Software de gestión de gastos: ¿Cómo elegir?

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Gestionar los gastos de los empleados comporta también un gasto, pues se necesita que una o varias personas verifiquen la información aportada por los trabajadores —quienes también dedican tiempo a declararla—.

Si tenemos en cuenta que mantener un trabajador en plantilla cuesta hoy casi un 4% más que el año pasado (el coste laboral actual por trabajador y mes es de 2.871,64 euros [1]), es conveniente que los empleados dediquen el menor tiempo posible de sus horas de trabajo a tareas que no aportan ningún valor añadido.

En este contexto, es buena idea apostar por un software de RR. HH. que automatice estas tareas. Para ayudarte en tu proyecto de transformación, en este artículo te presentamos las 3 funcionalidades clave que debe tener tu nueva herramienta y algunos consejos para convencer a tu dirección.

[1]  Instituto Nacional de Estadística,segundo trimestre 2022.

Elige la solución pensando en las personas que la van a utilizar

Te recomendamos que selecciones un software que sea agradable de usar tanto para los usuarios finales (los empleados que declaran gastos) como para los administradores (aquellos que los revisan). Para evaluar esto, comprueba que la solución que estás considerando :

  • Tiene una aplicación móvil. En esencia, los gastos se realizan en una situación de movilidad. Una solución que no tenga una aplicación móvil probablemente no ha puesto suficiente énfasis en la practicidad facilidad de uso.

  • Permite crear rápidamente un gasto. Inténtalo tú mismo, o pide a un empleado que declare muchos gastos, para comprobar que la entrada de datos no sea laboriosa. 

  • Es muy intuitiva. No has tenido que formar a tus empleados para que rellenen los informes de gastos en papel o en Excel, así que no hay razón para que sea diferente con un software dedicado.

No te conformes con una demostración guiada por un vendedor para comprobar que la solución es realmente fácil de usar. Los editores de software que confían en la facilidad de uso de su solución no dudarán en proporcionarte un área de demostración libre de manera gratuita. Tómate tu tiempo para explorarla: vale la pena el esfuerzo.

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Automatiza las tareas más tediosas y ahorra tiempo

La gestión de las notas de gastos requiere numerosas comprobaciones de los datos declarados. Afortunadamente, la mayoría de ellas pueden automatizarse. Puedes simplificar radicalmente tu proceso de gestión de gastos si el software te permite:

  • Definir reglas de limitación según el perfil. Si no todos tus empleados están sujetos a las mismas reglas, la herramienta debe permitirte gestionar perfiles específicos (sin obligarte a hacerlo empleado por empleado, lo que sería muy engorroso).
  • Automatizar el cálculo de las dietas por kilometraje. Esta funcionalidad debería abordarse desde dos ángulos: 
    • Las distancias recorridas, dejando que una solución de mapeo las calcule automáticamente. 
    • El cálculo del importe a reembolsar, que debería poder realizarse automáticamente en función de tu escala de kilometraje.

Planifica tu gestión de gastos sobre la marcha

Muchas empresas tienen un calendario mensual para los informes de gastos que parece estar basado en las fases de la luna: declararlos antes del 15, validarlos el 20, gestionar los reembolsos el 30… Cuando, en realidad, los empleados generan gastos durante todo el mes.

Esto plantea ciertos inconvenientes:

  • Los mánagers que reciben gran cantidad de notas de gastos en bloque no suelen dedicar mucho tiempo a su revisión individual, aumentando así el riesgo de cometer errores. 

  • Un contable que recibe un informe de gastos para validar tres semanas después de un pago no recordará el contexto en el que se realizó, algo que dificulta su valoración.  

  • El departamento de contabilidad tiene muchas otras tareas que hacer a fin de mes: facturas, previsiones, informes…No es buena idea colapsarlo con decenas de notas de gastos. 

¿La solución? Un software que te permita gestionar los gastos sin tener que esperar a fin de mes y agilizar el tratamiento de los reembolsos y anticipos.

En el mejor de los casos, será posible integrar la nueva herramienta con tus softwares de gestión de nóminas y contabilidad o con los de tu asesoría. Si no fuera así, asegúrate de que la solución es capaz de exportar los asientos contables en su debida forma para que sean comprendidos por los programas que ya utilizas.

