Gilles Satgé es el director general de Lucca, una empresa de software de recursos humanos. En 2019, su empresa contrató a más de 90 personas y alcanzó la cifra de 200 empleados. La gestión de nóminas se convirtió entonces en un proceso estratégico para Lucca, que estaba experimentando un hipercrecimiento.
Gilles quería poder gestionar las nóminas:
- al mejor coste;
- reduciendo al mínimo el tiempo invertido, los errores y el riesgo de ajuste fiscal;
- aprovechando al máximo las reducciones de las cuotas patronales permitidas por la ley.
Luego, analizó las distintas soluciones y opciones del mercado que tenía a su disposición: insourcing, externalización total y parcial, automatización del proceso de gestión de nóminas, etc. Debajo encontrarás sus principales conclusiones y recomendaciones para elegir u optimizar su proceso de gestión de nóminas.
La elección de un proceso de gestión de nóminas depende totalmente de las características de la empresa: recursos, competencias, organización. Por eso no es posible tener respuestas claras o soluciones «listas». Tómate el tiempo necesario para evaluar la complejidad de tu organización antes de elegir un método de gestión de nóminas. Los siguientes criterios te ayudarán en tu análisis:
- el tamaño de la plantilla: ¿cuál es el volumen de componentes variables que hay que procesar cada mes?
- el sector de actividad: ¿cuál es el nivel de complejidad de vuestros convenios colectivos?
- las profesiones: ¿cuáles son las duraciones y las modalidades de los contratos de trabajo?; ¿cuál es vuestra tasa de rotación?
- la organización de la empresa: ¿tenéis varias filiales?
- herramientas utilizadas en la empresa: ¿contáis con software de RRHH?
- recursos internos: ¿disponéis de un experto en nóminas en vuestra plantilla?
Automatizar la recopilación de los componentes variables de la nómina
El proceso de nóminas se vuelve más fluido cuando una empresa implanta un software de RRHH. Aunque su objetivo principal es automatizar los procesos de gestión de los recursos humanos de una empresa, también permite recopilar (directamente en formato digital) la información que posteriormente se requerirá para generar las nóminas:
- fecha de llegada de un nuevo empleado, recopilación y actualización periódica de los datos de RRHH que le conciernen (número de la Seguridad Social, datos bancarios, etc.) a través de un módulo de gestión de personal;
- cálculo de las vacaciones, las ausencias y las horas extraordinarias mediante un módulo de gestión del tiempo;
- pluses salariales, comisiones, a través de un módulo de recopilación de los componentes variables de la nómina.
Un software de RRHH permite automatizar la recopilación de la remuneración variable y exportar la información para el cálculo de la nómina. Este ahorro de tiempo te permitirá ajustar el nivel de acompañamiento de tu asesoría si es que subcontratas este proceso.
Adaptar su nivel de acompañamiento a sus necesidades con una subcontratación "a la carta"
Las soluciones de gestión de nóminas se han diversificado tanto que la oposición «insourcing vs. outsourcing» ya no existe. Ahora es posible personalizar el nivel de apoyo que te presta tu asesor y determinar con él qué tareas del proceso debe asumir. Veamos juntos las diferentes soluciones de externalización.
Externalización total de la gestión de nóminas
En el caso de una gestión de nóminas externalizada al 100%, el asesor se encarga de todo el proceso, incluso de tramitar las declaraciones sociales y de mantener al día el libro contable. Utiliza su propio software y, por tanto, gestiona los aspectos de configuración y actualización según las reformas legales.
También se encarga de:
- crear las fichas de los empleados en el software;
- gestionar la remuneración variable a partir de la información facilitada por la empresa;
- registrar las altas, las bajas y todas las incidencias ante la Seguridad Social o generar informes para el departamento de contabilidad y finanzas.
| Ventajas de la externalización total | Inconvenientes de la externalización total |
|---|---|
El asesor se encarga de todas las tareas relacionadas con la elaboración de las nóminas. En caso de ajuste fiscal, pagará las eventuales sanciones por retraso. | Plazos (a menudo) rígidos para proporcionar la información necesaria para generar las nóminas.
Un coste a veces importante.
Fuerte dependencia a la asesoría laboral. |
Externalización parcial
La externalización parcial es una alternativa menos costosa que la subcontratación total. El principio es sencillo: el asesor te confía tareas simples que tienen poco valor añadido (por ejemplo, la recopilación de la parte variable de la remuneración) para que pueda dedicarse sólo a las que requieren ser experto en gestión de nóminas.
Para ello, utiliza un software de nóminas que le permite dejar el ingreso de los datos de las nóminas en manos del cliente, generalmente a través de una interfaz web. Esta descentralización de la entrada de datos es lo que le permite bajar sus tarifas.
En la práctica, los servicios de la agencia pueden ser más o menos importantes, dependiendo del número de tareas que te confía. Si pides la máxima ayuda posible, solo te bastará con introducir los elementos variables de la nómina y las modificaciones de tus expedientes de RRHH (datos bancarios, categoría profesional…). El asesor se encargará de todo el resto. En otros casos, es posible que te encargues de la creación de las fichas de los nuevos empleados o de la generación de determinados documentos como el archivo para realizar el pago de los salarios, por ejemplo.
El precio por nómina varía según la fórmula elegida, pero en todos los casos, tú serás responsable de cualquier error de introducción o de interpretación respecto al funcionamiento del software de nóminas.
| Ventajas de la externalización parcial | Inconvenientes de la externalización parcial |
|---|---|
Coste reducido en comparación con la externalización total.
La asesoría puede hacerse cargo por completo en caso de ausencia de tu gestor de nóminas interno. | La carga de la entrada de datos: a medida que una empresa crece, establecer el archivo de nóminas o rellenar los formularios que ofrece el portal del asesor se convierte en una tarea tediosa debido a la cantidad de información que hay que introducir. |
Externalización ampliada con una asesoría digital
Las gestorías o asesorías se dan cuenta cada vez más de que sus portales (para la creación de nuevos empleados o la introducción de elementos variables de la nómina) entran en conflicto con el software de RRHH ya existente de sus clientes.
De hecho, la mayoría de estos portales son simples formularios de introducción de datos y, por lo general, no disponen de soluciones de conexión a software de terceros. Por lo tanto, la empresa está obligada a introducir la información ya recopilada en su software de RRHH.
Para superar esta limitación, algunas agencias entraron en contacto con editores de software de RRHH para ofrecer un nuevo tipo de externalización: la externalización “ampliada”. Con este tipo de servicio, ya no tendrás que exportar archivos de nóminas, reintroducir datos o realizar integraciones. Es el asesor el que recoge la información directamente del software de RRHH de la empresa.
| Ventajas de la externalización ampliada | Inconvenientes de la externalización ampliada |
|---|---|
No es necesario volver a introducir los datos una vez insertados en el software de RRHH.
Un ahorro de tiempo importante.
La seguridad de los datos.
Precios cercanos a los de externalización parcial. | Tu asesoría debe ser seleccionada por un editor de software de RRHH para recibir una formación sobre el uso y la configuración de la herramienta. |
Para concluir, adaptar la gestión de nóminas a las necesidades de tu empresa
Antes de elegir tu proceso de gestión de nóminas (o de cambiarlo):
- evalúa la complejidad de tu organización empresarial;
- implanta un software de RRHH en tu empresa para automatizar la recopilación de los componentes variables de la remuneración;
- si optas por la externalización, elige el nivel de acompañamiento que necesites.
