Gestión del teletrabajo y la colaboración con éxito : 10 prácticas RRHH, probadas y aprobadas en las empresas

10 mejores prácticas para la gestión del teletrabajo

Durante la crisis de Covid-19, hemos vivido largas semanas de teletrabajo generalizado. Mantener la energía de los equipos es complejo y garantizar una gestión a distancia eficaz es un verdadero reto. RRHH, mánagers: ¿cómo mantener una buena dinámica de equipo y apoyar a cada empleado incluso cuando se teletrabaja?

Tras encuestar a más de 200 empresas y decenas de miles de empleados durante la crisis de Covid-19, hemos sintetizado cientos de ideas en una lista de las 10 mejores prácticas para la gestión del teletrabajo y la colaboración con éxito.

Índice

1- Conseguir las herramientas adecuadas

El teletrabajo a tiempo completo es muy diferente del trabajo a domicilio ocasional. En cuanto a los espacios y las condiciones de trabajo favorables para el trabajo en equipo, durante estas semanas surgieron 3 necesidades principales:

  1. Comunicarse a distancia entre colegas: reunir a las personas y la información esencial para el trabajo. Esta es una oportunidad para explorar a fondo tu intranet (o para probar Workplace), para equiparte con un sistema de mensajería instantánea (Skype, Slack) y una herramienta de videoconferencia (Zoom, Google Meet, Skype). Asegúrate de comprobar los requisitos de seguridad de tu empresa.
  2. Sustituir los espacios de uso recurrente, como la máquina de café por «pausa para el café» en tu sistema de mensajería interna. Todo el mundo puede conectarse cuando quiera para «encontrarse» con sus colegas durante las pausas café.
  3. Compartir instantáneamente archivos y documentos de trabajo: con la distancia, la necesidad de almacenar, consultar y compartir archivos de forma colaborativa y segura se convierte en un problema real. Si tu empresa no está ya equipada, te recomendamos Google Drive.

2. Compartir el estado de ánimo diario

¿Cómo van las cosas? ¿Cuántas veces nos hemos preguntado y respondido a esta pregunta? ¿Y cuántas veces nos hemos tomado el tiempo para expresarnos con sinceridad y escuchar con atención? 

He aquí un sencillo y simpático ritual que puedes probar en equipo para compartir tu clima interior: 

  • Tómate unos minutos para alejarte de tu estado de ánimo personal
  • Coge un papel, una cartulina o una pizarra y anota tu estado de ánimo en una escala del 1 al 10
  • Dale la vuelta al papel y muéstralo a la cámara de la videoconferencia al mismo tiempo 

 

Un formato más fácil para liberar la palabra.

3. Crear rituales de equipo únicos

En un equipo, a algunas personas les gustan las interacciones cortas y frecuentes, a otras las más largas y espaciadas. 

¿Cómo se acuerda un formato regular que permita establecer el ritmo adecuado para la interacción del equipo? En una palabra: ritual. 

A ti te corresponde definir el tipo y el modo de ritual que corresponde a tu equipo y a su cultura. Compartimos contigo 3 de ejemplos :

  1. Inicio de la mañana: cada vez más equipos comienzan el día con un vídeo de 10 minutos. Es una buena manera de empezar el día. 
  2. Reuniones semanales: Una reunión a la semana para hacer balance, dar un paso atrás, compartir éxitos y fracasos… Si estos rituales no existían antes del apogeo del  teletrabajar, ahora es el momento de empezar. 
  3. Momentos informales: seguro que has probado los juegos en línea o el videochat con los amigos, ¿por qué no con los compañeros? Empieza una partida de hombres lobo o de pictogramas, o invita a tus colegas a una HouseParty.

Descubre en este artículo cómo los rituales y la cultura empresarial pueden convertirse en palancas para generar compromiso laboral.

4. Sacralizar el tiempo informal entre compañeros

Incluso a distancia, siguen existiendo las reuniones de progreso con su N+1 para hablar de los proyectos en curso.

Sin embargo, los pocos minutos de charla durante la pausa del café o las discusiones de camino a una reunión ya no son posibles. Los momentos informales de intercambio son los más difíciles de mantener cuando se trabaja a distancia. 

No obstante, son esenciales para mantener unas buenas relaciones entre compañeros, porque se corre el riesgo de caer en unas relaciones puramente laborales y deshumanizadas… 

Una idea para probar es ofrecer pausas virtuales de unos minutos a cada miembro de tu equipo para hablar de todo y de nada, y simplemente para tomar algunas noticias. No llenes toda tu agenda (y por tanto la de los miembros de tu equipo): 10 minutos cada dos semanas serán suficientes.

5. Atrévete a levantar el teléfono

Siempre hay tensión en el trabajo. Frustración por un retraso, una palabra mal entendida, un correo electrónico mal dirigido… 

A distancia, se suele preferir la comunicación escrita al intercambio oral y se multiplican las oportunidades de malentendidos, de herir los egos o de sobreinterpretar una simple frase. Para evitarlos, unos simples hábitos pueden ayudar:  

  1.  Usa (y abusa) de los emojis, no hay nada como ellos para transmitir tus intenciones. El humor, la sugerencia, la duda se entenderán inmediatamente como tales sin riesgo de ofender a su destinatario.
  2. Levanta el teléfono: A menudo, 3 minutos de conversación son mejores que un bucle de 25 correos electrónicos o mensajes directos. Si tienes miedo de molestar, pregunta : ¿Puedo llamarte? Será más fácil hablar contigo.
  3. Atrévete a expresar tus sentimientos: Son menos fáciles de percibir desde la distancia. Explícalos con claridad: «este proyecto me estresa porque…», «en el momento en que estoy hablando contigo siento…», «necesito profundamente…». 

