Según un estudio de la multinacional de seguros Willis Towers Watson, las empresas que cuentan con una comunicación interna eficaz son un 47% más rentables que las organizaciones con una comunicación deficiente. Al mismo tiempo, la mala o nula comunicación entre empleados y mánagers encabeza la lista de los problemas más comunes en la gestión del personal con un 41%.
Las cifras hablan por sí solas, haciendo evidente la necesidad de poner en marcha un buen plan de comunicación interna que se adapte a los objetivos, tamaño y posibilidades económicas de cada empresa. Para ayudarte, compartimos contigo un esquema sobre cómo mejorar la comunicación interna de tu empresa paso a paso.
La comunicación interna puede tener un impacto significativo en varios aspectos clave de la empresa y convertirse en un factor fundamental que repercuta directamente en su rendimiento y en la satisfacción de los empleados. En cifras, el 91% de los empleados que comprenden perfectamente cuál es su papel en la empresa trabajarán para alcanzar el éxito, frente al 23% que no tienen esta percepción, afirma Bill Quirke, experto destacado en comunicación interna corporativa.
Pero no solo eso, una fluida comunicación interna se traduce en otros múltiples beneficios tanto para los empleados como para la empresa en sí:
- Fomenta y refuerza la cultura de empresa. Una comunicación bidireccional ayuda a crear un buen clima laboral y fortalece las relaciones entre empleados y mánagers.
- Permite la alineación de los objetivos estratégicos con los operacionales. Una comunicación jerárquica efectiva permite que los objetivos de la alta dirección se alineen con los de los empleados, quienes entienden lo que la empresa espera de ellos. Comprender la visión y estrategia de la empresa es clave para trabajar en la misma dirección.
- Aumenta la productividad y la rentabilidad. En línea con el punto anterior, una mejor comprensión de los objetivos facilita la toma de decisiones acertadas, como también optimiza el trabajo en equipo, ya que cada empleado comprende su función y el impacto de su trabajo en la empresa, lo que aumenta la rentabilidad global.
- Ayuda a reducir la rotación de personal y facilita la integración de nuevos empleados. Una comunicación interna inadecuada puede hacer que los empleados se sientan desconectados, lo que a menudo conduce a la insatisfacción laboral. La existencia de un manual corporativo que describa los objetivos, las políticas y los valores de la empresa facilita la adaptación de las nuevas incorporaciones.
- Acelera la resolución de conflictos. Una comunicación eficaz evita malentendidos y distintas interpretaciones de un mismo mensaje. Disponer de un canal directo y accesible para comunicarse de forma bidireccional, aumenta la confianza para compartir dudas o preocupaciones y facilita la coordinación y resolución de problemas dentro de la organización.
Un plan para mejorar tu comunicación interna
Desarrollar un plan eficaz de comunicación interna puede ser un factor decisivo para el éxito a largo plazo de la empresa. No se trata únicamente de transmitir información, sino de establecer relaciones sólidas entre mánagers y empleados, entre departamentos y de manera general en toda la organización. Además, asegura una correcta comunicación en momentos de cambio empresarial, algo indispensable para el buen funcionamiento de la organización durante sus distintas etapas de crecimiento.
He aquí una hoja de ruta que puede inspirarte:
Indentifica las áreas de mejora
El primer paso es identificar las necesidades que hay que satisfacer y hacer un diagnóstico de la estrategia de comunicación existente. Además, es importante identificar los obstáculos a nivel departamental que podrían dificultar la comunicación o provocar malentendidos.
Puedes realizar encuestas, entrevistas o habilitar un buzón de sugerencias que permita conocer las opiniones de los empleados, incluso de forma anónima.
Elabora un plan personalizado de comunicación interna
Una vez que hayas detectado qué áreas necesitan atención, es hora de crear un plan a medida:
- Establece objetivos. Define las metas que quieres alcanzar considerando qué esperas conseguir al mejorar la comunicación interna y cómo planeas hacerlo. En algunos casos, puedes optar por implementar herramientas/acciones interdepartamentales, como organizar reuniones semanales de equipo y reuniones de toda la empresa una vez al mes. En otras ocasiones, puede ser más adecuado invertir en formación sobre comunicación jerárquica, que permita a los directivos transmitir un mensaje claro, conciso y pertinente. Los objetivos pueden estar relacionados con la productividad, la retención del talento o la alineación de objetivos entre departamentos. Recuerda que para una mayor eficacia deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y limitados en el tiempo (SMART).
