Qué es un software de control horario y cómo elegir el correcto

elegir un software de control horario

Desde que se firmó en 2019 el Real Decreto 8/2019 en el Tribunal de Justicia Europeo, todas las empresas se han visto obligadas a tener que registrar el tiempo real que trabajan sus empleados para poder asegurar las horas de empleo y tener un buen control horario.

Dentro de este nuevo orden, una de las herramientas que más utilidad están teniendo dentro del departamento de RR.HH es el software de control horario, un software de RRHH capaz de registrar de forma rápida y sencilla el tiempo real trabajado por cada empleador.

Índice

¿Qué es un software de control horario?

Un software de control horario se ha creado como una herramienta capaz de facilitar el registro real de los horarios que tiene cada empleado dentro de una empresa, facilitando el trabajo del departamento de Recursos Humanos. 

Más allá de ser una herramienta capaz de resolver un problema legal, este software se presenta como un apoyo capaz de facilitar el registro de los horarios y calcular la carga real de trabajo de cada empleador.

Además cuenta con la ventaja de estar pensado para ser accesible y tener una gran portabilidad, de modo que es compatible con todo tipo de dispositivos con los cuales los propios empleados podrán dejar registro de las horas reales trabajadas.

Pero no solo es una herramienta útil a la hora de llevar un control de horario general, sino que también tiene la capacidad de crear perfiles personales de cada empleado, pudiendo adaptarse a jornadas de trabajo flexible y también dejando constancia de las horas extra.

Dentro de los software de control horario se pueden encontrar dos tipos que se diferencian por su manera de procesar los datos:

  • Aquellos en los que el empleado introduce de forma individual sus horarios de entrada y salida;
  • Y, los más recomendables, aquellos en los que ya se deja prefijada una planilla con los horarios de cada empleado y éste solo debe marcar las posibles variaciones.

¿Cuáles son las principales ventajas de un programa de control horario?

Un software de control de horario no es algo que las empresas deban tener de manera obligatoria después del Real Decreto de 2019. Pero, lo que sí es cierto es que es una herramienta que facilita mucho el trabajo de RR.HH y que está pensada para poder cumplir con la ley vigente de la Guía de Registro de Jornada. Además ofrece una serie de ventajas para el usuario que hacen muy útil su uso dentro de las empresas.

Cumplir con la ley

La ley ha fijado una serie de normas que amparan tanto al empleado como al empleador a la hora de llevar a cabo las jornadas laborales de forma regulada y justa. Para poder estar al tanto y cumplir con esta normativa, se debe conocer en qué consiste esta ley. A propósito de la ley correspondiente a registro de jornada, se dispone que:

  • será obligatorio el registro de la jornada laboral de cada empleado;
  • los registros se realizarán de manera documental para dejar constancia;
  • dichos registros deben guardarse durante 4 años;
  • siempre que se requiera, se deben disponer de estos registros tanto para las administraciones, como para los empleados o sus representantes.

Teniendo las leyes claras, los software de control horario pueden ser una gran ayuda para poder cumplirlas y estar siempre al día, evitando cualquier vacío legal o irregularidad. 

Esto se debe a que las jornadas laborales quedarán registradas de forma mucho más rápida y fácil debido a la portabilidad del software y siempre se realizará copias de seguridad y registros documentales para poder tenerlos a mano con la mayor fiabilidad siempre que sea necesario.

Mejorar la experiencia de usuario

Los software de control horario no solo facilitan y ayudan a los departamentos de RR.HH a que las empresa cumplan la ley, sino que proponen una serie de ventajas para los usuarios que lo hacen una de las mejores opciones del mercado.

Algunos de las principales ventajas que tienen para mejorar la experiencia de los administradores son:

  • ahorrar tiempo para poder enfocarse en otras estrategias;
  • tener a mano y de forma rápida los datos de las jornadas laborales;
  • poder exportar las horas extras a sistemas de nóminas;
  • ser completamente personalizable para cada necesidad de las empresas;
  • generar informes de forma rápida y fiable y poder hacer pronósticos;
  • archivar la documentación por un margen de 4 años tal como exige la ley.

