Un informe de actividad brinda información clave para tomar decisiones estratégicas. Sin embargo, su elaboración e interpretación puede convertirse en una ardua tarea si no se acotan los datos a recabar, los objetivos perseguidos y la manera en que se va a presentar y a analizar la información.
Para ayudarte, en este artículo te damos 4 KPI esenciales con los que podrás elaborar e interpretar tus informes de actividad de manera óptima.
Ciertos KPI pueden ayudarte a evaluar qué ha funcionado o está funcionando, si los mides sobre la marcha, y qué no en términos de gestión del tiempo de trabajo y rentabilidad.
Tiempo pasado en tareas
Para calcular este KPI solo debes sumar el total de horas dedicadas a una tarea o actividad durante un periodo definido.
Si quieres convertir este dato a porcentaje:
T = (Número de horas dedicadas a una actividad en un periodo de tiempo X 100) / Número total de horas trabajadas en ese periodo de tiempo.
Un empleado dedica 12 horas semanales a una actividad, del total de las 40 horas que trabaja por la semana.
(12 x 100) / 40 = 30% de su tiempo semanal dedicado a esa actividad.
Con la información obtenida puedes plantearte eliminar, automatizar y/o priorizar ciertas tareas para optimizar el tiempo de trabajo, aumentar la productividad y, por ende, mejorar la rentabilidad de los proyectos.
Por otro lado, este KPI puede ayudarte a detectar:
- una falta de competencias o habilidades;
- una falta de recursos (humanos, técnicos etc.);
- una falta de compromiso o motivación, y/o
- una mala dirección o unos objetivos mal definidos.
Dependiendo de los motivos identificados, deberás poner en marcha distintas acciones de mejora: cursos de formación, reasignación de recursos, rediseño de la estrategia de objetivos etc.
Tiempo planificado frente al dedicado
Para calcularlo debes restar el tiempo dedicado al previsto:
T = Tiempo previsto – Tiempo real dedicado
Resultado > 0 = Mejor de lo previsto.
Resultado = 0 = Como lo previsto.
Resultado < 0 = Peor de lo previsto.
Se establece una previsión de dedicación de 50 horas para un proyecto. Finalmente, se le han dedicado 45 horas.
T= 50 - 45 = 5 horas de ahorro.
Con la información obtenida puedes planificar mejor los proyectos:
- Si lo haces sobre la marcha (desgranando el proyecto en varias tareas) serás capaz de identificar desviaciones de manera temprana para poner en marcha acciones correctoras inmediatas, como plantear una nueva calendarización del proyecto.
- Si lo haces al final del proyecto podrás identificar picos de actividad durante el año, así como tendencias y patrones a mantener o a corregir para optimizar la planificación de futuros proyectos.
Empresas que facturan su tiempo al cliente
Si estas horas se facturan al cliente, para calcular el beneficio/pérdida, solo hay que multiplicar el resultado obtenido por el precio/hora que se estipule.
Suponiendo que el precio/hora fuera de 25 euros:
T= 5 x 25= 125€ de beneficio.
También puedes mejorar la rentabilidad al medir este indicador sobre la marcha. La información recabada te permite fijar tus tarifas precisamente o negociar cláusulas adicionales en caso de ser necesario. Presenta y justifica esta información a tu cliente para negociar los cambios que te convengan: solicitar más horas, pactar otro precio/hora etc.
Porcentaje de finalización de proyectos o actividades a tiempo
Para obtener el porcentaje sigue esta fórmula:
T = (Número total de proyectos completados a tiempo en un periodo de tiempo / Número total de proyectos en ese periodo) X 100
Cuanto más se acerque el resultado al 100%, mejor.
En el primer trimestre se han realizado 12 proyectos, de los cuales 10 se han terminado a tiempo y 2 sufrieron algún tipo de retraso.
T= (10/12) x 100 = 83,33% de proyectos finalizados en el tiempo previsto.
Si bien este porcentaje puede ayudarte a realizar una mejor asignación de recursos, también es especialmente útil para fijar los bonus de manera objetiva a los equipos con remuneración variable, pues permite identificar lo que se ha conseguido y lo que no dentro de un periodo de tiempo concreto.
Tasa de trabajo por empleado
Puedes calcular este KPI con la siguiente fórmula:
T = (Total de horas facturables (dentro de un tiempo establecido: semanal, mensual) / total de horas registradas en ese periodo) x 100
Esto se puede hacer por actividad o proyecto, o con el total de horas registradas en todos los proyectos. Lo ideal es que el porcentaje obtenido sea lo más cercano posible al 100%.
Un empleado dedica 30 horas a la semana a tareas facturables, y 10 a tareas no facturables del total de sus 40 horas semanales.
T= (30/40) x 100 = 75% del tiempo dedicado a tareas facturables.
Dicho de otro modo: este empleado estaría dedicando un 25% de su tiempo de trabajo efectivo a tareas no facturables (100-75).
Este porcentaje puede ayudarte a identificar a los trabajadores más rentables en términos de gestión de trabajo efectivo y a equilibrar la carga de trabajo de los empleados de un mismo equipo para fomentar la equidad y prevenir riesgos psicosociales como el agotamiento.
Analiza y presenta la información
Te recomendamos que elabores tablas y gráficas que simplifiquen la presentación y el análisis de los resultados obtenidos. Para ello, es muy útil ayudarse de una herramienta que automatice esta tarea.
