La gestión de equipos es un arte que puede y debe trabajarse. Y si no, que se lo digan a Meryl Streep en “El diablo viste de prada”, donde actúa como una jefa tirana de manual. Si bien se trata de una película, muchas veces la realidad supera la ficción.
Varios estudios señalan que uno de los principales motivos de renuncia voluntaria es un mal liderazgo, así que es preciso formar a tus mánagers para que desempeñen correctamente sus funciones gerenciales y consigan acompañar adecuadamente a los empleados que supervisan. He aquí tres áreas en las que enfocarse.
"Los líderes serán aquellos que impulsen a otros"
Pretender que todos los mánagers actúen de la misma forma es como esperar que a todos nos guste la tortilla de patatas con cebolla. El gran dilema nacional. Cada uno debe encontrar su estilo de management predominante, pero también conocer y adoptar otros estilos para responder eficazmente a todo tipo de situaciones, según el contexto.
Según Hersey y Blanchard, existen varios estilos gerenciales:
Estilo directivo
El mánager que adopta este estilo da muchas instrucciones precisas y pocas explicaciones. Prefiere la comunicación escrita y tomar decisiones en solitario.
Es recomendable utilizar este estilo en situaciones urgentes en las que se necesita una reacción rápida y eficaz de los empleados. En ese contexto no hay discusión: reaccionamos y acatamos las órdenes. Punto.
Estilo persuasivo
Usado por un mánager orientado al intercambio: consulta pero conserva el poder de decisión. Suele dar muchas explicaciones, responde a objeciones, suscita preguntas y se asegura de que se le entiende. Aunque toma la decisión, la explica, expone ideas, creencias, valores y escucha y responde preguntas.
Este estilo es especialmente útil para motivar a un empleado cada vez más competente pero aún con un recorrido por hacer, o para unir a un equipo en torno a un proyecto, por ejemplo.
Estilo participativo
El del mánager facilitador: busca mejorar las competencias de sus empleados y es capaz de crear un fuerte sentimiento de pertenencia y unión en sus equipos. Suele abogar por la toma de decisiones colectiva, tiene en cuenta las ideas y las sugerencias y genera un ambiente cordial.
Se puede adoptar este estilo para gestionar proyectos complejos a largo plazo que no requieran decisiones rápidas, o para reorientar a un empleado competente pero poco motivado.
Estilo delegativo
El mánager que adopta este estilo se transforma en un consejero: da responsabilidad a sus empleados y fomenta la toma de iniciativas y la autonomía. Proporciona ayuda indirecta (apoyo, información), comprueba el rendimiento y los resultados mediante la observación y suele dejar que sus empleados tomen decisiones.
Se trata de un estilo útil para proyectos estratégicos y a largo plazo, y para desarrollar el espíritu de iniciativa, autonomía y las competencias de los empleados.
Trabajar en la comunicación efectiva
Entre lo que pienso, lo que quiero decir, lo que creo que digo, lo que digo, lo que quieres oír, lo que oyes, lo que crees entender, lo que quieres entender y lo que entiendes, hay al menos nueve posibilidades de no entenderse
La comunicación es la base de las relaciones humanas; y esto abarca tanto el terreno personal como el profesional. Es importante que los mánagers desarrollen técnicas de comunicación efectivas para establecer relaciones fructíferas con los empleados que supervisan. Algunas de estas técnicas son:
Escucha activa
La escucha activa es una técnica de comunicación utilizada para asegurarse de que hemos entendido correctamente el mensaje de nuestro interlocutor.
Para Elodie Dervillee, formadora y coach especializada en comunicación, consiste en escuchar sin interrumpir pero indicando regularmente que estamos entendiendo lo que nuestro interlocutor nos está transmitiendo. También en reformular y confirmar lo que se ha entendido desde la empatía para apaciguar la relación, comprender mejor y avanzar en la situación sintetizando lo expuesto.
Para la formadora es importante abordar esta técnica basándose en cinco condiciones:
- Aceptar a la otra persona tal como es.
- Centrarse en los sentimientos de la otra persona yendo más allá de los hechos.
- Ver el problema desde el punto de vista del interlocutor.
- Mostrar respeto por lo que la otra persona está experimentando.
- Reflejar lo que la otra persona está sintiendo.
Técnicas de interrogación: saber qué y cómo preguntar
Seleccionar las preguntas adecuadas en el momento adecuado es importante para obtener aquella información que nos permita comprender bien a nuestros interlocutores. Existen varios tipos de preguntas que puedes utilizar en función de tu propósito. Algunas de ellas son:
- Preguntas abiertas. Son útiles para abrir el diálogo y dejar que el interlocutor se exprese libremente sobre un tema.
