Controlar los horarios de tus empleados se complicó cuando llegó el Covid-19 y el teletrabajo a nuestras vidas. Si antes usabas una máquina para fichar, seguro has tenido que elegir otro sistema para cumplir con la ley de trabajo a distancia.
El control horario en Excel es el método menos costoso adaptado al teletrabajo, pero debemos considerar dos puntos clave: primero, una buena plantilla debe necesariamente resaltar las anomalías y las horas extras para ser efectiva, y segundo, puede no convenir a tu empresa en función de su tamaño o de su velocidad de crecimiento.
Descubramos cómo hacer una plantilla de control de horas en Excel, para quién conviene, y cómo dar un paso adelante para aprovechar los datos de su registro.
Existen varios sistemas de control horario, pero los únicos adaptados al teletrabajo son:
- la hoja de cálculo;
- el software de control horario (vía una app móvil o una interfaz web).
La ventaja de estos 2 métodos es que pueden aplicar el principio de autodeclaración, ya que para cumplir con la ley de trabajo a distancia, no tienes otra opción que dejar a tus empleados declarar sus tiempos. Aunque a veces no es fácil confiar en ellos, reconoce que es una manera de ganar un tiempo considerable en esta tarea, y de valorar y comprometer a tus empleados.
Nuestro consejo en Excel: pre-rellena las hojas de cálculo con los horarios teóricos de tus empleados para que solo tengan que declarar las horas extras y desviaciones (en otro color por ejemplo). Así, los empleados también ahorran tiempo y el aprobador puede ver de un vistazo las anomalías.
El control de horas en Excel conviene a las pequeñas empresas
Los equipos de RRHH no pueden dedicar todo su tiempo en esta tarea. Por tanto, es un método que conviene a las pequeñas empresas.
En 20 años de experiencia, los equipos de Lucca han constatado que las empresas de más de 30 personas encuentran difícilmente tiempo para controlar los horarios de manera manual, y cometen errores.
Por eso, recomendamos la hoja de cálculo a las empresas de máximo 15 empleados, ya que:
- un error humano puede salir muy caro en caso de control;
- es mejor tener una visión a largo plazo y prever las necesidades de tu empresa en crecimiento, que automatizar tu proceso de control horario cuando lo necesites más.
Si tu empresa tiene más de 15 empleados, descubre las ventajas de un software de gestión del tiempo de trabajo.
¿Cómo crear una plantilla de control horario en Excel?
Muchas páginas web ofrecen una plantilla gratis para descargar, pero la mayoría no te permite registrar los horarios de manera efectiva. Para ganar tiempo en el control horario, tu plantilla en Excel debe presentar:
- los horarios de entrada y salida para cada empleado, como lo requiere la ley;
- los tiempos de descansos, para asegurarte de que tus empleados se desconecten;
- el total de horas extras por empleado, el cual se puede calcular automáticamente (función SI de Excel, cf. plantilla gratis para descargar);
- el tiempo de trabajo teórico de trabajo vs. el tiempo de trabajo real, para detectar fácilmente potenciales anomalías.
Como lo mencionamos anteriormente, te recomendamos crear una hoja de cálculo compartida y completar tu Excel con los horarios teóricos de tus empleados (con un simple copiar/pegar), y dejar a tus empleados declarar las desviaciones (en otro color).
De esta forma, todos ahorran tiempo en esta tarea fastidiosa, los equipos de RRHH pueden concentrarse por fin en los datos que más les interesan, es decir las anomalías, y realizar informes con el objetivo de gestionar mejor la carga de trabajo del personal.
Dar un paso adelante y aprovechar los datos de tu registro de horario
El control horario es una obligación. Sin embargo, podría ser también una oportunidad para gestionar mejor tus talentos. En efecto, los empleados que declaran horas extraordinarias o desviaciones esconden a menudo un problema más grave. Puede tratarse de:
- una carga de trabajo excesiva;
- misiones irrealizables;
- una falta de formación o de seguimiento de parte del mánager;
- un malestar en el trabajo;
- …
Por eso, es muy importante no solo controlar los horarios de trabajo, sino también detectar las anomalías a fin de implementar acciones correctivas para que no se repitan. Para ayudarte en esta tarea, creamos una guía de 5 consejos para identificar la raíz de estos problemas y saber qué acciones poner en marcha.
