En toda empresa, sea cual sea su sector o tamaño, son necesarias una serie de políticas de Recursos Humanos que ayuden a la gestión de personas de manera interna, y que transmitan la filosofía de la organización a nivel externo.
Como sabemos que no siempre es tarea fácil elaborar una, en este artículo te presentamos las definiciones indispensables, los diferentes tipos de políticas de RR. HH. que existen y una hoja de ruta para que no te dejes nada en el tintero durante su confección.
Una política de RR. HH. es un conjunto de procedimientos y directrices concebidas para la correcta gestión del capital humano en una organización. Estas políticas suelen aplicarse en diversos ámbitos como la selección, la remuneración o la salud laboral. Para su confección se suele elaborar un documento que compila toda la información indispensable para su correcta aplicación, tanto desde el punto de vista de los gestores como de los empleados.
¿Por qué son importantes las políticas de Recursos Humanos?
Contar con políticas de Recursos Humanos presenta numerosas ventajas para toda la empresa e, incluso, para futuros empleados:
- Garantizan la coherencia y correcta estructuración de los procedimientos de la organización, pues detallan la manera en que deben aplicarse sin dejar cabos sueltos.
- Mejoran la fluidez y transparencia de la información, ya que suelen compartirse con todos los empleados. La plantilla, por lo tanto, está informada de sus deberes y obligaciones en los distintos ámbitos de actuación del Departamento de Recursos Humanos.
- Contribuyen al desarrollo de la marca empleadora y, por ende, a la atracción y fidelización del talento. Sobre todo si estas políticas tienen en cuenta las expectativas y la realidad del mercado laboral.
- Reducen las quejas, disputas y los problemas legales en la empresa, pues detallan los requisitos y condiciones que deben cumplirse para que se dé una situación concreta. Por ejemplo, en las políticas de remuneración variable, queda recogido todo lo que debe realizarse para cobrar un bonus, sin lugar a dudas.
- Reflejan la cultura y visión de la empresa, aportando un marco de referencia común para todos los empleados, lo que contribuye al desarrollo del sentido de pertenencia a la organización.
¿Cuáles son las principales políticas de Recursos Humanos?
Si bien cada empresa decide qué políticas implementar, estas son algunas de las más habituales; a incluir en tu Plan de Recursos Humanos:
Política de vacaciones y ausencias
Si bien en los convenios, propios y colectivos, se recoge toda la información con respecto a los derechos de los trabajadores a ausentarse por diversos motivos y los días de vacaciones anuales, es muy recomendable elaborar una política que recoja todos los datos clave sobre este ámbito. De esta manera, se facilita la comprensión de la información y se delimitan los requisitos y condiciones que deben cumplir los empleados para solicitar sus días. Además, también debería incluirse el procedimiento para realizar las peticiones (tiempo de antelación, canales etc.).
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Política de selección de personal
Ya sea para reclutamiento interno o externo, esta política recoge toda la información necesaria para realizar un proceso de selección estructurado, respetuoso y transparente. En ella se suelen detallar diferentes fuentes de reclutamiento, los procedimientos para evaluar a los candidatos, los requisitos para cada puesto o el estilo de redacción de las ofertas de empleo, entre otros.
Política de teletrabajo
Toda empresa con teletrabajadores necesita una política que detalle todo lo necesario para la correcta aplicación de este régimen: días semanales de derecho para cada perfil de trabajador, compensación de gastos derivados de esta forma de trabajar, protocolos a seguir en caso de incidencias técnicas… En función de sus necesidades, cada organización podrá incluir o prescindir de ciertos apartados, pero como mínimo recomendamos recoger los derechos y obligaciones de empleados y empleador para evitar posibles malentendidos.
