursos Humanos son críticas para garantizar el éxito de la empresa. Esta idea choca con la elevada carga de trabajo y los recursos limitados del departamento. Si a esto añadimos las normativas en constante cambio y la creciente burocracia del sector, nos encontramos ante una situación compleja.
- Necesidad de versatilidad. En entornos pequeños, los responsables de RR. HH. deben ser versátiles y tener competencias en distintas áreas, desde la administración de personal hasta la gestión del talento. Además, es habitual que esta figura profesional asuma tareas administrativas y deba trabajar en estrecha colaboración con el equipo directivo para garantizar que los objetivos operacionales estén alineados con los objetivos generales de la empresa.
Por otra parte, en una empresa pequeña, tener menos empleados facilita una gestión más eficaz del personal y una prestación de servicios más personalizada. De este modo, los conflictos pueden resolverse rápidamente, contribuyendo a crear un entorno de trabajo más positivo. Además, debido a su estructura organizativa relativamente sencilla, las pequeñas empresas son más flexibles a la hora de aplicar cambios, y las decisiones y políticas de RR. HH. suelen tener un impacto inmediato.
¿Es necesario contar con un Departamento de RR. HH. en una pequeña empresa?
Un Departamento de RR. HH. siempre contribuirá al desarrollo sostenible y el éxito a largo plazo de una organización. Sin embargo, como en muchos ámbitos de la vida empresarial, la respuesta depende de las necesidades individuales de cada empresa.
- Por un lado, contar con un Departamento de RR. HH. puede ser útil, por ejemplo, para contratar personal de acuerdo con las necesidades de la empresa, atraer, fidelizar y desarrollar el talento, y mantenerse al día de las normativas y los cambios en la legislación laboral.
- Por otro lado, para una pequeña empresa puede resultar difícil justificar el coste de contratar personal de RR. HH. a tiempo completo, siendo habitual que una o dos personas se ocupen de toda la gestión de personal sin especializarse en una área concreta, o incluso la externalización de estos servicios.
Por tanto, no existe una respuesta definitiva y la decisión se basará en las circunstancias y necesidades específicas de cada organización.
¿Cuáles son las funciones de Recursos Humanos en una pequeña empresa?
Aunque el tamaño puede ser un factor limitante, existen cinco funciones principales que deberían estar presentes en toda organización.
Gestión administrativa
El proceso de administración puede ser una de las tareas más laboriosas: el registro de la jornada laboral y la gestión de permisos y vacaciones, la firma y custodia de documentación laboral, la tramitación de altas y bajas etc. En una empresa pequeña esta función cobra aún más importancia, puesto que los trámites administrativos requieren una ejecución precisa y eficaz que no suponga una merma del rendimiento global de la organización, por ejemplo en la tramitación de contratos laborales.
Gestión de la nómina
La gestión de nóminas es todo el proceso de cálculo y pago de los salarios de los empleados, así como las cotizaciones a la seguridad social y las obligaciones fiscales. En el caso de las pequeñas empresas, la gestión de las nóminas suele llevarse a cabo internamente, debido a su bajo volumen y al gran ahorro que supone en comparación con la contratación de una agencia externa. De hecho, suele ocupar gran parte del tiempo del equipo de RR. HH..
Gestión del talento
Gestionar una empresa pequeña no significa renunciar a la captación y desarrollo del talento. Este aspecto incluye la evaluación del desempeño, la planificación de la formación, la creación de planes de carrera y la fidelización del talento. Sin embargo, en una pequeña empresa, RR. HH. suele hacer malabares para asegurar el desarrollo de los miembros de la empresa mientras están sumergidos en las tareas administrativas mencionadas anteriormente.
Gestión de la satisfacción laboral
Un entorno de trabajo positivo influye considerablemente en el funcionamiento general de la empresa. Garantizar la satisfacción de los empleados ayuda a aumentar la productividad y, por tanto, la rentabilidad de la organización. También ayuda a minimizar los riesgos asociados a la rotación de personal, que puede tener un impacto significativo en una pequeña empresa, tanto en términos financieros como de desempeño.
Desarrollo de políticas internas y cumplimento normativo
A pesar de su tamaño, una pequeña empresa debe disponer de políticas internas claras y eficaces, como por ejemplo, un código de conducta, los criterios del proceso de selección y políticas de permisos. Además, ha de conocer la normativa laboral vigente, y asegurarse de que la empresa cumple todas las obligaciones legales en materia de contratación, salarios y condiciones de trabajo.