La comunicación eficaz entre mánager y empleado impacta directamente en la productividad y el ambiente laboral. Según las estadísticas, el 86 % de empleados y mánagers atribuye los fracasos en el lugar de trabajo a una comunicación poco eficaz. Por otro lado, una buena comunicación en los equipos puede aumentar su eficacia en un 25 %.
Por todo ello, en este artículo te damos las claves para mejorar la comunicación entre responsables y subordinados con acciones de alto impacto rápidamente implementables.
Idealmente, el flujo de comunicación dentro de una organización se produce de forma bidireccional dentro de la jerarquía de la empresa: de arriba hacia abajo (mánager/empleado) y viceversa. Pero en la práctica existen múltiples barreras que pueden interrumpir o distorsionar esta dinámica. Identificar y entender estas barreras es el primer paso para poder abordarlas, ya sea en comunicación interna o externa.
Filtración de la información
En una estructura jerárquica, parte de la información puede perderse o simplificarse a medida que se transmite en los diferentes niveles de la jerarquía, lo que significa que los receptores pueden recibir información parcial o incompleta.
Distorsión del mensaje
Relacionados con la barrera anterior, los prejuicios, las actitudes y las percepciones subjetivas pueden distorsionar la manera en que se comunica y se recibe un mensaje. Esto trae consigo malentendidos y falta de claridad en las expectativas.
Retención de información
Ciertos mánagers con estilos autoritarios pueden retener información para “mantener el poder” que les aporta el conocimiento exclusivo. A su vez, los empleados pueden evitar dar su feedback por miedo a las represalias.
Barreras culturales y sociales
La forma en la que las personas reciben y comunican la información está fuertemente influida por sus normas culturales y sociales. Si estas no se reconocen y se gestionan adecuadamente, es fácil que diversidad de valores socioculturales dentro de una organización pueden crear barreras comunicativas, malentendidos e incluso conflictos.
Asimismo, la manera en la que se estructura la personalidad de nuestro interlocutor debe tomarse en cuenta para adaptar el tono de los mensajes e, incluso, el vocabulario de forma adecuada.
Barreras técnicas
La falta de acceso a la tecnología adecuada o la falta de capacitación en su uso es otra razón que puede obstaculizar o impedir una comunicación efectiva en la empresa.
Estrategias para una comunicación jerárquica efectiva
Para conseguir una comunicación efectiva en tu empresa es esencial una planificación claramente definida. Aquí te presentamos algunas estrategias para lograr una comunicación jerárquica bidireccional y abierta.
Establece canales de comunicación abiertos
Es esencial decidir qué canales se utilizarán para los diferentes tipos de comunicación, dependiendo de las necesidades comunicativas.
Estos diferentes canales internos deben estar perfectamente integrados entre sí y funcionar de forma sinérgica. Por ejemplo, se pueden debatir diferentes puntos de un proyecto por videoconferencia y luego enviarse las conclusiones por correo electrónico. También es importante que los diferentes canales se utilicen de forma consistente y que todos los miembros de la organización estén formados en su uso, lo que dotará de robustez a tu comunicación interna en momentos de crisis, y otros momentos clave de tu organización.
Fomenta la cultura de la reciprocidad
La reciprocidad en el lugar de trabajo implica una comunicación abierta donde mánagers y empleados estén dispuestos a dar y recibir información de manera clara. Esto crea un ambiente de colaboración y confianza, fundamental para mejorar la comunicación en el lugar de trabajo.
Para promover este tipo de comunicación, es importante que la estrategia incluya espacios para que los empleados aporten su opinión y se comuniquen directamente con su mánager. Este debería valorar las contribuciones de los empleados, y también estar abierto a recibir su feedback.
Implementa programas de mentoría y coaching
Este tipo de programas enfocados en el desarrollo personal y profesional del equipo no solo contribuyen al desarrollo y mejora de las habilidades de comunicación. También crean interacciones regulares que abren canales de comunicación más personal y efectiva en ambos sentidos, propiciando un clima de confianza y un mayor entendimiento mutuo.
Recursos para tus mánagers: herramientas de comunicación de alto impacto
Aquí te presentamos una serie de herramientas y técnicas de comunicación fáciles de aplicar y combinar, para que tus mánagers puedan optimizar a corto plazo el rendimiento y la productividad de sus equipos.
Utilizar el diálogo socrático
Se trata de una forma de debate o diálogo que se centra en hacer preguntas reflexivas para estimular el pensamiento crítico y sacar a la luz ideas y valores subyacentes. En el contexto de la comunicación entre mánager y empleado, ayuda a clarificar los diferentes puntos de vista y a promover una comprensión más profunda del tema que se está tratando.
Aprender a dar feedback constructivo
Saber dar un feedback orientado a la mejora y el crecimiento es una habilidad esencial para cualquier mánager que busque alcanzar la excelencia dentro de su equipo. Este debe ser específico y estar orientado a la acción, fomentar el diálogo y enfocarse en el comportamiento, no en la persona. Por ejemplo, en lugar de decir “Tu actitud en las reuniones necesita mejorar”, es preferible “Me he dado cuenta de que en las reuniones participas poco. ¿Qué podemos hacer para que te sientas más cómodo aportando tus ideas al equipo?”.
Mantener reuniones regulares con el equipo basadas en el intercambio
Las reuniones individuales (1:1) y de equipo permiten que mánagers y empleados se comuniquen de manera abierta y colaborativa. Son una excelente ocasión para compartir actualizaciones, intercambiar ideas y debatir sobre los proyectos; pero también para interesarse por el bienestar de nuestros compañeros de trabajo.
Enviar encuestas de clima laboral
Las encuestas de clima laboral permiten recopilar información sobre la satisfacción y el compromiso de los empleados, identificar áreas de mejora en el ambiente de trabajo y tomar medidas para abordarlas desde la escucha activa.
Reforzar las habilidades de comunicación
Ciertas soft skills como la empatía, la asertividad y la escucha activa, constituyen habilidades comunicativas clave que tus mánagers pueden desarrollar por medio de recursos accesibles como aplicaciones móviles, guías prácticas y vídeos cortos. Además, incorporar sistemas de feedback inmediato para evaluar las competencias trabajadas les permitirá ajustar su estilo de comunicación a cada escenario.
Definir los objetivos de forma clara
Un mánager no solo debe comunicar los objetivos y las tareas, sino también las razones que hay detrás de ellos y qué relación guardan con el panorama general de la empresa. Esto puede lograrse estableciendo expectativas claras desde el inicio, utilizando objetivos SMART y asegurándose de que cada empleado comprenda su papel individual y grupal en el logro de estos objetivos.
Adaptarse a la diversidad cultural y a los estilos de comunicación
Ser consciente de las diferencias individuales y culturales y adaptar los estilos de comunicación a la diversidad garantiza que todos, independientemente de su nivel en la empresa, se sientan escuchados y entendidos.
En última instancia, la clave para una comunicación eficaz no radica solo en la planificación de estrategias bien definidas, la implementación de técnicas específicas y la adopción de buenas prácticas; sino en integrarlas de manera holística dentro de la cultura de la empresa. Por lo tanto, todas ellas deben verse como una parte integral de una estrategia de gestión más amplia que impulse el crecimiento y el éxito de todos los integrantes de la organización.