La llegada de un empleado a una empresa es estratégica. Apoya el reclutamiento, construye lealtad y entabla un talento a largo plazo. Está claro que no es una tarea fácil. Según un estudio de Deloitte realizado en 2014, el 4% de los empleados terminan su período de prueba el primer día de su contrato y más del 20% dejan la empresa durante el primer mes.
La incorporación presencial ya es un reto, hacerlo a distancia es un verdadero desafío. En efecto, ¿cómo permitir a un empleado:
- sumergirse en la cultura de la empresa ?
- integrarse a su equipo y a la empresa en general?
- ser debidamente evaluado durante su período de prueba?
He aquí 3 consejos para adaptar su proceso de onboarding al contexto del teletrabajo.
Puede parecer obvio, incluso trivial, pero no hay nada peor que dar la bienvenida a un nuevo empleado con un equipo informático defectuoso. La no recepción del ordenador, problemas de acceso a las herramientas de la empresa, una conexión caótica a Internet, problemas de configuración… las razones que pueden convertir el primer día de un empleado remoto en un verdadero desastre son numerosas.
Una buena manera de evitar los efectos secundarios relacionados con la distancia es añadir tareas dedicadas a la comprobación del equipo y de las herramientas en el proceso de integración:
- comprobar la calidad de la conexión a internet en el lugar de teletrabajo,
- enviar el equipo informático, los códigos de acceso y los identificadores personales al empleado antes del primer día del contrato y comprobar su buena recepción,
- organizar una videollamada para presentar las herramientas utilizadas por la empresa y explicar su funcionamiento,
- pedirle que entre y personalice sus cuentas antes de su primer día: subir su foto, personalizar su apodo, escribir su biografía para presentarse a sus compañeros…
El teletrabajador podrá así dedicarse por completo a descubrir la empresa y sus compañeros desde su primer día.
«Todo estaba listo antes de mi primer día. El equipo informático fue enviado a mi casa. me dieron acceso total y pude descubrir las herramientas a distancia. Me sentí «esperado». Fue tranquilizador»
La mejor manera de manejar las tareas que deben realizarse es automatizar el proceso de incorporación con una solución que permita nombrar las tareas, asignarles un responsable y una fecha de vencimiento. Las plataformas más avanzadas ofrecen sistemas automáticos de alertas y recordatorios, que asegurarán que :
- el director de IT ordene y configure el equipo informático,
- el manager organice la capacitación
- el responsable de RR.HH, programe la entrevista de mitad de periodo de prueba
Involucrar a más empleados en la incorporación para limitar el aislamiento del teletrabajador
La distancia puede causar una sensación de aislamiento para el teletrabajador. Esto es especialmente cierto cuando eres nuevo en una empresa y no conoces a nadie excepto a las personas que te contrataron.
Al aumentar el número de puntos de contacto con diversas personas durante el proceso de onboarding, el empleado se siente más esperado.
Esto puede traducirse en:
- la designación de un padrino (idealmente una persona de un equipo diferente) encargado de presentar la cultura de la empresa y con quien el teletrabajador podrá desarrollar una relación privilegiada,
- la asignación de un referente de RR.HH. cuya función será supervisar al teletrabajador semanalmente y organizar reuniones periódicas con el manager,
- la organización de momentos informales (juegos, e-café…) para permitir al teletrabajador conocer a sus compañeros de otros equipos.
«Estamos utilizando la aplicación «Donut» en Slack. Selecciona al azar 4 empleados de diferentes equipos y propone franjas horarias para que se reúnan en un almuerzo o en un café virtual. Es una herramienta efectiva para mezclar equipos, mezclar trabajos… y sobre todo descubrir a la persona detrás del compañero»
¿Tienes varios reclutamientos simultáneos? Si es posible, inicie los contratos el mismo día y recíbalos a la misma hora (durante una videoconferencia, por ejemplo). Además de optimizar los recursos internos, los nuevos reclutas se beneficiarán de un «efecto de promoción». Ideal para limitar la sensación de aislamiento del «recién llegado» y crear una dinámica de grupo que promueva su integración.
Fijar rápidamente los objetivos a alcanzar
Existe la idea errónea de que hay que esperar a que el empleado se aclimate y haya tenido sus primeras formaciones antes de poder integrarlo a los proyectos. Sin embargo, la experiencia para la que lo has reclutado es inmediatamente «operacional». Utilízala sin demora y permítele lograr sus primeras victorias estableciendo objetivos alcanzables.
Esto evita que el teletrabajador pase las primeras semanas al 100% en formación, lo que limita el riesgo de desmotivación. Otro efecto beneficioso es que el manager y el referente de RR.HH. pueden evaluar objetivamente al teletrabajador y decidir si se termina o no el período de prueba. Sin embargo, hay que tener cuidado y adaptar los objetivos al contexto de la incorporación y del teletrabajo.
«Concéntrate en lo que se puede lograr y entregar. Evaluar la producción en lugar del rendimiento. Por ejemplo, a un editor web se le podría pedir que publicara su primer artículo en el blog de la empresa, o a un gestor de cuenta se le podría pedir que resolviera su primer ticket de soporte»
Un nuevo recluta no siempre se atreve a pedir aclaraciones o a hacer preguntas espontáneas a su manager. A esto se añade la complejidad y asincronía de la comunicación a distancia. Para disipar cualquier duda, organice reuniones periódicas (al menos una vez por semana durante el primer mes) entre el teletrabajador y su jefe para asegurarse de que la integración se lleva a cabo sin problemas y que los objetivos a alcanzar están bien entendidos.
