Puede sonar anticuado, pero hubo un tiempo en el que un informático acudía e instalaba programas en todos los ordenadores de la empresa, que se adquirían a un precio elevado mediante la compra de una licencia.
Aquellos tiempos ya pasaron. Hoy en día, casi todas las herramientas utilizadas en las empresas son software SaaS. De Microsoft Office 365 a Slack y de Salesforce a Adobe: la instalación en el disco duro prácticamente ha desaparecido en favor del Software as a Service (SaaS).
Por sencillas que sean, estas soluciones no dejan de ser un tipo de prestación de servicios con contrato. Este contrato, redactado entre tu empresa y el proveedor elegido, formaliza las condiciones de uso y las obligaciones contraídas.
Este tipo de documento suele ser largo, indigesto y lleno de jerga empresarial, mezclando información crucial con otra mucho menos importante.
La traducción literal de Software as a Service explica bastante bien lo que es el modo SaaS: un software disponible como una prestación de un servicio por el que se paga. Es un poco como el alquiler. Solo se puede acceder a este servicio por Internet porque no está instalado en el ordenador, sino alojado en un centro de datos.
Las ventajas del SaaS son numerosas y la literatura sobre el tema es lo suficientemente prolífica como para no dar lugar a otro artículo sobre el tema. Vayamos al grano que para eso estamos aquí, ¿no?
Es la comercialización de este acceso, del uso del software como tal y de todos los elementos necesarios para su buen funcionamiento, lo que se te factura a ti y lo que, por tanto, da lugar a un contrato.
¿Cuál es la diferencia entre un contrato SaaS y un contrato de licencia?
Ya sea SaaS o con licencia, el contrato suele ser un poco difícil de interpretar, por su extensión y por la mezcla de informaciones. No obstante, he aquí las principales diferencias entre el software SaaS y el software on-premise:
A diferencia del software tradicional (es decir, instalado físicamente), el objeto del contrato no es el derecho a utilizar el software, sino las condiciones de uso del servicio.
En el primer caso, el contrato es por tanto un acto comercial que concreta la adquisición de un bien, en el otro, es el alquiler de un servicio.
¿Qué cambiará principalmente de un caso a otro?
- Los costes adicionales: por lo general, los contratos SaaS incluyen actualizaciones, mantenimiento y soporte (corrección de errores de la aplicación). Este no es el caso del software on-premise, ya que además de los costes mencionados, probablemente necesitarás un recurso interno para gestionarlos.
- La duración: con el software tradicional, pasas inmediatamente a ser el propietario de la herramienta. Por lo tanto, no existe la noción de duración. En cambio, el software SaaS no se adquiere. Se tiene el usufructo. La duración suele ser de un año, con renovación tácita. Cuidado con los plazos de preaviso para las fechas de vencimiento en caso de rescisión.
- El SLA (Service of Level Agreement) o Acuerdo a Nivel de Servicio en el caso del software on premise. Es uno de los puntos fuertes del contrato SaaS, siempre que esté bien negociado, ya que el contrato graba a fuego:
- el nivel de disponibilidad del servicio (mínimo 97%. El 3% corresponde a los periodos de mantenimiento del software vinculados al tratamiento de las averías);
- el nivel de rendimiento del servicio (menos de 1s de tiempo de respuesta del software, si no quieres romper el ratón);
- y el nivel de seguridad del servicio y de los datos.
Firma tu contrato SaaS con tranquilidad
A nivel general, detallamos todos los puntos a los que debes prestar atención antes de firmar tu contrato SaaS:
- Transparencia de precios y métodos de facturación, pero también claridad de las condiciones de compromiso y costes adicionales (sí, incluso en SaaS).
- Servicios y soporte para un uso diario agradable. Esta cláusula se refiere a las condiciones de su soporte y a la disponibilidad de la plataforma a la que debe comprometerse el proveedor.
- La seguridad del acceso y de los datos alojados, así como de los dispositivos de copia de seguridad.
- El tratamiento de datos conforme al RGPD y las responsabilidades de ambas partes del contrato.