Tiempo y ausencias

Control horario y de las ausencias: consejos y herramientas para un mejor seguimiento de personal

La ley de control horario obliga a las empresas a llevar el registro de jornada laboral de los empleados y a anotar las horas de entrada y salida de cada uno de ellos. Sin embargo, la encuesta de Hays «What Workers Want 2020» revela que todavía el 66% de las empresas tenían dificultades para cumplir con la ley al final del 2020. Las sanciones pueden ser dolorosas y alcanzar los 187.515 euros, mejor elegir un método de control y al mismo tiempo aprovechar este registro para centrarse en algo más importante: el seguimiento de personal.

Debajo encontrarás:
  • consejos para que tu registro se transforme en una herramienta de seguimiento de tus empleados;
  • métodos de control adaptados a las nuevas formas de trabajo para poder seguir a todos los empleados de tu empresa.

Índice

Analizar los datos de tu registro de jornada para mejorar la gestión de equipos

Ya que no tienes otra opción que llevar un registro de jornada laboral, no te limites a controlar las horas de entrada y salida y los periodos de descanso. Asegúrate también de apuntar todas las anomalías de tus empleados: horas extras, ausencias injustificadas, trabajo durante los fines de semana, etc. Tu registro no solo te sirve para cumplir con la ley sino también para hacer un seguimiento de personal. Te aconsejamos que identifiques las razones de estas anomalías junto con los mánagers, preguntándoles si:
  • la carga de trabajo es equitativa dentro los equipos;
  • los objetivos de los empleados son realistas;
  • hace falta pagar horas extras o reclutar para lograr los objetivos;
  • es necesario prever formaciones con el objetivo de adquirir nuevas habilidades;
  • los mánagers tienen dificultades para seguir a sus equipos;
  • el entorno de trabajo está creando estrés, agotamiento…
De esta forma, podrás evitar que las anomalías se repitan y garantizar un clima de trabajo óptimo.

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Para poder aprovechar de la mejor forma tu registro de jornada, veamos juntos qué herramientas de control te permiten controlar los horarios, que trabajen a distancia o con un horario flexible.

control horario para gestionar mejor los talentos

Elegir una herramienta de control diseñada para todos los usuarios

Las nuevas formas de trabajo, como el teletrabajo o la jornada flexible, han llegado para quedarse: brindan tantos beneficios para los empleados (el equilibrio entre vida laboral y personal, entre otros) que ofrecer un entorno de trabajo más flexible se está transformado en una palanca para atraer y retener a los talentos. Pero estas formas de trabajo complican el seguimiento de personal y con razón: implican confiar todavía más en sus empleados, dejar de evaluarlos por el número de horas trabajadas sino de evaluarlos por los resultados. Sin embargo la ley establece que el control horario de los empleados híbridos sigue siendo obligatorio.

Controlar los horarios de los empleados remotos

No tienes mil opciones para llevar el registro de jornada de los empleados remotos. Nosotros te aconsejamos adoptar el principio de autodeclaración, es decir, dejar que ellos mismos declaren sus horas de trabajo y desviaciones, ya que este método favorece la confianza entre mánagers y empleados y por tanto responsabiliza a los equipos. Además, ahorrarás un tiempo considerable en la tarea.

Para aplicar el principio de autodeclaración, dos métodos posibles:

La hoja de cálculo compartida: prepara una tabla con los horarios teóricos de tus empleados para que ellos solo tengan que anotar sus desviaciones. Ojo, se introducen los datos a mano, por lo que tanto tú como tus empleados pueden cometer errores.

El software de control horario y de las ausencias: la configuración de alertas en caso de desviación te ahorra mucho tiempo en el control y el sistema valora automáticamente las horas extras para el envío a nómina o la recuperación como descanso.

Llevar el registro de los empleados a jornada flexible

Verificar los tiempos de trabajo de los empleados que no tienen horarios fijos manualmente puede rápidamente llegar a ser fastidioso, especialmente en el caso de que tengan un horario flexible flotante (libertad de escoger la hora de entrada y de salida). Por tanto, asegúrate de utilizar un sistema de control seguro que te permita verificar que hayan respetado las 8 horas de trabajo y que te ayude a resaltar las anomalías y las desviaciones. Los software de control horario tienen esta ventaja de ofrecer un sistema de alertas automáticas muy útil para ahorrar tiempo en el control.

Si estás interesado en implementar el horario flexible, lee nuestra guía para implementar y tener control sobre el horario flexible