Softwares de RR. HH.
¿Cuáles son los softwares de RR. HH. del mercado y cómo elegir el correcto?
Un software de RR. HH. es una herramienta prácticamente imprescindible para la gestión de los Recursos Humanos en la actualidad. En este artículo te mostramos los diferentes tipos que puedes encontrar en el mercado y te orientamos sobre los criterios que conviene tener en cuenta para elegir el más apropiado para tu empresa.
¿Qué softwares se utilizan en los Recursos Humanos?
Los softwares disponibles en el área de Recursos Humanos son muy variados y cubren muchos de los procesos fundamentales de la gestión en esta área. Pero no solo hacen más fácil el día a día de estos profesionales; también ayudan a concebir su trabajo de una manera más estratégica mediante información y datos en tiempo real. A continuación te mostramos qué tipos hay:
Software de gestión de vacaciones
Este software ayuda tanto a los procesos de solicitud de vacaciones y ausencias por parte del empleado como a su aprobación y gestión por parte de la empresa. También es una plataforma muy adecuada para visualizar en tiempo real qué empleados están de vacaciones.
Las ventajas de un software de gestión de vacaciones son visibles tanto a nivel organizativo como a nivel de relación empleado-empresa, pues ayuda a establecer una mayor transparencia entre ambas partes. ¿Por qué? A rasgos generales, por las siguientes razones:
- Los empleados saben cuántos días pueden pedir y cuándo.
- Pueden consultar en tiempo real el estado de su solicitud.
- Pueden visualizar de manera inmediata la calendarización de sus vacaciones.
Asimismo, desde el punto de vista de la empresa, se pueden crear diferentes perfiles para administrar adecuadamente las vacaciones en el caso de que existan diferentes criterios de gestión.
Software de control horario
Este tipo de software ha experimentado una gran demanda en España a raíz de la ley de control horario de 2019. Dicha ley exige lo siguiente:
- Registro de los horarios de entrada y salida diarios de los empleados.
- Conservación de los registros durante 4 años.
- Facilitación del acceso a los registros a los empleados, sus representantes, la Seguridad Social y/o Inspección de Trabajo.
El uso de estas plataformas ayuda al registro fiable de las horas de entrada y salida, así como a la generación de informes y a la visualización en tiempo real del flujo de trabajo en la empresa. También permiten llevar un registro de las horas extras, un servicio muy útil para controlar que no se supere el tope anual establecido por ley.
Por otro lado, dado que los fichajes pueden realizarse también desde dispositivos móviles, contarás con el registro horario de empleados cuya actividad no se desarrolle en las instalaciones de la empresa, sea así siempre u ocasionalmente.
Software de evaluación del desempeño
Un software de evaluación del desempeño resulta muy útil tanto para conocer la productividad de los empleados como para definir posibles acciones en base a los resultados obtenidos. Son soluciones que ofrecen formularios de varios tipos: autoevaluación, evaluación 360º, evaluación mánager-empleado etc., que pueden ser diseñados y personalizados en función de las necesidades del evaluador.
Todos los resultados se almacenan en una única base de datos, lo que permite analizarlos fácilmente para definir, con posterioridad, aumentos de sueldo, formaciones, posibilidades de movilidad interna, etc.
Software de gestión de notas de gastos
Un software de gestión de notas de gastos permite llevar un control de los gastos derivados de la actividad de los empleados, como dietas, pernoctaciones y kilometraje, entre otros. Se trata de una solución que permite digitalizar ágilmente las facturas y recibos, en cualquier momento y desde cualquier lugar, para mejorar el acceso y gestión de estos por parte de la empresa.
Este tipo de softwares cuentan con un sistema de alertas en caso de incumplimiento de la política de gastos de la empresa. Al llevar un control casi automático sobre estos gastos, se pueden limitar los reembolsos y evitar situaciones de fraude.
Software de gestión de la formación
Un software de gestión de formación (TMS Training Management System) es una herramienta que permite que los equipos de formación sean más eficientes mediante una gestión integral y la automatización de procesos; desde el catálogo de cursos, al seguimiento de las formaciones en curso, el control presupuestario, el cumplimiento de las obligaciones legales y al análisis de los resultados.
Aunque estos softwares de RR. HH. se integran con un sistema de gestión del aprendizaje (LMS Learning Management System), no son lo mismo. El LMS se centra en el aprendizaje electrónico y los estudiantes, mientras que el TMS se enfoca en gestionar formaciones dirigidas por profesores.
¿Cómo elegir un software de recursos humanos?
- La integración con otros softwares de gestión, como un software de contabilidad o nóminas mediante una API.
- La seguridad de los datos, para no ser vulnerables a brechas o ciberataques. Esto se consigue mediante sistemas de autenticación, gestión de derechos y la arquitectura de la propia API.
¿Cuáles son las diferencias entre un software de RR. HH. en SaaS y en escritorio?
Cada una de estas opciones presenta sus puntos fuertes y débiles:
El SaaS o Software como Servicio nos permite su uso desde la nube, normalmente mediante el pago de una licencia cuyo uso está delimitado en el tiempo (puede ser mensual, trimestral, semestral, anual etc.). La accesibilidad a estas plataformas se realiza mediante cualquier dispositivo a través de Internet.
Los softwares de escritorio, en cambio, han de ser instalados en cada dispositivos, por lo que no requieren de un uso desde la nube, evitando así la dependencia de la conexión a Internet para su utilización.
¿Es más interesante tener un sistema Best of Breed o un software todo en uno?
La respuesta a esta pregunta depende mucho de las necesidades de la empresa.
Con un software de RR. HH. todo en uno, tendrás un paquete de herramientas completo para poder gestionar el control horario, las vacaciones, las ausencias, la evaluación del desempeño, los gastos de los empleados etc. Además, podrás realizar las integraciones con otros softwares y automatizar tu departamento de Recursos Humanos del modo más rápido.
Un software con módulos a la carta se construye durante la marcha, según las necesidades de tu empresa. De este modo, puedes adquirir nuevos módulos cuando los necesites. Se trata de una opción ideal para empresas en crecimiento, dado que tu software de Recursos Humanos será tan escalable como lo es tu empresa.