Política de remuneración
En este documento se redactan las directrices a seguir para remunerar a todos los empleados de la empresa. Si existe remuneración variable, también se detallan los requisitos para poder cobrarla (consecución de objetivos, rendimiento excepcional etc.). Por otro lado, es el documento idóneo para detallar la filosofía de la empresa con respecto a la remuneración: ¿apostamos por la transparencia salarial? ¿Creemos en la autofijación de salarios?
Política de beneficios sociales
Muy ligada a la política anterior (de hecho, es posible redactar ambas bajo un mismo tema), la política de beneficios compila todo lo que la empresa ofrece a los empleados a parte del sueldo: ticket restaurante, gimnasio, guardería etc., así como las condiciones que deben cumplirse para disfrutar de esos beneficios (cierta antigüedad, posiciones concretas etc.).
Política de RSC
La Responsabilidad Social Corporativa abarca todo aquello que hace la empresa para ser respetuosa en términos sociales, económicos y ambientales. Dado que es un tema muy amplio, es muy recomendable redactar una política que recopile la estrategia de la organización de forma clara y transparente que aborde temas como las prácticas de sostenibilidad que se llevan a cabo (reducción de emisiones o de uso de papel, por ejemplo), de Diversidad e Inclusión, en relación con la ética comercial, etcétera.
Política de formación y desarrollo
Ofrecer formación en tu empresa es una excelente manera de velar por el desarrollo de tus trabajadores para que se mantengan competitivos en este entorno laboral tan cambiante. En esta política puedes incluir los requisitos y detallar el procedimiento para solicitar una formación, así como detallar a tus gestores los pasos para elaborar un plan de formación acorde a tu normativa interna e, incluso, incluir un listado con los tipos de formación disponibles.
Política de salud, seguridad y bienestar laboral
La Prevención de Riesgos Laborales es muy importante en el entorno corporativo, así como el mantenimiento de un buen clima laboral y el cumplimiento de la normativa relacionada con la seguridad en el trabajo. Estas políticas recogen toda la información relativa a estas áreas para mantener actualizados los protocolos a seguir por parte de toda la plantilla que garanticen un entorno de trabajo seguro y saludable.
¿Cómo elaborar una política de Recursos Humanos?
He aquí una hoja de ruta resumida en 7 pasos para elaborar una política de Recursos Humanos bien definida y eficaz:
Analizar la situación existente
Antes de iniciar la elaboración de cualquier política de Recursos Humanos, es indispensable realizar un análisis del estado de los procesos actuales para afinar muy bien el punto de partida del proyecto. Por ejemplo, si queremos optimizar nuestro reclutamiento, será pertinente detallar cómo se está llevando a cabo el proceso hasta ahora, los objetivos actuales, los resultados obtenidos y el detalle de las acciones que se han llevado a cabo.
Determinar las necesidades
A partir del análisis precedente, lo recomendable es detallar las necesidades que se han detectado: mejorar los procesos de reclutamiento y onboarding, definir mejor los derechos y obligaciones de los teletrabajadores etc. Esta información será muy util para definir los objetivos de cada política a elaborar.
Fijar los objetivos y los KPI a seguir
Ahora es el momento de definir los objetivos y los indicadores clave de rendimiento que van a seguirse para evaluar los resultados de la política. Recuerda que estos objetivos deben ser realistas, alcanzables, y redactados de manera clara. Te recomendamos seguir el modelo SMART. Para los indicadores, no olvides anotar las fórmulas de cálculo para facilitar la tarea.
Definir los públicos objetivo
En función del tipo de política a implementar, varios grupos de empleados podrían verse afectados. Por ejemplo, mientras una política de reclutamiento afecta a toda la plantilla, una de teletrabajo solo afectará a los empleados que trabajen desde casa (parcial o totalmente). Es importante acotar los públícos objetivo para establecer a posteriori una buena estrategia de comunicación y seguimiento, y para asegurarse de que los mensajes a comunicar se dirigen a la audiencia pertinente en cada caso.
