Tienes que entregar un expediente urgente hoy, pero no puedes evitar escuchar a Antonio contándole a Lucía su fin de semana, a dos despachos de distancia. Las alegrías del «open space».
La cara : nos gusta esta proximidad y este ambiente de grupo. La cruz : tenemos que admitir que nuestro tiempo de trabajo productivo es mucho menor que el tiempo que pasamos frente a nuestra pantalla.
Cada vez que se interrumpe tu concentración, tardas unos minutos en volver a trabajar. En conjunto, la reunión con Finanzas, las preguntas del becario y la opinión de Fernando sobre la última peli de la Guerra de las Galaxias suman varias horas de desatención.
Es humano y natural interactuar con tu equipo, pero a veces necesitamos aislarnos para centrarnos en una tarea difícil o para superar una enorme lista de tareas pendientes.
¿Cómo se silencia todo cuando se comparten las oficinas?
Aunque no es fácil, es posible disfrutar de un espacio que facilite la colaboración, a la vez que se trabaja de forma tranquila y productiva.
Esta es nuestra guía de supervivencia en espacios abiertos. En ella, te damos 10 consejos para trabajar tranquilamente entre la multitud (+1 bonus al final del artículo).
Los auriculares aislantes del ruido que permiten atenuar los sonidos que nos rodean, han invadido los espacios abiertos. Es una forma práctica de dejar de escuchar conversaciones que no nos conciernen.
Es la alternativa inteligente a los auriculares: no es necesario subir el volumen para ahogar el ruido de la máquina de café o de ese colega que lee sus correos electrónicos en voz alta.
Entonces, ¿por qué no convertirlo en una iniciativa de RRHH? Cada vez hay más modelos que demuestran ser eficaces y económicos. Al poner este tipo de equipos a disposición de todos, se está haciendo una inversión inteligente para impulsar la productividad del equipo.
También puedes optar por unos buenos tapones para los oídos, pero el trabajo sigue siendo más divertido con música. Además, se dice que favorece la concentración y la creatividad.
2. La sala de reuniones o la cabina telefónica
Si no es suficiente con proporcionar auriculares, opta por una solución más radical: habilita espacios para aislarse físicamente del espacio abierto.
Las cabinas cerradas e insonorizadas, habituales en grandes grupos como L’Oréal, están diseñadas para realizar llamadas sin molestar a los compañeros.
La ventaja: su eficacia. Es una técnica formidable para aislarse del bullicio.
La desventaja: su uso efímero. Es una técnica que debe utilizarse con moderación, porque la cabina insonorizada no es una oficina individual. Está reservado principalmente para los empleados que necesitan hacer llamadas telefónicas o hablar.
Apartarse físicamente del espacio abierto puede ser un salvavidas cuando tienes que hacer un trabajo especialmente difícil o urgente. Al igual que un buen día de teletrabajo ayuda a aumentar la productividad. Sin embargo, los espacios insonorizados no ayudan a mejorar la concentración en el espacio abierto a largo plazo y sólo benefician a un pequeño número de empleados.
3. Espacio de debate fuera del espacio abierto
No puedes obligar a tus compañeros a estar en silencio en el espacio abierto… a menos que dediques otro espacio de trabajo a las discusiones y al trabajo en equipo.
No estamos hablando de una «máquina de café» o de una sala de descanso, sino de un verdadero espacio de trabajo, configurado de la misma manera que el espacio abierto y que permita a los pequeños grupos colaborar y trabajar sin ruido. Esto facilitará la creación de silencio en el espacio abierto, que se convierte en un espacio de concentración.
4. Paz y tranquilidad
La forma más fácil de evitar que tus colegas te molesten es preguntarles. Pero debes atreverte a expresar tu necesidad de paz y tranquilidad.
Si un «Silencio, estoy trabajando» no les parece bien, prueba con un «Estoy trabajando en X archivo, estaré disponible en una hora si me necesitas».
Un consejo que puede combinarse con auriculares con cancelación de ruido o con los siguientes consejos para obtener los mejores resultados.
5. El cartel de «No molestar»
¿No quieres pedir verbalmente silencio durante todo el día? A veces estaría bien tener un cartel de «No molestar» para ponerlo en tu mesa…
Después de todo, ¿por qué no?
Ponerse los auriculares, ponerse las gafas, poner la cara más concentrada… Algunos gestos no engañan: significan que queremos concentrarnos y permanecer en nuestra burbuja.
Acostumbra a tus colegas a estas señales visuales. Y si esto es demasiado sutil, coloca carteles evidentes:
- con un cartel en la parte trasera del ordenador;
- una barricada de plantas alrededor del puesto de trabajo;
- una cabina portátil para convertir un puesto de trabajo en una oficina única…
6. Horarios de trabajo escalonados para evitar los espacios abiertos en las horas punta
Disfruta de la calma antes -o después- de la tormenta.
Cuando tengas previsto trabajar en una tarea que requiera la máxima concentración, llega al espacio abierto antes que los demás o déjalo para más tarde. Sin embargo, ten cuidado de mantener tu tiempo personal, así que no te excedas en las noches.
Esta técnica requiere unas dosis de organización y planificación, así como un toque de disciplina, para poner el despertador una o dos horas antes.
7. Innovación tecnológica para amortiguar el sonido
El ruido o la mala acústica de una sala de trabajo es el principal factor de distracción citado por los empleados. De media, perdemos 30 minutos al día por el ruido ambiental.
