Apostar por la formación continua es una buena manera de mantener actualizadas las competencias de tus empleados. Sin embargo, la gestión de la formación entraña ciertos retos financieros para la empresa en general, y administrativos para los profesionales de recursos humanos que los asumen.
Contar con un software de gestión de la formación ayuda a tu equipo de RR. HH. a optimizar este proceso. Sin embargo, existe un amplio abanico de opciones disponibles y la elección no siempre es evidente. A continuación compartimos una serie de consejos que te ayudarán a decantarte por el software de formación empresarial que mejor encaje con las necesidades y objetivos de tu compañía.
Un software de gestión de formación (TMS Training Management System) es una herramienta que permite que los equipos de formación sean más eficientes mediante una gestión integral y la automatización de procesos; desde el catálogo de cursos, al seguimiento de las formaciones en curso, el control presupuestario, el cumplimiento de las obligaciones legales y al análisis de los resultados.
Aunque estos softwares de RR. HH. se integran con un sistema de gestión del aprendizaje (LMS Learning Management System), no son lo mismo. El LMS se centra en el aprendizaje electrónico y los estudiantes, mientras que el TMS se enfoca en gestionar formaciones dirigidas por profesores.
5 ventajas de contar con un software de formación empresarial
Aquí te mostramos algunas ventajas que te ayudarán a descubrir el potencial de esta herramienta:
Centraliza la gestión de los planes de formación
Establece los objetivos que pretendes conseguir con el sistema de capacitación de tu plantilla y pon en marcha planes de formación que garanticen que la empresa se mantenga actualizada y competitiva. Gracias a un software de formación empresarial puedes centralizar toda esta información para optimizar la gestión de la formación en tu empresa.
Mejora el seguimiento de las formaciones por parte de RR. HH.
El seguimiento de la formación empresarial es tan esencial como supervisar cualquier estrategia corporativa. Y un software es muy útil porque permite al departamento de RR. HH. reducir las consultas a los mánagers y estar al día de cómo avanzan los trabajadores en sus lecciones, saber quién ha completado su curso y controlar la asistencia de cada convocatoria. Por otro lado, también permite seguir el presupuesto sobre la marcha.
Mejora la experiencia de aprendizaje de los empleados
Gracias a un TMS, tus empleados disfrutarán de una mejor comunicación con sus mánagers y formadores, y se sentirán más acompañados durante todo el proceso formativo: desde la solicitud del curso hasta su finalización. Además, al recibir propuestas de formaciones personalizadas en función de sus gustos, intereses o necesidades, verán potenciado su engagement con la empresa.
Ahorra tiempo a todas las partes implicadas
Esta herramienta de formación dora de autonomía a los trabajadores, quienes ya no necesitan ponerse en contacto con Recursos Humanos para solicitar el curso que desean realizar. Ellos mismos pueden acceder al catálogo de formación y enviar la solicitud, que será estudiada y validada por RR. HH. mediante un circuito de aprobación. Gracias a ese circuito, que habitualmente cuenta con un campo dedicado a comentarios, tus mánagers y el equipo de RR. HH. evitan las idas y venidas por email o en reuniones para hablar sobre los cursos y su seguimiento.
Funcionalidades clave de un buen software de gestión de la formación
Lo más importante que debes tener en cuenta al elegir un software de gestión de la formación es que se adapte a las necesidades de tu organización. Pero también es recomendable que ofrezca las siguientes funcionalidades para que tu empresa alcance todo su potencial:
Acceso a un catálogo de cursos
Si el software cuenta con un catálogo centralizado de cursos, será mucho más fácil y rápido mostrar a los trabajadores el abanico de opciones de formación que existe o asignar la formación necesaria para cada persona de tu equipo, en función de los objetivos de la empresa.
Vinculación del TMS con el sistema de desempeño
Para detectar necesidades formativas es esencial evaluar periódicamente las competencias y habilidades de tus empleados. Gracias a la vinculación de una solución de desempeño con la de formación, permites que las solicitudes de cursos de tus empleados se integren automáticamente en el TMS, lo que evita la reentrada de datos y sus errores asociados.
Sección para generar informes
Analizar los datos generados en el TMS sobre formaciones completadas, horas dedicadas a la formación durante un periodo de tiempo concreto, el número de empleados que han seguido una formación o, incluso, el nivel de satisfacción de los empleados con las formaciones recibidas es esencial para tomar decisiones estratégicas bien fundamentadas. Asegúrate de que tu software de formación ofrece un módulo dedicado a la generación de gráficos e informes que agilicen el proceso de recuperación y análisis de datos.
Certificaciones al finalizar los cursos
Estos documentos actúan como una prueba objetiva de que el empleado ha terminado la formación con éxito. Además, motivan a los empleados a completar los cursos de formación y les permiten avanzar en su carrera dentro de la empresa.
Seguimiento del presupuesto
Realizar un seguimiento del presupuesto que la empresa ha reservado a la formación será muy beneficioso para saber cuánto llevas gastado, calcular el retorno de la inversión (ROI) y prever lo que necesitarás para la formación del año que viene.