Además, también cuenta con una serie de ventajas de cara al uso que puede hacer de este software los propios empleados ya que:

  • hace más sencillo el registro de las horas, gracias a la creación de planillas;
  • resulta más sencillo a la hora de que el empleado pueda visualizar las horas que ha estado trabajando y su jornada;
  • crea una mejor comunicación entre los empleados y la empresa gracias al uso de notificaciones y alertas.

Software de control horario frente a Excel

La llegada de los software es algo relativamente nuevo y mucho antes de ellos las empresas solían usar programas genéricos como el Excel para poder llevar un registro de las horas que trabajaban sus empleados para comprobar si cumplían con sus jornadas, hacían horas extras o tenían una carga demasiado alta.

Sin embargo, con la llegada de los software de control horario, Excel ha ido quedando un poco obsoleto y destinado solo a unos pocos y determinados casos de empresa.

¿Quién puede utilizar Excel para el control horario?

En la actualidad son pocas las empresas que siguen usando Excel para llevar el control horario de sus empleados. Aún así, puede seguir siendo funcional en el caso de ser una pequeña empresa con menos de 30 empleados, ya que el control manual suele hacer perder mucho tiempo.

Sin embargo, a la larga, tanto las pequeñas empresas como las grandes empresas que aún usan Excel, probablemente se vean obligados a tener que cambiar a un software de control horario para poder cumplir con las leyes del trabajo y poder optimizar el tiempo y tener registros más fiables.

Para saber más: Control horario de empleados en Excel: para quién y cómo aprovechar los datos de su registro (+ plantilla gratis)

Las ventajas de un programa de control horario sobre el Excel

Los software de control horario tienen una serie de ventajas sobre el Excel que lo vuelven una opción mucho más fiable y efectiva:

  • ahorro de tiempo para hacer otras tareas;
  • garantía de fiabilidad ante errores humanos;
  • realización de informes: para poder evaluar y llevar un registro de cualquier anomalía o problema de gestión;
  • portabilidad: puede usarse desde cualquier dispositivo multimedia.

 

¿Qué criterios hay que tener en cuenta a la hora de elegir un software de control horario?

Elegir un software de control horario es una tarea muy importante ya que puede determinar un gran cambio y optimización dentro del departamento de RR.HH. Es por eso que, antes de elegir cuál es el que más nos conviene, debemos atender a determinados factores a tener en cuenta según el tipo de usuario que queremos que se beneficie de esta herramienta, ya sea administrador, manager o el propio empleador.

Sin embargo, hay una serie de factore esenciales que se deben valorar siempre que se vaya a adquirir un nuevo software de control horario, y estos son:

  • control de las declaraciones desde una interfaz o un correo de notificación;
  • planillas prerellenadas para agilizar el registro;
  • personalización del software al perfil de cada empleado;
  • configuración de notificaciones y alertas según las reglas internas de la empresa;
  • posibilidad de guardar los datos por 4 años;
  • generación rápida y automática de informes;
  • cálculo rápido y sin errores humanos del tiempo declarado y el tiempo real que se ha trabajado.

Antes de elegir un software de control horario, es importante hacer una buena revisión de los que hay en el mercado y ver cuál es el que realmente se adapta a la empresa y sus necesidades.

Se debe recordar que este tipo de herramienta tiene una de sus ventajas principales en el hecho de poder cumplir con las leyes establecidas, pero no hay que dejar de lado la búsqueda de un uso útil y adaptado para poder optimizar el trabajo con una buena organización del horario laboral.

Timmi Tiempo: el software de control horario de Lucca

Con Timmi Tiempo ya no tienes que conformarte con una herramienta gris y compleja de manejar, sino que tendrás en tu empresa un gran apoyo que te ayuda a estar al día con lo acordado con la ley y, además, te ayude a organizar y distribuir de forma óptima las horas que trabajan tus empleados.

esencial-RRHH-blog-es