Abordar un cambio empresarial en la organización presenta múltiples retos a diferentes niveles, como gestionar la resistencia al cambio, mantener el nivel de compromiso de los empleados o prevenir y contrarrestar la desinformación durante el proceso. Inspirándonos en el modelo de cambio de John Kotter, en este artículo te presentamos una serie de estrategias de comunicación interna y de RR. HH. para abordar con éxito diferentes momentos de cambio a los que puede enfrentarse tu empresa.
Según el modelo de Kotter, la comunicación temprana ayuda a crear conciencia sobre la necesidad del cambio. Esta comunicación debe incluir una visión clara y realista de la situación tras haber tenido lugar el cambio, que ayude a todos a comprender hacia dónde se dirige la empresa. Dependiendo del tipo de cambio al que se enfrente la organización, pueden dársele más o menos relevancia a determinadas acciones.
Absorción por una multinacional
La clave aquí es la comunicación transparente desde la fase inicial. Informar a los empleados sobre las implicaciones de la absorción ayuda a mitigar incertidumbres. Puedes ayudarte usando las “5W + 1H” periodísticas: qué, quién, dónde, por qué, cuándo y cómo. Asimismo, establecer canales de comunicación específicos sobre el tema, como reuniones temáticas o un buzón de consultas, les permite expresar dudas y recibir respuestas claras.
Cambio de Dirección
Es fundamental que los empleados comprendan y se alineen con la Dirección futura de la empresa, por lo que su presentación debe planificarse de forma estratégica. La nueva visión y objetivos pueden introducirse a través de comunicados internos, reuniones y eventos para fomentar el compromiso y la confianza en el liderazgo.
Comunica los motivos que propician este cambio y asegúrate de que todos los empleados comprendan cómo va a afectar esta decisión a su departamento y a cada uno a nivel individual: ¿hay cambios de management en los equipos? ¿Se van a fusionar departamentos? ¿Habrá migraciones de empleados a otros equipos?
Implementación de un software
Si vas a implementar una nueva herramienta en tu empresa, te recomendamos que empieces por explicar las ventajas de la herramienta y de qué manera optimizará los procesos laborales. Es también buena idea ofrecer recursos para lograr una adopción estructurada por parte de la plantilla, como tutoriales o formaciones internas.
Si, en cambio, vas a sustituir un software por otro, la comunicación puede centrarse en la comparación entre ambos sistemas, destacando las mejoras del nuevo y los beneficios que aportará en las tareas cotidianas de cada equipo.
Para ambos casos es muy importante que hagas ver a tus empleados cómo la nueva herramienta va a facilitar su día a día. Recuerda que va a suponer un esfuerzo para ellos el tener que familiarizarse con el nuevo software, así que hazles ver la recompensa desde el principio.
Cambio de imagen de marca
La comunicación interna deberá orientarse a explicar claramente el objetivo del rebranding y su relación con la evolución de la empresa: ¿por qué cambiamos de imagen? ¿Cómo afecta esto a nuestro día a día? Los empleados necesitan entender qué se quiere transmitir con la nueva imagen de marca para sentirse identificados con ella. De esta forma les resultará más fácil representarla y reflejarla en el tono y el estilo de las comunicaciones externas, en caso de que tengan contacto con clientes o proveedores; y en las comunicaciones internas en general.
Estrategias para mejorar la comunicación interna en momentos de cambio desde RR. HH.
Desarrolla un plan de comunicación
El primer paso para conseguir una comunicación exitosa es crear un plan detallado y transparente que incluya los objetivos, los métodos de comunicación, el cronograma de las acciones y los roles específicos. Para asegurarnos de que el plan es flexible y de amplio alcance, es bueno incluir estrategias para adaptar el mensaje a diferentes audiencias dentro de la organización, así como protocolos para situaciones inesperadas.
Recopila feedback de empleados
El feedback de los empleados es importante para entender el impacto del cambio y consolidar su aceptación. Pueden utilizarse tecnologías y herramientas digitales específicas para facilitar la recopilación y el análisis del feedback de manera eficiente y continua.
Ofrece apoyo y asesoramiento continuo
Es fundamental mantener una línea abierta de comunicación bidireccional durante todo el proceso de cambio. Permitir que los empleados expresen sus inquietudes y tengan voz dentro del periodo de transición contribuye a su empoderamiento. Así no solo entenderán y aceptarán el cambio, sino que también se sentirán acompañados y valorados. Todo esto ayuda a garantizar una participación más activa durante el proceso.
Prevé todo lo necesario para una eventual reestructuración de tus equipos
Durante el periodo de transición puede ser necesario reorganizar equipos (establecimiento de nuevos roles, asignación de tareas adicionales etc.) con el objetivo de conseguir logros a corto y medio plazo que mantengan el impulso del cambio. Para ello es recomendable ofrecer recursos para quienes se integren en nuevos equipos o asuman nuevas responsabilidades, asegurándonos de que comprendan bien su nuevo rol dentro de la organización durante el proceso de cambio. Por otro lado, una vez formados los nuevos equipos, no olvides proporcionar espacios para que sus miembros se conozcan y colaboren entre ellos de forma eficiente.
Realinea la cultura organizacional
Es posible que se necesiten iniciativas para ajustar la cultura de la empresa en momentos de cambio. Para ello pueden desarrollarse algunas acciones específicas como capacitaciones, talleres o actividades de team building. Las encuestas y el análisis de datos son buenos recursos para medir el nivel y la progresión del cambio de cultura. Pueden aportarnos información muy valiosa para reajustar las estrategias según los resultados obtenidos.