6. Formación para el teletrabajo

¿Es fácil el teletrabajo? Podrías pensar que todo lo que se necesita es un buen wifi, un rincón tranquilo y una rigurosa organización personal… ¡No estés tan seguro! El teletrabajo de un día aquí o allá es muy diferente del teletrabajo completo y prolongado. Cuando se está a distancia durante un largo periodo de tiempo, hay que readaptar las interacciones, los rituales y, por tanto, la organización.

Esta nueva forma de trabajar implica muchos derechos y responsabilidades :

  1. Más confianza de los mánagers hacia sus empleados.
    Ya no son testigos de las horas de llegada y salida de los empleados, ni pueden pasarse de vez en cuando por el espacio abierto para «ver si los asuntos avanzan».
  2. Mayor autonomía de los empleados frente a los mánagers.

Organizan su actividad con mayor libertad e integran tanto sus limitaciones personales (niños en la oficina, ¡eso es nuevo!) como la mayor necesidad de comunicación y transparencia sobre sus progresos. 

Todo esto se puede aprender. 

¿Cómo trabajar/gestionar bien a distancia? Hay muchos cursos de formación sobre el tema, escoge el que más te convenga pero no dejes de formarte.

7. Activar el poder del agradecimiento

Tanto en los negocios como en cualquier otro lugar, mostrar tu aprecio es una dinámica positiva. Un simple «gracias» da valor al trabajo de tus compañeros, multiplica por diez la motivación y puede reducir los problemas potenciales de estrés por falta de reconocimiento en el trabajo.

¿Cómo se puede desarrollar esta capacidad de pensar en positivo, de decir «Bien hecho», «Gracias» y de difundir la energía positiva incluso a distancia? 

  1.  Cada semana, tómate 5 minutos para hacerte estas sencillas preguntas: 

¿Qué proyecto, idea o colega me ha impulsado en el trabajo esta semana? 

¿A quién quiero agradecer, felicitar o animar esta semana? 

2. Pasa a la acción. Envía a esta persona tu atención de la semana: un mensaje corto y sencillo para compartir la energía que te aporta en unas pocas líneas. 

Recibir un mensaje 100% positivo y «gratis» no ocurre todos los días: es muy probable que este agradecimiento venga de vuelta la semana siguiente.

Mejora la satisfacción laboral

8. Inspirarse colectivamente

¿Cómo ofrecer a los empleados momentos de relajación y evasión cuando todo el mundo está reduciendo sus salidas al mínimo? 

La idea: sugerir contenidos para recargar las pilas y dar un paso atrás en la rutina diaria, propuestos por los propios empleados.

  1. Plantea a los equipos que rellenen 2 ó 3 conferencias online inspiradoras que les hagan sentir bien y les den energía. Cada uno puede añadir en una frase lo que recuerda o le gusta especialmente de lo que ha elegido para compartir.
  2.  Consolidar todo en una tabla online disponible para toda la empresa que muestre quién recomendó qué vídeo.
  3. Enviar el enlace a toda la empresa y ofrecer un espacio de intercambio online sobre todo este contenido compartido. 

9. Tómate el tiempo para darte valor

Es en el manejo de los desafíos donde los equipos se revelan y donde nace un sentimiento de orgullo compartido. Cuando el mundo que nos rodea parece estar revuelto, es hora de volver a lo básico y recordar por qué trabajamos cada día y de qué podemos estar orgullosos. 

Para los equipos sobre el terreno, es una oportunidad de mostrar su trabajo a toda la empresa. Por ejemplo, saliendo a entrevistar a los clientes y preguntándoles qué pasaría si no se reanudara la actividad. Envía estos testimonios a todo el equipo: el orgullo por el trabajo realizado está garantizado al 100%. 

Si todo el mundo teletrabaja, celebra cada paso de la tan esperada desconfiguración como un acontecimiento en sí mismo. Fotos de los primeros en volver a la oficina, comunicación de los resultados de la primera semana fuera de la contención, fiesta especial por el primer logro. Que esta recuperación sea una celebración.

10. Responder a todas las preguntas

¿Por qué no aprovechar el teletrabajo para hacer lo que hizo Obama? El entonces presidente había respondido en directo a las preguntas de los usuarios del sitio web estadounidense Reddit. 

Propón a tus mánagers que organicen una reunión por videoconferencia en la que todos puedan formular sus preguntas en directo. 

Un AMA (Ask Me Anything- Pregúntame cualquier cosa) funciona como una entrevista o una sesión de preguntas y respuestas en un ambiente directo, humano y honesto. 

Puedes organizar sesiones como ésta cada semana, cada mes… Esto permite que los equipos se sientan cerca de la dirección, que se genere confianza y que se potencie su compromiso.

¿Cómo va el teletrabajo en tu empresa a largo plazo? (Si tienes otras buenas ideas, nos encantaría leerlas).