Hoy en día tenemos bastante asumido que siempre es beneficioso invertir en formación para los empleados. Pero ¿te estás planteando si esto es una verdad indiscutible? ¿Merece la pena invertir en formación? ¿Quizás sería mejor destinar ese dinero a otro tipo de actividades?
Te hacemos un spoiler: sí, invertir en formación siempre merece la pena. Si no aporta beneficios, es porque los objetivos no estaban bien planteados desde el principio.
Los objetivos deben estar claramente formulados en tu plan de formación ya que constituyen la base para evaluar correctamente la eficacia del aprendizaje. Son el punto de partida de los indicadores de rendimiento (KPI) encaminados a comprobar si se han alcanzado los resultados deseados.
Por otro lado, los objetivos se centran en generar beneficios para la empresa, aunque no necesariamente económicos. Pueden estar orientados a la satisfacción de las necesidades formativas de los empleados, al trabajo de las competencias que deseas desarrollar, o a una optimización en los procesos de la empresa. Algunos ejemplos de objetivos de una formación serían los siguientes:
- Adquisición de nuevas competencias.
- Mejorar el rendimiento de los empleados.
- Mejorar la calidad de los productos o servicios.
La eficacia de la formación: los modelos de evaluación de Kirkpatrick-Phillips
El modelo de Donald Kirkpatrick
Este modelo clásico de evaluación de los procesos de evaluación fue creado para analizar objetivamente la eficacia de la capacitación, en qué medida han adquirido los conocimientos sus participantes y hasta qué punto son capaces de ponerlos en práctica en sus actividades laborales.
El modelo de Kirkpatrick se basa en cuatro niveles:
- Reacción: mide los niveles de satisfacción de los participantes durante la formación.
- Aprendizaje: mide el grado de conocimiento adquirido con la formación.
- Comportamiento: mide el cambio del comportamiento de los participantes en sus puestos de trabajo. Es decir, en qué medida son capaces de aplicar sus nuevos conocimientos a su día a día.
- Resultados: mide el impacto del proceso formativo en los resultados de la empresa, y en qué medida responden a los objetivos planteados durante la fase de planificación.
El modelo ROI de Jack Phillips
Jack Phillips se basa en el modelo de Kirkpatrick añadiendo un quinto nivel de tipo financiero: el retorno de la inversión de la capacitación. Este último nivel nos indicará si el rendimiento económico que ha aportado la capacitación es mayor que los gastos generados.
Basándonos en los modelos de Kirkpatrick y Phillips, podemos señalar cinco KPI fundamentales que sirven para evaluar los aspectos clave señalados por ellos.
5 indicadores clave para medir la eficacia de la formación
KPI #1 Curva de aprendizaje
Cuanto más rápida sea la curva de aprendizaje antes aprenderán los empleados y antes estarán listos para producir resultados. Por lo tanto, el tiempo necesario para alcanzar las competencias deseadas es un indicador importante para medir la eficacia de la formación.
Para monitorear este KPI puedes medir el tiempo medio e individual que tardan los empleados en terminar la formación y comparar su rendimiento antes y después de la formación.
KPI #2 Nivel de satisfacción de los participantes
Uno de los principales objetivos de una capacitación es aportar conocimientos y/o competencias a sus participantes. Pero no solo eso; también que estos sientan que les ha aportado algo útil. Es muy importante comprender la forma en que han percibido el proceso para saber qué ha funcionado y qué debería revisarse.
Para medir el nivel de satisfacción puedes lanzar encuestas para que los participantes respondan directamente a una serie de preguntas clave. Además, puedes servirte de métricas cuantitativas como la tasa de participación, la tasa de finalización o los resultados individuales obtenidos en caso de realizar un test de evaluación al terminar el aprendizaje.
KPI #3 Conversión de conocimientos en competencias
La intención de cualquier formación es que los empleados transformen los conocimientos adquiridos en competencias prácticas que puedan implementar en sus actividades.
Los datos de rendimiento de los empleados antes y después de la formación son métricas que pueden ayudar a evaluar este KPI. Sin embargo, la observación también puede proporcionarnos información muy valiosa, ya que el nivel de transferencia de conocimientos depende en gran medida de la motivación del empleado para aplicar estas nuevas competencias a su trabajo diario.
KPI #4 Impacto en las métricas de rendimiento de la empresa
Un objetivo perseguido por multitud de formaciones empresariales es optimizar el rendimiento tanto de los trabajadores como de la organización. Esta optimización puede verse reflejada en una mayor eficacia y productividad, un aumento en las ventas, una mejora de los productos y servicios, en cuestiones asociadas al cumplimiento de las normativas…
Para comprobar el rendimiento de este indicador deberás medir las diferencias entre las métricas de rendimiento de todos estos factores antes y después de la formación.
KPI #5 Retorno de la inversión (ROI)
Aplicado a la capacitación, este indicador de rendimiento funciona según la fórmula general del ROI. El resultado nos indicará si los beneficios económicos que aporta la capacitación son mayores que los costes de su implementación.
Pero en la práctica, si la capacitación no está directamente relacionada con resultados cuantitativos de la empresa es complicado conseguir un cálculo objetivo.
Para medir bien el retorno de la inversión primero habría que realizar un estudio sobre los gastos asociados a la brecha de capacitación. Por lo tanto, hay que saber de antemano las pérdidas que genera en la empresa la laguna de conocimiento o ineficiencia de los empleados para poder compararlas con los resultados obtenidos después de la aplicación de las nuevas competencias.