Según un estudio realizado por Dialenga, el 42,5% de las empresas señalan que su modelo de comunicación es descendente (de la Dirección General y mánagers hacia los empleados), y se produce en entornos poco digitalizados con un uso generalizado del correo electrónico como herramienta principal.
Ante estos datos, se hace necesario replantear la estrategia de comunicación interna que utilizan las empresas españolas para potenciar el compromiso de la plantilla mediante las herramientas adecuadas. He aquí una lista que le ayudará a mejorar su comunicación interna.
Email corporativo
Todos conocemos esta herramienta que, sorprendentemente, ya data de hace más de 50 años. Imitando a la correspondencia escrita tradicional, un sistema de correo electrónico permite a tus empleados intercambiar mensajes y archivos desde sus dispositivos de manera rápida y sencilla.
Aunque sigue siendo una muy buena opción para fomentar la comunicación interna, en la actualidad existen aplicaciones más modernas que responden mejor a las necesidades cambiantes de las organizaciones al ofrecer posibilidades de comunicación síncrona.
Ejemplos: Gmail u Outlook.
Aplicaciones de mensajería
Las aplicaciones de mensajería instantánea para el entorno corporativo son una excelente alternativa a los mensajes por email, con los que es habitual encontrar tiempos de respuesta más largos que con estas aplicaciones. En líneas generales, permiten mantener conversaciones privadas, crear grupos de discusión, integraciones con otras aplicaciones, como calendarios y agendas; e intercambio de archivos, entre otras acciones.
Ejemplo: Slack o Microsoft Teams.
Intranet corporativa
Estas plataformas de comunicación interna permiten el intercambio de información y archivos dentro de un portal accesible por todos los empleados de la organización. Mediante un usuario y contraseña, los trabajadores pueden conectarse a su perfil para interactuar tanto con contenidos como con otros miembros de la empresa.
Red social interna
Instagram, TikTok, Facebook… no hace falta que te expliquemos lo que es una red social y para qué se utilizan. Sin embargo, sí es importante que sepas que existen redes sociales específicamente diseñadas para el entorno corporativo.
En líneas generales, funcionan igual que una red social abierta: cada usuario puede crear su perfil, subir fotografías y vídeos, realizar publicaciones etc. En estas plataformas se fomenta la participación de la comunidad mediante botones de reacciones o cajas de comentarios en las publicaciones.
Ejemplos: Yammer de Microsoft o Workplace de Meta.
Newsletter o boletín informativo
El envío de newsletters internas puede ser muy útil para comunicar novedades y actualizaciones sobre la empresa. Para que estas acciones tengan un impacto significativo, recomendamos establecer una periodicidad (mensual o trimestral, en función de tus necesidades, por ejemplo) y desarrollar una línea editorial coherente con el tono de tu empresa y los mensajes que quieras comunicar.
Por ejemplo, puedes enviar un boletín mensual con los cumpleaños de los empleados, los eventos corporativos y el calendario de festivos acompañado de una cita célebre inspiradora. Las posibilidades son prácticamente infinitas.
Ejemplos: Hubspot y Mailchimp.
Tablón de anuncios
Ya sea mediante el clásico tablón de anuncios físico o mediante uno virtual, este espacio permite la compartición de comunicados importantes de diversa tipología. Hay empresas que restringen su uso a comunicaciones verticales, de la Dirección a la plantilla. Otras permiten, incluso, que sus empleados publiquen anuncios bajo temáticas más personales, como la compraventa o la promoción de eventos personales.
Si optas por el formato físico, asegúrate de ubicarlo en una zona de paso donde sea perfectamente visible. Si te decantas por el virtual, te recomendamos incluirlo en tu intranet corporativa.
Manuales corporativos
Ya sea para explicar el uso de una herramienta, un procedimiento interno o la propia cultura y valores de la empresa a los recién llegados, los manuales corporativos forman parte del día a día de las organizaciones.
Pero ojo: un manual escrito no tiene por qué ser soporífero. Intenta innovar en el formato incluyendo infografías, elementos interactivos y otros recursos para que la lectura sea amena y agradable. Si no, corres el riesgo de que el personal lo lea en diagonal o directamente ni se lo lea.
