Herramienta de control horario gratis para empleados: ¿Es posible? ¿Y con qué límites?

control horario de empleados gratis

El control horario es la forma de saber con exactitud las horas que han trabajado sus empleados y, desde mayo de 2019 la Ley exige llevar este control a la práctica. Esta Ley de Control Horario establece, entre otras cosas, que:

  • todas las empresas, con independencia de su tamaño, estarán obligadas a llevar un registro de la cantidad de horas que trabaja cada empleado, así como del horario de inicio y de fin de la jornada laboral;
  • la empresa deberá conservar ese registro horarios durante al menos cuatro años;
  • los registros deben estar a disposición para los empleados, como para sus representantes legales como para la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, y deberán aparecer por separado las horas ordinarias y las extraordinarias.

Con esta ley se pretende «garantizar el cumplimiento de los límites en materia de jornada, crear un marco de seguridad jurídica tanto para las personas empleadas como para las empresas, y posibilitar el control por parte de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social».

Por eso, hoy te ofrecemos las mejores opciones para poder registrar el horario de tus empleados de forma que te supongan el menor coste posible.

Índice

¿Cómo comenzar el control horario?

Puede que te sientas un poco abrumado por el cambio que puede suponer esta novedad, pero existen diversas posibilidades entre las que puedes elegir la que mejor se adapte a tu modelo de negocio. 

No sólo tendrías que llevar este control sobre las horas trabajadas, sino que deberían aparecer también registradas las horas extras así como anomalías o ausencias.

A día de hoy, existen muchas empresas que cuentan con novedosos sistemas de fichajes como pueden ser los sistemas biométricos, sin embargo, aún hay numerosas empresas que no cuentan con un buen sistema de registro. 

Estas empresas que todavía no cuentan con este tipo de registro de horarios pero quieren iniciarse en ello, pueden empezar recurriendo a programas gratuitos, que les permitan llevar un control de las horas trabajadas de sus empleados de una manera sencilla y sin tener que hacer ninguna inversión.

¿Por qué una solución gratuita?

A pesar de que existen tanto diferentes métodos de control como diferentes precios, los gratuitos serán la mejor opción para aquellas empresas que no hayan manejado hasta ahora el registro de fichajes, ya que les permitirán familiarizarse con el sistema desde su forma más básica y, si no les convence el método de control elegido, podrán cambiar fácilmente a otro e incluso pasar a un sistema de pago si lo requieren.

En realidad, la mayor ventaja de estos sistemas es el ahorro de dinero que suponen con respecto a otros tipos de control.

Las soluciones gratuitas son las más idóneas para pequeñas empresas, cuyo crecimiento no sea rápido, ya que los sistemas gratuitos cumplirán perfectamente con sus funciones al no existir un gran volumen de empleados que registrar.

¿Cuáles son los límites de los métodos de control de horarios gratuitos?

Aunque los sistemas de control gratuitos cuentan con diferentes ventajas y son una buena opción a tener en cuenta, es cierto que también cuentan con inconvenientes:

  • requieren atención y más trabajo que otros sistemas;
  • la mayoría no se actualiza de forma automática, por lo que pueden faltar datos;
  • casi todos son fácilmente manipulables;
  • pueden perderse;
  • están desprotegidos frente a ataques.

Algunos ejemplos de programas gratuitos para controlar el tiempo de trabajo

Plantillas de Excel

Las tablas de Excel tienen una infinidad de usos posibles y este es uno de ellos. Además de ser una opción de lo más económica, es una forma muy sencilla para controlar las horas de entrada y salida de tus empleados. Otra ventaja es que las tablas de excel son muy versátiles, dado que los datos pueden modificarse y añadirse con facilidad, sin embargo, conviene tener en cuenta que esta ventaja puede convertirse en un inconveniente al poder modificarse por cualquiera que tenga acceso a ella, por lo que se recomienda dotarlas de algún tipo de seguridad como el uso de contraseñas. 

Hay que destacar que este modelo de control de horarios en Excel requiere tiempo y dedicación de la persona de la empresa que se encargue de esta tarea, así como del resto de los empleados para proporcionar los datos necesarios.

Para la elaboración de las tablas existen plantillas que facilitan mucho la tarea. Pueden encontrarse algunas de pago con multitud de funciones y fórmulas, pero también existen otras gratuitas más sencillas e igual de útiles. 

Documento de Word o PDF Interactivo

Este método es parecido al de las plantillas de Excel, ya que requiere del tiempo de la persona encargada de llevar el control y de los empleados, pero es incluso más sencillo.

La realidad es que la Ley dice que hay que controlar las horas trabajadas, pero no impone ningún método para llevar a cabo esta tarea, por lo que este sistema sería igual de válido que cualquier otro.

Registrar el horario laboral utilizando Word o Pdf puede hacerse de muchas formas, una de ellas es insertando el nombre de cada empleado en un documento para que ellos mismos apunten diariamente la hora a la que han empezado a trabajar y la hora a la que han dejado de hacerlo. Este sistema es más efectivo cuando no tienes contratado a un gran volumen de personas a cargo y cuando el horario no suele cambiar mucho. Si tu empresa tiene más de 15 empleados o si los horarios pueden variar mucho, te recomendamos que elijas otro método de control.

Aplicaciones

Existen multitud de aplicaciones creadas expresamente para poder llevar el control de las jornadas laborales de nuestros empleados. La mayoría de aplicaciones de este tipo son de pago o tienen versiones premium, pero también las hay gratuitas. 

La aplicación más conocida de este sector es Bixpe, una herramienta de control horario en la que los empleados podrán dejar constancia del inicio y final de su jornada laboral así como de los descansos realizados. Además cuenta con una funcionalidad que consiste en que, en caso de que el trabajador olvide fichar, la aplicación mandará una notificación a modo de recordatorio para que complete la tarea. Toda la información que se registre quedará almacenada y podrá consultarse siempre que se requiera. 

La principal desventaja de este sistema es que se requiere de un dispositivo para completar la ficha del horario y, en caso de fallar este dispositivo, la empresa deberá hacerse cargo de la responsabilidad. Por otra parte, si se terminara un contrato laboral o nuestro empleado decidiera marcharse, es posible que se deba eliminar cierta información al considerarse de ámbito privado y esto en muchas ocasiones no es sencillo.

Word, Excel y soluciones gratuitas vs auténticos programas de control horario

Todos los sistemas tienen sus ventajas e inconvenientes y debes conocer bien tu empresa para decidir qué método de control es el más idóneo para ella. Sin embargo, hay diversas ventajas en los softwares de control de horarios frente al resto de modalidades gratuitas, entre ellas se encuentran:

  • es posible conocer la actividad de tus empleados en tiempo real;
  • se pueden gestionar las bajas, ausencias y vacaciones de manera sencilla;
  • facilita la posibilidad de llevar un control en caso de teletrabajar;
  • se ahorra mucho tiempo en la entrada de datos;
  • no se pueden perder los datos registrados, ya que estos quedarán almacenados en un sitio seguro;
  • al tener disponible de forma sencilla todos estos datos se hace más fácil el análisis de la información para elaborar informes;
  • el empleado también puede acceder fácilmente a su informe, lo que ayuda a que pueda organizar mejor su trabajo;
  • no es necesario introducir fórmulas complejas en ninguna hoja de cálculo ya que el software lo hace por sí mismo.
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