La gestión de nóminas es uno de los procesos más complejos de la gestión administrativa:
- cientos de datos para procesar;
- plazos estrictos que deben cumplirse;
- nóminas a generar;
- textos legales y convenios colectivos para interpretar;
- software para configurar…
Los editores de software ofrecen ahora soluciones que prometen facilitar la elaboración de las nóminas. Estas herramientas pretenden hacer «casi» todo, eliminando así la necesidad de contratar expertos en gestión laboral.
Esta promesa es ciertamente atractiva, pero ¿es sostenible? ¿Y realmente tiene sentido automatizar la gestión de las nóminas, teniendo en cuenta lo que está en juego para la empresa y los riesgos en caso de errores en los cálculos de las nóminas? Analicemos juntos lo que conviene en cada tarea.
Una solución de RRHH no está diseñada para producir nóminas. Su función consiste en automatizar los procesos administrativos y de RRHH, como la gestión de los expedientes de RRHH, de las vacaciones y el control horario. Recolecta de forma homogénea todos los datos relacionados con la actividad de los empleados (la parte variable de la remuneración), que luego serán necesarios para el cálculo de la nómina:
- ausencias del mes;
- horas extras trabajadas;
- pluses salariales…
Tradicionalmente, un responsable administrativo dedica el 75% de su tiempo a recopilar y estructurar toda esta información, mientras que el 25% restante, la procesa y comprueba.
Al automatizar la gestión de las nóminas y, más concretamente, el cobro de la remuneración variable con un software, se libera de tareas que consumen mucho tiempo y tienen poco valor añadido. Así, puede dedicar más tiempo a la gestión del personal y participar en las misiones de RRHH de la empresa.
Consejo: controla los datos ingresados en el software para garantizar su fiabilidad
Incluso el mejor software del mercado no podrá garantizar la fiabilidad de los datos enviados a la nómina si no se han introducido correctamente en la herramienta de antemano. Por lo tanto, recomendamos supervisar la entrada de datos, configurando con precisión los parámetros del sistema.
Por ejemplo, es posible determinar el derecho a vacaciones de cada empleado en función de su estatus, antigüedad y convenio. Así, los empleados no podrán tomar más días de los que les corresponden (y por tanto no habrá errores en la nómina).
Lo que no debe automatizarse y permanecer bajo el control de un experto: el control y la interpretación de los datos
Seguir las reformas legales, identificar lo que le concierne a la empresa, tener en cuenta las normas específicas de su convenio colectivo, anticipar los umbrales por número de empleados… Son acciones que no pueden realizarse sin las competencias y la experiencia de un gestor de nóminas.
Por lo tanto, es aconsejable contar con un experto para esta parte de la elaboración de las nóminas, aunque sólo sea para garantizar que la empresa se beneficie de las medidas fiscales a las que tiene derecho o para evitar errores que puedan conducir a sanciones administrativas.
¿Conviene incorporar un gestor de nóminas a la plantilla?
La respuesta depende del contexto de la empresa y de sus especificidades. Además del tamaño de la empresa, existen varios criterios que influyen en esta decisión:
- organizacional (filiales y distribución geográfica);
- funcional (sector de actividad);
- normativo (acuerdo, costumbres, prácticas, etc.).
Por ejemplo, en el caso de una empresa con un convenio colectivo complejo (por ejemplo, en el sector del transporte), con una plantilla numerosa (más de 400 empleados) o con una alta rotación (personal temporario…), recomendamos contratar a un experto en nóminas.
Para una empresa cuya plantilla está compuesta principalmente por empleados con contrato indefinido y sujetos a un convenio simple (por ejemplo, un convenio estatutario), confiar el cálculo de la nómina a un asesor es una opción interesante. Sin embargo, requiere que la empresa se adapte a las limitaciones de las herramientas de la gestoría para transferir la remuneración variable (envío del archivo de nómina o entrada de datos en una interfaz, exportaciones compatibles con el software de nóminas de la empresa, etc.).
Algunos editores de software de RRHH ofrecen ahora soluciones de externalización ampliadas con agencias expertas en gestión laboral para resolver este problema. El papel del asesor externo consiste entonces en enviar la parte variable de la remuneración a su herramienta, conectándose al software de RRHH de la empresa directamente.
La automatización de las nóminas en pocas palabras
La automatización de las nóminas es posible, pero (todavía) no al 100%. Para garantizar el éxito del proceso, es necesario:
- prestar mucha atención a la configuración de las herramientas que recolectan automáticamente la remuneración variable, para garantizar la fiabilidad de los datos necesarios para el cálculo de la nómina;
- contar con la experiencia de un gestor de nóminas para interpretar los datos y asegurarse de que la empresa cumple con la normativa vigente.
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