¿Qué necesidades tienes?
¿Por qué has actuado de ese modo?
En función de tu objetivo y del empleado, da prioridad al cómo (acción) más que al por qué (análisis), sobre todo si se trata de alguien que funciona de modo racional.
- Preguntas cerradas. Úsalas para obtener respuestas breves que te permitan validar una información u obtener un acuerdo sobre algo. Recuerda que estas, al contrario de las anteriormente descritas, no invitan al diálogo.
¿Puedes comprometerte a realizar este proyecto?
¿Se han respetado los plazos?
- Preguntas de profundización. Especialmente utilizadas para ahondar en respuestas muy vagas. Sirven como una invitación a desarrollar una idea, sus posibles soluciones y las opiniones del interlocutor sobre un tema en cuestión.
Dices que el proyecto ha sido bastante difícil. ¿Qué has encontrado difícil?
Cuando dices que necesitas más tiempo, ¿de cuánto tiempo estamos hablando?
- Preguntas proyectivas. Se trata de preguntas que permiten a tu empleado trasladarse a un futuro, real o imaginario, e imaginar cómo sería su comportamiento ante una situación concreta.
Si mañana tuvieras todo el tiempo que necesitas, ¿cómo actuarías?
En un mundo perfecto, ¿qué harías ante tal situación?
- Preguntas inductivas (dirigidas). Suelen ser preguntas cerradas en las que la respuesta está más o menos contenida en la pregunta. Son útiles para guiar al interlocutor en la conversación hacia el lugar que necesitemos.
¿Crees que tu falta de organización ha influido en el retraso de este proyecto?
Después de todo lo expuesto, ¿crees que deberías haber actuado de otra manera?
- Preguntas orientadas a la solución. Son de las más recomendables, junto con algunas preguntas cerradas obligadas. Invitan al empleado a reflexionar sobre las posibles soluciones ante un problema.
¿Qué es lo que te hace falta para realizar esta tarea?
¿Cuál es tu propuesta para solucionar este tema?
El arte del feedback
Dar un buen feedback no es una cuestión tan evidente como parece. Por eso redactamos este artículo en el que te explicamos cómo hacerlo.
Desarrollar habilidades para asignar objetivos adecuados
La planificación trae el futuro al presente para que puedas hacer algo al respecto ahora
De nada sirve marcar objetivos si no se detallan las etapas para lograrlos. Existen diversos métodos y técnicas que nos pueden ayudar a desarrollar nuestras habilidades de definición y fijación de objetivos para planificar mejor.
Medición del nivel de autonomía de los empleados y delegación de tareas
Esta técnica permite al mánager saber qué tareas u objetivos asignar y a quién en función de distintas variables. Consiste en ubicar a un empleado en uno de los cuatro cuadrantes siguientes evaluando sus competencias y motivación para una tarea concreta.
Muy competente | Capaz pero prudente | Experto y autónomo |
Poco competente | Aprendiz | Principiante entusiasta |
Poco motivado | Muy motivado |
Algunas preguntas para evaluar las competencias:
¿Qué conoces de esta actividad? ¿Cómo vas a proceder? ¿Qué experiencia tienes en este campo? ¿Según tu opinión, cuáles son los riesgos y dificultades del proyecto? ¿Qué recursos necesitas para ejecutar esta tarea?
Algunas preguntas para evaluar la motivación:
¿Cuál es tu motivación para desarrollar esa actividad? ¿Qué es lo que más te gusta de esta tarea? ¿Cómo te sientes con respecto a esta propuesta? ¿Cuán confiado te sientes para tener éxito en este proyecto?
En función del perfil se debe actuar de un modo u otro:
- Aprendiz: sabe hacer poco, por lo que necesita objetivos muy claros, explicaciones consistentes y un seguimiento regular de sus resultados.
- Principiante entusiasta: no es muy competente pero está muy motivado, así que puede encargarse de ciertas tareas con métodos de trabajo bien definidos.
- Capaz pero prudente: lo recomendable es asignarle tareas supervisadas por un mentor o un consejero accesible para cuando encuentre dificultades y proponerle un examen objetivo para evaluar sus competencias y así darle más confianza.
- Experto y autónomo: es el perfil ideal para delegar tareas que requieren de mucha autonomía. Es recomendable diversificar los desafíos asignados para evitar que caiga en una monotonía que pueda desmotivarle.