Redactar un documento
Elaborar un documento es esencial para recopilar toda la información recabada y definida en los apartados anteriores. Pero no solo eso, también es el lugar donde detallar las acciones concretas que se llevarán a cabo para implementar y seguir la política que se ha confeccionado.
Comunicar la política a los empleados
Una vez elaborada la política, es esencial comunicarla de manera efectiva a los empleados. Te recomendamos que utilices canales de comunicación variados, como un comunicado oficial en tu intranet, reuniones con grupos de interés (presenciales o por videoconferencia), formaciones si son necesarias etc. Asegúrate de que todas las personas afectadas por la política son conocedoras de los cambios implementados, la hoja de ruta a seguir y de lo que se espera de ellos para que el kick-off vaya sobre ruedas.
Evaluar la política
Por último, y en función del ritmo de evaluación que hayas fijado, será necesario ir evaluando la política para estudiar su impacto y detectar ejes de mejora: ¿se están consiguiendo los objetivos? ¿Qué obstáculos se han detectado? ¿Qué medidas correctivas podemos llevar a cabo para velar por su correcta aplicación?
Ejemplo: política de teletrabajo en formato FAQ
Innovar en la forma en la que presentas tus políticas puede ayudarte a mejorar su comprensión. A continuación, te presentamos una política de teletrabajo redactada en formato preguntas y respuestas para inspirarte.
1. Condiciones generales del régimen de teletrabajo
Ejemplo:
Únicamente los trabajadores que reúnan todos los requisitos siguientes podrán acogerse al régimen de teletrabajo de manera totalmente voluntaria:
- Empleados que hayan superado su periodo de prueba.
¿Por qué? Pensamos que es importante que los recién llegados reciban un acompañamiento presencial durante sus primeras semanas para garantizar su integración y resolver sus dudas rápidamente.
- Empleados con una antigüedad mínima de 6 meses.
¿Por qué? Consideramos que es a partir de ese momento cuando el trabajador empieza a ser lo suficientemente autónomo como para teletrabajar.
Ejemplo:
El empleado tiene derecho a teletrabajar desde cualquier lugar siempre que se pueda garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales en general, así como las de prevención de riesgos laborales y salud laboral.
Ejemplo:
Cada empleado mantendrá su horario de trabajo habitual y garantizará su disponibilidad general dentro de sus horas de trabajo. Esto implica que los teletrabajadores se comprometen a conectarse de manera síncrona cuando sea necesario dentro de su jornada laboral.
La empresa garantizará los periodos de descanso dentro de la jornada establecidos en la legislación vigente en cada caso. Asimismo, una vez finalizada la jornada, se garantizará el derecho a la desconexión.
Ejemplo:
En función de la naturaleza del puesto de trabajo y de las necesidades de los equipos, cada departamento definirá de manera interna el número total de días de teletrabajo por semana, pudiendo oscilar entre uno y cuatro días. Como pensamos que es necesario mantener un vínculo social directo con los colegas de la oficina, solicitamos que, como mínimo, se asista un día a la semana de forma presencial.
En casos excepcionales, en los equipos de desarrollo e internacional, se permitirá trabajar full remote de manera temporal o indefinida. Esta situación responde a necesidades de desarrollo de producto, disponibilidad de ciertos perfiles y otras variables.
Cada empleado deberá hablar con su mánager para determinar la cantidad de días exacta en su caso particular.
Ejemplo:
El régimen de teletrabajo está sometido a los principios de voluntariedad y reversibilidad, de acuerdo con la Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia. Por lo tanto, un acuerdo de teletrabajo podrá anularse tanto por parte del empresario como por parte del empleado.
Con el objetivo de garantizar una transición estructurada, cualquiera de las dos partes debe comunicar la intención de anular dicho acuerdo con un preaviso de, al menos, 15 días naturales. A partir de entonces, se trabajará en la elaboración de un nuevo acuerdo individual que recogerá las nuevas condiciones.
