Lejos de ser un simple informático al servicio del departamento de RRHH, el responsable SIRH es uno de los principales actores de la transformación de las organizaciones. Como guardaespaldas del director de estrategia digital, el responsable SIRH participa en muchas cuestiones organizativas, estratégicas y operativas. A continuación, veremos cómo esta posición es clave para el rendimiento y el éxito de la transformación de una empresa.
Las siglas SIRH, «Sistema de Información de Recursos Humanos», abarcan la gestión de los datos relativos a la actividad de los empleados en la empresa y el software de RRHH utilizado para estructurar los procesos. El SIRH puede ser una aplicación integral o un conjunto de soluciones especializadas utilizadas por todos los empleados.
El responsable SIRH se encarga de diseñar y administrar un sistema complejo, que será utilizado por todos los empleados de la empresa. De hecho, responde a cuestiones estratégicas de rendimiento financiero (ganar en productividad, racionalizar los costes, etc.) y de mejora de la vida cotidiana de los empleados (liberarlos de las tareas que consumen tiempo).
El responsable del sistema de información de RRHH recopila, prioriza y evalúa las necesidades del departamento de RRHH
Las misiones del responsable SIRH le obligan a conocer todas las facetas de las actividades de los recursos humanos. Debe ser capaz de proponer, evaluar e integrar el software más adecuado a las necesidades operacionales de su empresa.
Es capaz de apoyar al departamento de RRHH en la evaluación de los temas a optimizar prioritariamente en su empresa.
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El responsable SIRH sigue la implementación del proyecto SIRH en colaboración con el CIO
Además de este dominio de las cuestiones operacionales, el responsable SIRH también se ocupa de diversas problemáticas técnicas, en colaboración con el CIO de la empresa.
El responsable SIRH supervisa la ejecución del proyecto. Comunica la información necesaria a los equipos implicados y dirige las reuniones del comité de dirección con el proveedor de servicios. Implementa los planes de pruebas funcionales, administra y configura los sistemas. Por último, formaliza los procedimientos.
Por lo tanto, el responsable SIRH debe tener un profundo conocimiento funcional de las bases de datos de RRHH que posee la empresa y de la facilidad con la que se pueden utilizar y sincronizar entre las distintas soluciones. Además, también debe comprender los conceptos de integración de las herramientas informáticas más comunes (API, intercambio de archivos, tareas programadas, etc.) para poder dialogar eficazmente con el equipo informático, los editores y los integradores de soluciones.
Puede asumir el papel de responsable de la protección de datos para garantizar el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Anticipa los cambios en las necesidades y en las herramientas
Los SIRH se ven afectados regularmente por los cambios normativos, especialmente los módulos que gestionan procesos estrechamente relacionados con la nómina. Está atento a estos cambios y anticipa su integración en las herramientas de RRHH.
Es posible que tenga que solicitar cambios o proponer optimizaciones al CIO o directamente al editor del software.
El responsable SIRH desempeña un papel clave en la gestión del cambio
El responsable SIRH se encarga de que las herramientas sean aceptadas por los empleados de la empresa. Por lo tanto, no sólo debe interesarse por la calidad de la experiencia del usuario y la ergonomía, pero también orquestar la gestión del cambio que acompaña a la implementación de cada nueva herramienta.
Proporciona asistencia a los usuarios y puede ofrecer formación (o materiales de formación) a los administradores para garantizar su autonomía.
¿Es mejor crear un puesto de responsable SIRH interno, crear un binomio RRHH/IT o recurrir a un consultor externo?
Mientras que en los grandes grupos existen puestos específicos, la contratación de un responsable SIRH interno no suele ser una opción para una PYME. Sin embargo, podemos observar la creación de binomios RRHH/IT para llevar a cabo dicho proyecto.
Según la complejidad del sector de actividad o de los sistemas de información existentes, puede ser conveniente recurrir a socios integradores. Su conocimiento de las herramientas y su experiencia en las implementaciones permiten considerar la externalización de las tareas del responsable SIRH.
Aunque la gestión del proyecto SIRH es la misión principal de un responsable SIRH, es posible que tenga que realizar otras tareas, como la gestión del sistema de nóminas, la creación de cuadros de mando, la participación en proyectos de reorganización o de despliegue internacional, etc.
