¿Cuáles son los software de RRHH del mercado y cómo elegir el correcto?

elegir el software de RRHH más adecuado

Un software de RRHH es una herramienta prácticamente imprescindible en la gestión de los Recursos Humanos en la actualidad. La digitalización de estos procesos es, cada vez más, un hecho consolidado en las empresas. Sin embargo, existen muchos tipos de software de recursos humanos.

En este artículo te mostramos los diferentes tipos que puedes encontrar en el mercado y te orientamos sobre los criterios que conviene tener en cuenta para elegir el más apropiado para tu empresa.

Índice

Los software disponibles en el área de Recursos Humanos son muy variados y cubren algunos de los procesos fundamentales de la gestión en éste área. Pero no sólo ayudan a hacer el día a día de la gestión de RRHH más fácil. También ayudan a concebir el trabajo desde los Recursos Humanos de una manera más estratégica a través de la información y los datos en tiempo real. A continuación te mostramos qué tipos hay.

Software de gestión de vacaciones

Este software ayuda a la gestión de las vacaciones y a su control. Sus funcionalidades ayudan tanto a los procesos de solicitud por parte del empleado como a la aprobación y gestión de las aprobaciones por parte de la empresa. Asimismo, también es una plataforma muy adecuada para visualizar en tiempo real qué empleados están de vacaciones.

Las ventajas de un software de gestión de vacaciones son tanto de organización como de relación empleado-empresa. Sobre este último punto, muy importante, un software de gestión de vacaciones ayuda a establecer unas relaciones de mayor transparencia entre estas dos partes. ¿Por qué? Básicamente por las siguientes razones:

  • los empleados pueden conocer cuántos días pueden pedir y cuándo;
  • también pueden consultar en tiempo real el estado de su solicitud;
  • pueden visualizar de manera inmediata la calendarización de sus vacaciones.

Asimismo, desde el punto de vista de la empresa, se pueden crear diferentes perfiles y gestionar adecuadamente las vacaciones en el caso de que existan en tu empresa criterios de preferencia a la hora de otorgar vacaciones. 

Software de control horario

Este tipo de software de control horario ha experimentado una gran demanda en España a raíz de la ley de control horario. Dicha ley exige lo siguiente:

  • la obligación de registrar los horarios de entrada y salida de los empleados;
  • realizar dicho registro de manera documental;
  • conservar los registros durante 4 años;
  • permitir el acceso a los registros a los empleados, sus representantes, la Seguridad Social o Inspección de Trabajo.

Este tipo de plataformas ayudan, por tanto, al registro fiable de las horas de entrada y salida, así como a la generación de informes y la visualización en tiempo real del flujo de trabajo en la empresa. También llevan un cumplido registro de las horas extras trabajadas. Un servicio muy útil para controlar que no se supera el tope de horas extras anuales establecido por ley.

Además, dado que los fichajes pueden realizarse también desde dispositivos móviles, también podrás contar con el registro horario de empleados cuya actividad (ya sea de manera continua u ocasional) no se desarrolla en las instalaciones de la empresa. Una posibilidad que no es viable, por ejemplo, con métodos de fichaje como los biométricos. Un software de control horario te puede ayudar a implementar en tu empresa políticas de flexibilidad y conciliación sin faltar al debido cumplimiento de la ley de registro horario.

Software de evaluación del desempeño

Un software de evaluación del desempeño resulta muy útil para conocer la productividad de los empleados, así como a definir en base a los datos de su desempeño posibles acciones de formación interna e incluso a establecer necesidades específicas que pueden ser incluidas en los procesos de selección.

Este tipo de plataformas ayudan a evaluar, en base a unos objetivos estratégicos de la empresa, mediante formularios que pueden ser de varios tipos. Por ejemplo, de autoevaluación, de evaluación entre compañeros (de 360 grados) y de evaluación mánager-empleado. Estos formularios pueden ser diseñados y personalizados.

Todos los resultados están almacenados en una única base y pueden ser analizados fácilmente por el profesional de Recursos Humanos o el mánager, para definir con posterioridad aumentos de sueldos, objetivos de formación, posibilidades de movilidad interna, etc.

