A pesar de los constantes esfuerzos de los desarrolladores de soluciones de gestión de nóminas por simplificar y aligerar este proceso, sigue siendo complejo. Ninguna empresa es inmune a los errores en una nómina: días de baja, horas extra, modificación de datos bancarios… ¿Cómo evitar la comisión de errores con tanta información variable?
Si bien la diferencia es notable cuando una empresa dispone de un sistema de información de RR. HH., sigue siendo necesario asegurarse de que su configuración sea eficaz e interoperable con el software de nóminas. Veamos cómo proceder.
Es importante señalar que tanto un programa de nóminas como un sistema de información de RR. HH. responden a lógicas muy diferentes. Primeramente, por su relación con el tiempo y, en segundo lugar, por su visión de lo que es un usuario.
Aunque las herramientas que integran módulos de RR. HH. en el software de nóminas resultan atractivas por su carácter «todo en uno», sus funcionalidades son, sin embargo, limitadas. De hecho, están diseñadas principalmente para gestionar las nóminas (y, por tanto, para el gestor de nóminas) antes que como software de RR. HH. (destinado a ser utilizado por todos los empleados).
Por eso es más apropiado elegir dos herramientas separadas: un software de RR. HH. por un lado y un software de gestión de nóminas por otro. Procura seleccionar las mejores herramientas de su categoría y con un alto nivel de integración (formatos de exportación, API, etc.). El reto consistirá en asegurarse de que puedan comunicarse fácilmente con todo el sistema de información de tu empresa para reducir las reintroducciones de datos y limitar así el riesgo de errores.
La configuración del sistema de información de RR. HH. debe estar en consonancia con la del programa informático de nóminas.
La nómina tiene su propia codificación, basada en las necesidades empresariales para el cálculo de la nómina. Esto implica que el software de RR. HH. debe respetar las nomenclaturas para que sean coherentes con las del programa de nóminas. Por ejemplo: un empleado casado y con hijos corresponde al código 10 en el programa de nóminas.
El software de RR. HH. debe ser capaz de gestionar tablas de correspondencia para estos parámetros con el fin de comunicarse con el de la nómina y eliminar así el reprocesamiento manual de datos.
Las reglas de introducción de datos deben establecerse en la herramienta de RR. HH.
Cuando se configura el software de RR. HH., se definen las normas de gestión internas que luego regirán la entrada de datos. La herramienta se encarga de bloquear la entrada de datos erróneos o no conformes con la normativa, evitando así las operaciones de control.
Tomemos el ejemplo de las horas extras. Un software de RR. HH. es capaz de aplicar tu normativa interna. Si el empleado no está autorizado a realizar horas extras, el software impedirá el volcado de estos datos.
La información está estandarizada y los procesos detallados. El usuario sólo tiene que dejarse guiar. Sin embargo, la ergonomía de la herramienta debe estar a la altura. Esto es crucial para el éxito de un proyecto de automatización de procesos de RR. HH.. Una herramienta difícil de entender o de utilizar no será bien acogida por parte de los empleados y las consecuencias aflorarán cuando haya que recuperar los elementos variables de la nómina.
En resumen
Para reducir los errores en las nóminas :
- Elige un software de RR. HH. independiente del programa de nóminas. Escoge las mejores herramientas de su categoría y asegúrate de que disponen de buenas posibilidades de integración para evitar reintroducciones de datos.
- Alinea las configuraciones del software de RR. HH. con las del software de nóminas para limitar los reajustes.
- Supervisa la introducción de datos para garantizar su fiabilidad por parte de los usuarios.