Plan de recursos humanos, políticas de recursos humanos, proyectos de recursos humanos… Son muchos los términos vinculados a la gestión de personas y, en ocasiones, pueden surgir dudas sobre qué es cada cosa.
En este artículo nos centraremos en explicarte qué es un plan de recursos humanos, qué debe contener y las etapas para elaborar uno completo y eficaz.
Un plan de recursos humanos es un documento, normalmente escrito por el equipo directivo del Departamento de Personas, en el que se detalla toda la información necesaria para la correcta gestión del personal.
Los principales objetivos tras la redacción de un plan de recursos humanos pueden ser internos (para el departamento de RR. HH. y la empresa en general), o externos (en relación con los públicos de interés):
- De manera interna, la redacción de este plan contribuye a la centralización de toda la información y a su accesibilidad para las personas concernidas, y así velar por la correcta aplicación de todos los procedimientos internos vinculados a la gestión de personal. Asimismo, agiliza el proceso de comprensión y asimilación de toda esta información y la resolución de dudas.
- Con respecto a los públicos externos, este plan ayuda a definir los mensajes pertinentes para cada público objetivo y así mejorar la marca empleadora y atraer al mejor talento.
¿Cómo elaborar un plan de recursos humanos?
Nuestra recomendación es que sigas las siguientes 4 etapas para elaborar tu plan de recursos humanos:
Analiza la situación actual y define tus necesidades
El primer paso es hacer un análisis sobre el estado de tu empresa en relación con la gestión de personal: ¿cuál es tu estrategia de recursos humanos? Políticas establecidas, procesos marcados, estructura organizacional, presupuesto etc. Una vez realizado dicho análisis, es el momento de detectar qué deseas mejorar con la elaboración de tu plan estratégico para definir correctamente todas las necesidades desde un inicio.
Detalla los objetivos y los KPI a seguir
De la detección de necesidades nace la fijación de objetivos: ¿qué queremos lograr con el plan? Puedes definir una meta general y detallar objetivos específicos para cada uno de los apartados, si lo deseas. También es pertinente definir desde esta etapa los indicadores clave de rendimiento que seguirás para evaluar y mejorar el plan sobre la marcha.
Diseña las estrategias necesarias para la aplicación del plan
Con los objetivos definidos, es el momento de verificar que cuentas con una estrategia para aplicar el plan. Esta estrategia debe contemplar un calendario de implementación, un presupuesto con su correspondiente asignación de recursos, la designación de personas responsables y cualquier otra información pertinente para la definición de una hoja de ruta efectiva.
Implementa el plan y establece un protocolo de seguimiento
Llegado este punto, es el momento de poner en marcha el proceso de implementación siguiendo tu calendario definido en la etapa anterior. Asimismo, recuerda los KPI que surgieron durante la etapa de fijación de objetivos para establecer un planning de seguimiento que te permita evaluar periódicamente el rendimiento de tu plan de RR. HH. para detectar puntos de mejora.
¿Qué debe contener un plan de recursos humanos?
No existe un esquema único para su elaboración, pero sí es recomendable incluir los siguientes apartados:
- Objetivos del plan. Es importante que cualquier persona que acceda al documento entienda el porqué de su creación.
- Organigrama. Es muy recomendable dedicar una sección a la organización interna de la compañía para que todos los empleados entiendan dónde se ubican, cuál es su relación con los otros departamentos y cómo se conforma la estructura jerárquica de la empresa.
- Visión, misión y valores de la empresa. No está de más incluir una sección dedicada a la cultura organizacional, aunque ya se hable de ella en otros documentos internos. De esta manera, queda más claro cómo se vincula esta cultura con el plan del Departamento de Recursos Humanos.
- Códigos de conducta y los protocolos vinculados. Te recomendamos redactar un apartado dedicado a las normas generales de comportamiento que velen por mantener un buen clima laboral en la empresa, así como los protocolos a seguir en caso de vulneración de estas normas (sanciones, procesos a seguir etc.).
- Políticas de RR. HH.. Detallar todas las políticas para la gestión de personal es muy práctico para mantener a todas las personas concernidas bien informadas sobre los protocolos y procedimientos internos a seguir en cada área de aplicación: selección de personal, teletrabajo, gastos corporativos, vacaciones y ausencias, formación y desarrollo etc. Asimismo, puedes detallar los proyectos del Departamento de RR. HH. dentro de cada política.
- Indicadores clave a seguir desde el Departamento de Personas. Piensa en incluir los KPI que ayudarán a tu equipo de RR. HH.a seguir, evaluar y mejorar los procesos incluídos en las políticas y de forma general durante su gestión diaria.
- Q&A. Es posible que surjan dudas recurrentes con relación a uno o varios apartados del plan. Detectarlas y responderlas al final del documento puede ser muy útil para evitar idas y venidas sobre los mismos temas.
¿Qué procesos pueden automatizarse al crear un plan de recursos humanos?
La tecnología puede ser una gran aliada para la gestión de personal. Durante el proceso de confección de un plan de recursos humanos es muy recomendable contemplar la posibilidad de digitalizar y/o automatizar algunos procesos para ganar tiempo y ser más eficientes. He aquí un esquema con los principales:
Gestión administrativa:
- Registro de jornada y declaración de tiempos de trabajo.
- Solicitud y gestión de vacaciones y ausencias.
- Centralización de datos de RR. HH. en un expediente para cada empleado.
- Declaración y gestión de gastos corporativos.
- Gestión del rendimiento financiero de tus proyectos.
Gestión del talento:
- Realización de entrevistas, evaluaciones de desempeño y seguimiento de objetivos.
- Desarrollo de planes de formación y desarrollo.
- Medición y mejora del clima laboral de la empresa.
Remuneración:
- Recopilación de elementos variables con impacto en nómina para el cálculo de salarios.
- Seguimiento de la masa salarial de la organización.
- Distribución de nóminas.