Herramientas para la comunicación oral
Aplicaciones para videoconferencias
En el paradigma actual es habitual que las empresas cuenten con equipos híbridos formados por empleados en oficina y a distancia. Para mantener la cohesión entre trabajadores y facilitar la comunicación en estas circunstancias, es muy recomendable equiparse con herramientas que permitan la realización de videoconferencias.
Gracias a estas aplicaciones, se pueden mantener reuniones síncronas en vídeo, compartir las pantallas de los ordenadores a distancia, presentar documentos etc. Además, gracias a la inteligencia artificial, muchas de ellas ofrecen la posibilidad de transcribir casi en tiempo real o a posteriori todo lo que se habla durante dicha reunión.
Ejemplos: Zoom o Google Meet.
Reuniones presenciales
No vamos a descubrirte en qué consiste mantener una reunión, pero sí vamos a recomendarte que lo hagas asiduamente, en los espacios y momentos adecuados y que combines las individuales con las grupales para aportar dinamismo a las sesiones.
Por otro lado, intenta no abusar de ellas. A veces es mejor optar por algún método de comunicación escrita que por mantener una reunión presencialmente. Sobre todo en momentos de alta carga de trabajo. Recuerda también invitar a las personas adecuadas: ¿es realmente necesario que esa persona asista, o puedes enviarle el resumen de todo lo hablado posteriormente?
Vídeos corporativos
Hay tantos documentos largos y tediosos que podrían convertirse en vídeos cortos y atractivos… Piérdele la vergüenza a ponerte delante de la cámara y apuesta por este formato para comunicar tus mensajes de una manera más original y mejor percibida por tus empleados. Empieza por grabar un comunicado (el anuncio de la cena de empresa, por ejemplo) y continúa con una serie de vídeos enmarcados en una formación corporativa. Verás como tus empleados lo agradecerán.
Que no cunda el pánico si no tienes conocimientos audiovisuales. En Internet hay centenares de vídeos con tutoriales para aprender a grabar y editar de manera sencilla. Te aseguramos que no necesitas ser un Spielberg para grabar un vídeo en el entorno corporativo.
Eventos de empresa
Cuando hablamos de eventos de empresa rápidamente solemos pensar en la cena de Navidad, ¿verdad? Pues bien; en realidad hay muchas otras ocasiones por las que merece la pena reunirse de manera informal con los compañeros de trabajo: consecución de objetivos, teambuildings, etc. Estos eventos son una buena manera de potenciar y mantener el sentido de pertenencia de los empleados, pues suelen percibirse como actividades divertidas que aportan un valor añadido a la employee experience de la plantilla.
En Lucca, por ejemplo, nos reunimos varias veces al año para nuestras sesiones plenarias; en las que aprovechamos para realizar actividades lúdicas vinculadas al entorno profesional.
Herramientas para medir la eficacia de tus herramientas de comunicación
Encuestas de satisfacción
El envío de encuestas puede ayudarte a recopilar datos cuantitativos y cualitativos sobre el uso que tu plantilla hace de las herramientas de comunicación interna implementadas en tu empresa. Gracias a estos datos, puedes proponer acciones correctivas en tu estrategia como eliminar ciertas herramientas o invertir en otras.
Te recomendamos que combines preguntas cerradas con preguntas abiertas y que fomentes la escucha activa a tus empleados dando siempre la oportunidad de dejar sus comentarios.
Workshops presenciales
En ocasiones subestimamos la importancia de involucrar a los empleados en los procesos de adquisición o evaluación de herramientas para el entorno corporativo, incluyendo las de comunicación interna. Si realizas talleres prácticos con tus trabajadores podrás detectar, por ejemplo, el uso que le dan a tus herramientas y posibles carencias funcionales que mejorarían la experiencia de manera global.
Es muy recomendable implicar también a tu equipo de informáticos para evaluar otros aspectos esenciales como la seguridad de tus datos.
Seguimiento de KPI
De una manera más general, existen diversos indicadores clave de rendimiento, o KPI, que pueden arrojar información muy valiosa para evaluar tanto tus herramientas como la comunicación interna en general.