Software de gestión de notas de gastos

Un software de gestión de notas de gastos de empleados ayuda a llevar un control sobre los gastos declarados por ellos mismos. Por ejemplo, gastos derivados de su actividad, comidas, alojamientos y transportes

Por tanto, esta plataforma permite que los empleados puedan digitalizar en un segundo sus facturas y documentos en cualquier momento, en cualquier lugar, para mejorar el acceso y control de los mismos por parte de la empresa.

Este tipo de soluciones cuentan con un sistema de alertas en caso de incumplimiento con la política de gastos de la empresa. Al llevar un control casi automático sobre estos gastos, se pueden limitar los reembolsos y evitar situaciones de fraude.

¿Cómo elegir un software de recursos humanos?

Existen varios criterios para escoger un software de recursos humanos. Se trata de criterios generales que pueden ser concretados por las necesidades específicas de tu empresa. Independientemente de las circunstancias de tu organización, uno de los criterios fundamentales a la hora de elegir un software de recursos humanos es que éste permita la integración con otros software de gestión empresarial, como un software de contabilidad o nóminas.

Por esta razón, es fundamental que el software de recursos humanos cuente con una API (Interfaz de Programación de Aplicaciones). Con la API, el software de control horario puede intercambiar datos con otros software. Funciona como una especie de “intermediario” que pone en contacto los lenguajes de dos software diferenciados. La ventaja es evidente: aumenta la eficiencia dado que no es necesario introducir los mismos datos por cada software.

En este punto, también es esencial que el software nos proporcione la seguridad adecuada para no ser vulnerables a fallas de seguridad o ciberataques. Esto se consigue mediante las características del software, que ha de presentar sistemas de autenticación, gestión de derechos y la arquitectura de la propia API.

Otro elemento que conviene tener en cuenta a la hora de elegir un software de RRHH es su interfaz. Ésta ha de ser lo suficientemente intuitiva y sencilla para que los empleados con menos competencias digitales puedan utilizarlo sin excesivas dificultades. Otro de los aspectos que conviene considerar, y que se relaciona mucho con el anterior punto, es que el editor de software proporcione un servicio de atención al cliente sólido. Esto puede hacerse mediante varios formatos. Por ejemplo, tutoriales, asistencia en línea o asistentes personales como formadores.

¿Cuáles son las diferencias entre el software de RRHH en SaaS y en escritorio?

El SaaS o Software como Servicio nos permite su uso desde la nube, normalmente mediante el pago de una licencia cuyo uso está delimitado en el tiempo (puede ser mensual, trimestral, semestral, anual…). La accesibilidad a estas plataformas es sencilla, dado que puede accederse a ellas mediante cualquier dispositivo a través de una conexión a Internet. Por su parte, los software de escritorio han de ser instalados en los dispositivos, por lo que no requieren de un uso desde la nube. 

Cada una de estas opciones presenta sus puntos fuertes y débiles. Por ejemplo, el Saas, como ha quedado dicho, permite una accesibilidad más sencilla y se actualiza automáticamente. El software de escritorio no permite una accesibilidad tan amplia, pero no depende de la conexión a Internet.

¿Es más interesante tener un sistema Best of Breed o un software todo en uno?

Se trata de una pregunta cuya respuesta depende mucho de las necesidades de la empresa

Con un software de RRHH todo en uno, tendrás desde el minuto 1 un paquete completo para poder gestionar el control horario, las vacaciones, las ausencias, la evaluación del desempeño, los gastos de los empleados…. Además, podrás realizar las integraciones con otros software y automatizar tu departamento de Recursos Humanos del modo más rápido

El único inconveniente es que necesitarás de un esfuerzo de formación intenso, dado que los empleados deberán iniciarse en el manejo de estas plataformas desde un primer momento. En este sentido, a nivel de correcto manejo y familiarización, lo interesante del software por módulos es que la adaptación al cambio puede ser más progresiva.

El software con módulos a la carta se construye durante la marcha, según las necesidades de su empresa. Así, puedes acompasar la gestión automatizada de manera pautada y por etapas. Podrás adquirir nuevos módulos para gestionar la creciente complejidad del departamento de Recursos Humanos. Se trata de una opción ideal, dado que tu software de Recursos Humanos será tan escalable como lo es tu empresa.

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