- Segmenta la audiencia y adapta las estrategias. Divide a tu empresa en grupos (dirección, departamentos o roles laborales). Segmentar la audiencia permite adaptar las estrategias de comunicación y dirigir mensajes y recursos de manera más eficaz.
- Selecciona los canales y herramientas de comunicación. Si la empresa ya dispone de un plan de comunicación, evalúa la eficacia de los canales actuales. Si no existe un plan previo, habrá que valorar qué canales vas a utilizar y con qué fin, teniendo en cuenta si el equipo es presencial o remoto, cuáles son las habilidades tecnológicas de los empleados y la frecuencia de uso.
- Determina la frecuencia de las comunicaciones. En función de los objetivos fijados, la comunicación puede ser periódica (reuniones, podcasts o boletines informativos) o espontánea (plataformas de colaboración, intranet, correo electrónico). Es útil combinar diferentes frecuencias para adaptarse a todas las situaciones.
- Define los mecanismos de seguimiento. Establece cómo vas a evaluar la comunicación interna mediante indicadores clave de rendimiento (KPI), tanto cualitativos (encuestas de satisfacción, feedback directo) como cuantitativos (tasa de apertura y clic de correos electrónicos, participación en eventos internos etc.).
Implementa el plan de comunicación
Para poner en marcha el plan y garantizar un funcionamiento adecuado, es esencial:
- Recibir la aprobación e implicación del grupo directivo. Una comunicación interna funcional empieza desde arriba, dando así un ejemplo positivo a toda la organización. Fomenta la participación de la dirección durante el proceso de implementación para facilitar la aceptación y adopción por parte de toda la plantilla.
- Ofrecer formación para el uso de canales y herramientas de comunicación. Para garantizar y promover su utilización, en muchos casos será necesario impartir formación o elaborar manuales de uso para que todos los empleados se familiaricen con los nuevos canales de comunicación.
- Medir y analizar los resultados. La evaluación periódica del plan, mediante los KPI establecidos, permiten ajustar el plan actual para aumentar su rendimiento y eficacia.
Posibles desafíos y sus soluciones
Implementar un plan de comunicación interna puede ser un desafío en un mundo saturado de información. A continuación, enumeramos algunos problemas comunes y sus posibles soluciones:
- Falta de recursos financieros o humanos. La puesta en marcha de un plan de comunicación requiere una inversión financiera y de recursos humanos, por ejemplo para la adquisición de los programas informáticos, horas extras de formación y organización, o la externalización de tareas de comunicación si no cuentas con los recursos internos necesarios. En ese caso, puedes implementar el plan por etapas para distribuir mejor los costes y alargar más o menos el proceso de despliegue en función de las circunstancias económicas.
- Dificultad para conectar con los empleados. En un mundo hiperconectado es difícil captar la atención de los empleados. Puedes realizar encuestas periódicas para conocer sus necesidades y preocupaciones, llevar a cabo entrevistas departamentales e individuales para recabar feedback directo e implicar directamente al personal en el proceso. Cuando los empleados conocen el trabajo de otros equipos y departamentos, se sienten partícipes en la estrategia de la empresa, lo que genera un sentimiento de equipo y aumenta su motivación.
- Falta de claridad en los mensajes o en la definición de los objetivos. La base de toda comunicación es la claridad y la relevancia del contenido. Utiliza un lenguaje sencillo y evita la jerga corporativa complicada para que todo el mundo pueda entender tu plan en una primera lectura, independientemente de su posición en el organigrama. Establece objetivos claros con expectativas realistas que motiven a los empleados. Y, por último, para facilitar aún más la tarea, puedes añadir ejemplos ilustrativos de cómo contribuir a esos objetivos.