Afortunadamente, las innovaciones de vanguardia vienen al rescate de los empleados confinados en espacios abiertos. Las tecnologías amortiguan el sonido y recrean el efecto de una cabina insonorizada…
Por ejemplo:
La herramienta desarrollada por Silent Space se sitúa entre los participantes en una conversación. Pueden oírse mutuamente, pero las personas que trabajan a su alrededor se salvan.
La empresa Orosound ha optado por unos auriculares especiales que le permiten escuchar únicamente al compañero de enfrente, aislándote del resto de ruidos que te rodean.
Buenas alternativas para meterte en tu «burbuja» sin aislarte de tu equipo.
8. Trabajo profundo
El «trabajo profundo» fue conceptualizado por Cal Newport en su exitoso libro del mismo nombre. Se trata de activar el modo «productividad» de nuestro cerebro y entrar en un estado de máxima concentración. Esta es la forma perfecta de prepararse para las tareas de alto valor añadido.
Aislarse mentalmente del resto del espacio abierto requiere práctica. Cal Newport asegura que, con la práctica, es posible alcanzar el estado de «trabajo profundo» casi al instante.
He aquí sus principales recomendaciones para mantener la calma, incluso en medio del ajetreo de los espacios abiertos:
- márcate unas franjas de trabajo estrictas. Por ejemplo, intenta terminar tu informe en 45 minutos.
- elimina las tareas de fondo, aquellas que te mantienen ocupado sin crear valor.
- aíslate de las redes sociales, incluídos los chats internos de la empresa.
Consejo extra: si enseñas estos principios a tus colegas, no se atreverán a interrumpirte cuando estés en medio de una profunda sesión de trabajo.
9. Organización de los ciclos de trabajo en el espacio abierto
Si ya eres un entusiasta del trabajo profundo, te encantará este consejo para expertos en productividad. De hecho, algunos equipos llevan el concepto aún más lejos, convirtiéndolo en una práctica colectiva.
Con tus compañeros de trabajo, organiza la jornada laboral alternando horas de silencio y horas de colaboración:
- las horas de silencio se dedican al trabajo individual. El ambiente es propicio para la productividad y el trabajo en profundidad;
- las horas de colaboración se dedican al trabajo colectivo y a compartir. Las conversaciones están permitidas y se fomenta el trabajo en equipo.
Esta organización del trabajo se inspira en el método Ultraworking, un espacio virtual abierto en el que los entusiastas de la productividad comparten ciclos de trabajo por videoconferencia, intercalando pausas sociales.
No es el consejo más fácil de poner en práctica en un espacio abierto, porque para que funcione, todos los compañeros de trabajo tienen que seguir el juego.
La duración de los ciclos debe corresponder al ritmo de trabajo de cada persona. Sin embargo, cuando la implantación de esta organización del trabajo tiene éxito, los efectos positivos son múltiples:
- la productividad aumenta gracias a la sensación de urgencia que crean los ciclos;
- la organización del ciclo es amiga de los introvertidos, que aprovecharán al máximo el tiempo de reflexión individual antes de poner en común su trabajo con los compañeros. Esto permite que todos expresen todo su potencial durante el trabajo en equipo.
No intentes estandarizar esta técnica desde el principio. Para comenzar, prueba con medio día o un día de ciclos por semana. Anuncia el final de cada ciclo con un sonido o una notificación graciosa, hazlo divertido.
10. Desconexión
Hoy, Antonio ya no le cuenta a Lucía su domingo, sino que comparte su última serie favorita en el Slack del equipo. Una notificación te distrae de tu hoja de cálculo, luego otra…
Las redes sociales de las empresas son a veces tan ruidosas como las oficinas. En este espacio virtual abierto, nos interrumpen constantemente los correos electrónicos, los mensajes internos o las notificaciones de cualquier tipo.
Para trabajar tranquilamente, nada más fácil. Sólo tienes que desactivar todas las alertas y programar momentos específicos durante el día para comprobar las redes.
Si quieres ir más allá, infórmate sobre las herramientas de comunicación desincronizada para que sólo recibas notificaciones cuando así lo hayas programado.
11. Bonus de final
Organiza un taller con el equipo para generar ideas creativas. Si la productividad en el espacio abierto es un tema recurrente, también podrías organizar un taller sobre el tema.
Reúne a todos los ocupantes de la oficina e identifica los problemas y las expectativas de todo el mundo.
A continuación, pensad colectivamente en las posibles soluciones. No dudéis en inspiraros en los 10 consejos anteriores.
Por último, formalizad los acuerdos elegidos.
Todos los empleados deben conocer las normas vigentes para aceptarlas. Sin esto, algunas nuevas prácticas parecerán groseras (por ejemplo, no contestar a tu colega durante una hora o escuchar música).
Todos estos consejos para trabajar en silencio dependen de la cultura de la empresa. Forman un conjunto de reglas implícitas. Al formalizarlas, se simplifica la integración de nuevos miembros y se refuerza la adhesión y el respeto de estas prácticas.
Los empleados en general siguen prefiriendo las oficinas cerradas a los espacios abiertos, incluidos los jóvenes. Pero con un poco de organización y algunas buenas prácticas, puedes beneficiarte de lo mejor de ambos mundos: la calma y la concentración de la oficina cerrada y el ambiente de colaboración del espacio abierto.