También ahorrarás tiempo si puedes pagar las notas de gastos y los anticipos mediante transferencias SEPA desde la solución.

Evalúa sus funcionalidades extra

Ciertas herramientas también presentan características nice to have que pueden ser muy útiles, como: 

Informes en dos clics

Visualiza de manera rápida en qué gastan más tus empleados para agilizar el análisis de datos y la toma de decisiones. Podrás, por ejemplo, generar informes con las cantidades de gastos por naturaleza y por usuario, o visualizar un resumen de kilometraje para cada empleado con las distancias recorridas, la potencia del vehículo y la cantidad total reembolsada.

Tarjetas virtuales

Gracias a las tarjetas virtuales prepago, en las que la empresa pone a disposición de los empleados una cantidad económica concreta a modo de anticipo, todos ganan: 

  • Los empleados reciben un anticipo que puede ser recargable en función de sus necesidades de gastos. De esta manera, no tienen que avanzar ellos el dinero con su tarjeta personal. 
  • Tu empresa determina los importes asignados y puede cortar el suministro en cualquier momento.

El empleado sigue siendo el responsable de sus gastos: si se le rechaza un gasto ya efectuado, el importe se deducirá de futuros reembolsos.

Recogida automática de justificantes digitales

Añade tus proveedores a la lista de recogida automática de tickets y cuando un empleado realice una compra online en alguno de sus establecimientos, le llegará automáticamente el recibo digital de la operación a su aplicación.

Ve más allá y optimiza tus procesos de gestión de gastos

La diferencia entre ahorrar unos pocos euros y una optimización real radica en unos métodos de gestión eficientes. Prueba a aplicar los siguientes consejos:

Tu política de gastos: clara y accesible

Establece una política de gastos bien definida en la que quede claro lo que está permitido y lo que no: qué conceptos son reembolsables, cuál es el límite para dietas y kilometraje etc. 

Cuando adquieras el software, asegúrate de que esta política pueda compartirse y configurarse según el perfil de cada empleado. Se acabaron las excusas como “es que no lo sabía”, o las preguntas sobre lo que está permitido y lo que no.

En caso de infracción, el sistema te enviará una alerta inmediatamente para que puedas revisar el caso.

Circuito de aprobación en dos pasos como máximo

Te recomendamos que establezcas también una política de validación de notas de gastos en, como máximo, dos pasos: primero el mánager y después un contable. El tiempo es demasiado valioso como para involucrar a más empleados en este proceso:

  1. Los mánagers se encargan de evaluar si un gasto está justificado teniendo en cuenta las funciones del empleado
  2. Los contables comprueban que los gastos se ajustan a la política de la empresa, que no hay errores y que se corresponden con los documentos justificativos (tickets o recibos).

Convence a la dirección: calcula el retorno de tu inversión en un software de notas de gastos

Ahora que has decidido invertir en un software de gestión de gastos, es preciso que convenzas a tu dirección. Ayúdate poniendo de relieve las ventajas que obtendrá la empresa con su implementación. 

Para ello, te recomendamos que evalúes el retorno que vais a obtener de la inversión y a partir de cuando. ¿Cómo? Teniendo en cuenta variables como el número de trabajadores que generan y gestionan gastos en tu organización, y el tiempo medio dedicado a las tareas relacionadas con la declaración y gestión de estos gastos. 

En Lucca hemos analizado una muestra de 25 millones de euros provenientes de informes de gastos declarados por 1.300 de nuestros clientes de la que hemos obtenido datos objetivos que pueden ayudarte a realizar esta evaluación. 

Con nuestra solución Cleemy Notas de gastos, el proceso de gestión dura menos de 15 minutos:

  • Un empleado tarda una media de 7,20 minutos en gestionar sus gastos mensuales frente a los 20 minutos que dedica al hacerlo en papel o en Excel.
  • Un mánager tarda menos de 3 minutos en analizar una nota de gastos antes de validarla.

El departamento de contabilidad tarda entre 1 minuto y 40 segundos y 3 minutos y 40 segundos en revisar una nota de gastos, en función del grado de exhaustividad utilizado.

Caso real:

Bonduelle consiguió ahorrar 70 horas al mes en la gestión de gastos gracias a Cleemy Notas de gastos.