¿Para qué sirve un software de evaluación del desempeño y cómo elegir el correcto?

Software evaluación desempeño

Los días pasan y Jesús sigue sin recibir un feedback de su responsable. Ya hace un mes desde que envió los proyectos encargados, pero no ha obtenido respuesta. Se siente molesto, porque necesita saber si debe realizar modificaciones pronto o corre el riesgo de retrasarse con otros proyectos.  

Esta situación es más común de lo que sería deseable. Evaluar el desempeño de los empleados de manera periódica es indispensable para garantizar que se avanza en la línea deseada, detectar obstáculos y mantener la motivación de nuestros equipos. Sin embargo, se hace difícil realizar un seguimiento cuando no se dispone del tiempo suficiente.

Un buen software de gestión de RR. HH especializado en la evaluación del desempeño puede ayudarnos a realizar estas tareas de manera rápida y efectiva.

Un software de evaluación del desempeño o rendimiento es una herramienta digital que permite realizar un seguimiento sencillo e intuitivo del desempeño de nuestros trabajadores.

Por desempeño entendemos la conducta profesional de los empleados y su rendimiento. Algunas de las variables que suelen evaluarse son:

  • La consecución de objetivos.
  • Los puntos fuertes y de mejora
  • Las necesidades de formación y desarrollo.
  • La motivación y el compromiso.

¿Cuál es la finalidad de un software de evaluación del desempeño?

Los tres objetivos elementales de este tipo de programas son: 

  • Ahorrar tiempo. Estamos de acuerdo en que una entrevista al año no es suficiente para evaluar el desempeño de los trabajadores. Lo ideal es hacer un seguimiento regular (semanal, mensual o trimestral) para que tengan una visión clara de lo que se espera de ellos. Sin embargo, preparar estas entrevistas requiere de un tiempo que los mánagers no tienen; algo solventable con una buena herramienta. 
  • Centralizar los datos. Estas herramientas agilizan el análisis de los resultados y, por ende, la toma de decisiones. Todo ello permite que tu equipo de recursos humanos prepare los planes de formación de los trabajadores, entre otras tareas, de manera más precisa.
  • Mejorar la transparencia y la comunicación entre mánagers y empleados. El uso de esta herramienta fomenta el diálogo entre los componentes de tus equipos. Una comunicación fluida facilita el proceso de definición de responsabilidades y asienta una cultura de feedback.. 
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Funcionalidades y características principales

Todo buen software de evaluación del desempeño debería permitirte:

  • Elaborar cuestionarios personalizables. Los mánagers pueden elegir el tipo de preguntas (abiertas o cerradas) y confeccionar las respuestas de opción múltiple o las cajas de comentarios. 
  • Establecer objetivos: tanto la meta perseguida como el porcentaje de consecución de cada objetivo específico. Además, un buen software te permite modificar sobre la marcha los objetivos marcados y crear alerta para aquellos que están en riesgo de no ser conseguidos, algo que facilita el seguimiento. 
  • Generar informes automáticos y descargables. Después de la evaluación es importante saber interpretar los resultados. Este software debería permitirte establecer los parámetros que quieres analizar para generar y descargar informes individuales o de todo un equipo o departamento.
  • Plantear una autoevaluación a los empleados. Si preguntamos a nuestros empleados cómo creen que han desempeñado su trabajo durante un periodo de tiempo, o cómo se han sentido, conseguiremos que reflexionen sobre su rendimiento en el trabajo. Esto puede servirnos para dar un feedback más completo y personalizado. 
  • Implementar una cultura de feedback. La entrevista 360 es una buena herramienta para evaluar a los empleados. Tomar en cuenta qué piensan los compañeros de trabajo es un buen punto de partida para establecer un marco de retroalimentación entre trabajadores.

Software de evaluación del desempeño frente a Excel

Sabemos que el rey de las hojas de cálculo puede ser un buen aliado para llevar a cabo infinidad de tareas, especialmente en empresas pequeñas en las que el departamento de RR. HH. suele tener más tiempo.

Sin embargo, incluso en estos casos, es muy recomendable adoptar una visión de futuro y anticiparse al crecimiento de la organización. De esta manera, se automatizan estos procesos con tiempo, y no cuando la urgencia aprieta y no hay margen de maniobra. Además, apostar por estas soluciones pueden ayudarnos a minimizar los errores humanos, muy habituales en Excel.  

Ventajas de un software especializado

La primera de las ventajas es que este tipo de programas nos proporcionan más seguridad a la hora de gestionar los datos. Dispondrás de toda la información que necesitas centralizada en una misma herramienta y no tendrás que preocuparte por errores humanos indeseados. 

Por otro lado, un software de evaluación del desempeño ha sido especialmente desarrollado para esta tarea. Por lo tanto, ofrece:

  • Un diseño atractivo: su interfaz está pensada para el usuario final.
  • Una experiencia de usuario óptima: navegación y utilización intuitivas, algo que te ahorrará mucho tiempo. 
  • Funcionalidades únicas y específicas: creación de cuestionarios, informes, autoevaluaciones etc.

Además, disfrutarás de la tranquilidad de disponer de un equipo técnico que te ayudará a resolver cualquier posible incidencia. Se acabaron los cuelgues que te obligan a cerrar el programa y que ponen en peligro el progreso no guardado.

Entonces… ¿Cómo elegir el programa adecuado?

Si has llegado hasta aquí es porque necesitas saber los elementos clave para identificar la herramienta que se ajusta mejor a lo que buscas. Para ello te aconsejamos que sigas los siguientes pasos:

  1. Identifica tus necesidades. ¿Por qué necesitas este software? Te recomendamos que escribas una lista con tus necesidades técnicas y con aquellas funcionalidades que podrían ayudarte a satisfacerlas.
  2. Investiga los softwares disponibles en el mercado: cuáles son sus funcionalidades, qué dicen de ellos sus clientes, cómo trabaja su servicio técnico, cuál es el tiempo de implementación necesario etc. También es importante asegurarse de que la nueva solución pueda conectarse a los programas informáticos que usas a diario. Te recomendamos que descargues nuestro modelo de benchmark para realizar esta comparativa fácilmente.

3. Solicita una demostración y presupuesto. Si bien la cobertura de funcionalidades sigue siendo uno de los criterios más importantes a la hora de elegir una herramienta, la experiencia de usuario es la que asegura el éxito de su implementación. La mejor manera de saber si algo funciona es probándolo. 

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El sutil arte de la gestión del desempeño

No te pierdas nuestros consejos para definir los objetivos de desempeño y plantillas de evaluación para hacerte la vida más fácil.

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