Ejemplo:
Sí. La empresa se compromete a priorizar las solicitudes de acceso al teletrabajo regular (llegando a poder realizarse en modo full remote) en estas situaciones con el objetivo de reducir los desplazamientos y facilitar la conciliación.
2. Derechos de los teletrabajadores
Ejemplo:
La empresa proporcionará a cada teletrabajador el siguiente equipo técnico:
- Ordenador portátil con todo el software necesario para trabajar.
- Pantalla externa.
- Teclado, ratón y auriculares con micrófono.
En caso de ser necesario, y previa aprobación de una solicitud individual, se pondrá a disposición del teletrabajador mobiliario de oficina: escritorio, silla etc. Esta solicitud debe realizarse al mánager, quien se encargará de su gestión con el equipo de RR. HH..
Todo empleado se compromete a cuidar el material proporcionado y a devolverlo en perfecto estado en caso de finalización de contrato, o de retorno a la modalidad de trabajo presencial.
Ejemplo:
Siempre que el porcentaje de teletrabajo sea igual o superior al 30% de la jornada, la empresa compensará los gastos derivados de esta modalidad de la siguiente forma:
- Pago único de XXX euros brutos en concepto de ayuda a la infraestructura para los teletrabajadores con contrato indefinido y una antigüedad igual o superior a un año.
- Pago prorrateado de XXX euros mensuales distribuidos en 12 mensualidades para cubrir los gastos derivados de la prestación de servicios en régimen de teletrabajo.
Para empleados que teletrabajen menos de un 30% de su jornada no existirá ninguna compensación al entenderse que sus condiciones de trabajo no variarán sustancialmente respecto a las habituales.
3. Protocolos especiales para personas en teletrabajo
Ejemplo:
- El empleado que desee acogerse al régimen de teletrabajo deberá comunicárselo a su mánager por escrito, detallando los días por semana que desea teletrabajar.
- El mánager aprobará la solicitud si se cumplen los requisitos recogidos en este documento.
- Una vez aprobada la solicitud, el mánager se pondrá en contacto con el departamento de RR. HH. para que inicien los trámites de redacción del acuerdo de teletrabajo individual.
- Firmado este acuerdo, la empresa proporcionará al empleado todo el material necesario para el desempeño de sus funciones en régimen de teletrabajo y este podrá iniciar su actividad con las nuevas condiciones.
Ejemplo:
No existe ningún cambio en relación con este proceso: los teletrabajadores tienen la obligación de registrar su jornada diaria tal y como hacen los empleados en régimen presencial. Cada empleado declarará su hora de entrada (primera conexión), sus pausas (almuerzo, descansos) y la hora de salida (desconexión) de cada día trabajado en el sistema habilitado para esta tarea.
Ejemplo:
Sí. En caso de que un teletrabajador experimente problemas técnicos en su domicilio (corte de suministros, mala conexión a Internet, caída del WiFi etc.), este deberá comunicarlo a la mayor brevedad posible llamando a (NOMBRE DE LA PERSONA) al (NÚMERO DE TELÉFONO). El equipo técnico intentará resolver el problema de forma remota, si es posible. En caso contrario, se comunicará la situación a RR. HH. y se estudiará cada caso de manera particular.
Si el problema persiste, se solicitará al trabajador asistir presencialmente a la oficina para garantizar el correcto desempeño de sus funciones. Una vez se solucione el problema, podrá volver al régimen de teletrabajo acordado.
Por otro lado, si se cuenta con una conexión a Internet estable, pero se experimentan problemas con algún software, se debe seguir el procedimiento habitual: generación de una solicitud de soporte técnico mediante el canal habilitado para estas situaciones.
Ejemplo:
Todo teletrabajador que sufra un accidente durante sus horas de trabajo deberá acudir a un centro de salud (siempre que sea posible se acudirá a aquellos habilitados por nuestra mutua) y avisar a su mánager lo antes posible para que esté informado de la situación.