Desde que el Parlamento Europeo votó la directiva 88/2003/CE del 4 de noviembre de 2003, los Estados miembros tienen la obligación de imponer a las empresas el control de la jornada laboral de cada empleado.
La manera en que se realizaba este control era libre. Sin embargo, el Decreto del 14 de mayo de 2019 del Tribunal de Justicia de la Unión Europea sobre el litigio en el que se enfrentaban el sindicato español CCOO y el Deutsche Bank, llamó al orden a los Estados miembros. Hasta entonces, la legislación española no imponía el control horario de los empleados; simplemente se obligaba a llevar un registro del volumen de las horas extras realizadas.
En 2016, una encuesta reveló que más de la mitad de las horas extras no quedaba registrada en España. Los sindicatos pidieron entonces que se implantaran sistemas para registrar el tiempo de trabajo diario. El Tribunal de Justicia Europeo validó la petición de la demanda del sindicato español y recordó que «los Estados miembros deben imponer a los empleadores la obligación de implantar un sistema objetivo, fiable y accesible que permita medir el tiempo trabajado cada día por cada trabajador».
Obligaciones de las empresas
La obligación de mantener un registro de jornada se incluyó en el artículo 10 del capítulo III del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo. A grosso modo, las empresas deben:
- Registrar la hora de inicio y finalización de la jornada de cada trabajador. Recomendablemente, añadir los descansos, aunque no es obligatorio.
- Realizar una consulta con los representantes de los trabajadores antes de elegir el método utilizado para el registro, aunque no se llegue a un acuerdo.
- Conservar los registros durante cuatro años y ponerlos a disposición de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social y los trabajadores cuando los soliciten.
Sanciones por incumplimiento de la normativa
Tras la actualización del Estatuto de los Trabajadores, se modificó también el artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS):
En esa misma ley también se recogen los importes de las sanciones en función del grado de gravedad (encarecimiento de un 20% en el año 2021):
- Infracciones muy graves: de 7501 a 225 018 euros.
- Infracciones graves: de 751 a 7500 euros.
- Infracciones leves: de 70 a 750 euros.
El no registro, o registro incorrecto, de la jornada laboral se considera una infracción grave, sin perjuicio de que esta pueda llegar a ser “muy grave” en algunos casos.
Desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, se han realizado varias inspecciones en las que se han sancionado a organizaciones de todos los tamaños. La ministra de Trabajo y Economía Social lo tiene claro: “no va a quedar ninguna empresa, de la más pequeña a la más grande, por muy grande que sea, incluso una consultora multinacional, al margen de la ley”.
Una de las más sonadas fue la redada a las Big Four, en la que se descubrieron jornadas de más de 12 horas. Según avanzaba Xataka, esta inspección pudo haberse producido gracias a los datos recabados por el algoritmo MAX; la nueva herramienta de la Administración que promete acabar con las horas extras sin remunerar.
Consejos para una mejor gestión del registro de jornada
La obligatoriedad de registrar la jornada de los trabajadores suele ser percibida como una carga en lugar de como una oportunidad de gestionar mejor a los equipos de trabajo. Compartimos contigo unos consejos para facilitarte esta tarea a nivel legal y, de paso, aumentar la productividad y el compromiso de tus empleados.
Adáptate a las nuevas formas de trabajo
Según la Guía Hays 2023, la pregunta ya no es si en las empresas se teletrabaja, sino cuánto se teletrabaja. En plena explosión de estas nuevas formas de trabajo flexible, es inútil remar a contracorriente. ¿Cómo podrían fichar tus teletrabajadores firmando un papel?
Confiar en la autodeclaración por parte de los empleados (en remoto y oficina) es una excelente opción, pues se evita el efecto de infantilización de la plantilla, haciendo que tus empleados se sientan más valorados y comprometidos; y liberando a los mánagers o técnicos de RR. HH. de tareas tediosas.
Establece una política de horas extras
Es cierto que autorizar horas extras cuesta dinero, pero habitualmente es mejor para la empresa pagar horas extras que prohibirlas por varias razones:
- es más económico que contratar a una nueva persona. No solo por los gastos de contratación, sino también por el tiempo y dinero que deben invertirse en su capacitación;
- fomenta el desarrollo de una relación empresa-empleado sana basada en la comunicación bidireccional, y
- permite una mejor visibilidad sobre la carga de trabajo de los empleados, lo que permite gestionar mejor a la plantilla y repartir óptimamente las tareas y proyectos.
Para ello, establecer una política clara y consensuada es esencial. Así los empleados pueden solicitar las horas extras antes de realizarlas, para luego filtrarlas (y evitar abusos) o reevaluar las prioridades con el fin de evitarlas.
Sigue la carga de trabajo de tus empleados mediante objetivos trimestrales
Si tus equipos no tienen objetivos bien definidos, o tienen muchos pero sin plazos, no podrán gestionar su tiempo de manera óptima. Una buena manera de anticiparse a los imprevistos y limitar las horas extras es pasarse a la gestión trimestral del desempeño. Siguiendo este ritmo:
- el empleado sabe en qué objetivos enfocarse y puede fácilmente evaluar su viabilidad a lo largo del trimestre (y advertir a su mánager de la dificultad de una tarea si es necesario);
- el mánager tiene una mejor idea de la carga de trabajo de un empleado y puede reevaluar los objetivos si se da cuenta de que dicha carga es excesiva.
Equípate con la herramienta adecuada
Prioriza aquellas soluciones sencillas y poco invasivas sobre las que recaban datos personales de tus trabajadores, como los datos biométricos.
Se ha de tener mucho cuidado, porque para recabar estos datos debe existir una justificación razonable. Antes de la implantación de este tipo de herramientas, la empresa está obligada a realizar una evaluación del impacto que va a tener el sistema biométrico sobre los derechos de las personas trabajadoras, lo que supone una fuerte inversión de tiempo y dinero totalmente evitable.
