Las condiciones para acceder al teletrabajo pueden diferir dentro de una misma empresa al depender, por ejemplo, de la antigüedad, del perfil del empleado (junior o senior) o del tipo de puesto. Si estas disparidades no están bien justificadas, pueden crear un sentimiento de injusticia o de legítima incomprensión entre los empleados.
¿Cómo puede ayudarte establecer una política interna para el teletrabajo? ¿Qué debe incluir este documento? ¿Y cómo transmitirla eficazmente para que todos los empleados la adopten?
Una política de teletrabajo es una especie de manual de instrucciones en el que se especifican, entre otras cosas, quién tiene derecho a solicitar el régimen de teletrabajo, los objetivos que persigue esta modalidad, los derechos y deberes de los empleados en remoto y las condiciones exactas de aplicación de esta nueva forma de trabajar.
Si bien este documento no es obligatorio (a diferencia del acuerdo de teletrabajo), redactar una política de teletrabajo ofrece ciertas ventajas, ya que permite:
- Fijar un marco colectivo: todas las normas se escriben negro sobre blanco y la información es clara y accesible para todos. De este modo, se evitan las prácticas abusivas vinculadas a esta modalidad de trabajo.
- Ahorrar tiempo: en caso de duda, tus empleados pueden consultarla y tú no te verás inundado de preguntas. Tampoco tendrás que justificar una denegación: si no se cumplen las condiciones de acceso al teletrabajo definidas en tu política, no se aceptará la solicitud.
- Reflexionar sobre la mejor manera de utilizar las herramientas digitales respetando el derecho a la desconexión.
Tu política de teletrabajo es un documento unilateral, elaborado exclusivamente por el empresario. No es necesario acordarlo con los representantes del personal ni con los trabajadores. No obstante, te aconsejamos que planifiques intercambios o incluso que coelabores este documento con estos representantes para evitar quejas o malentendidos.
Modelo de política de teletrabajo: ¿qué debe contener?
Tu política de teletrabajo debería recoger toda la información relativa a:
- Las condiciones de acceso al teletrabajo: quién puede acogerse al régimen de teletrabajo, teniendo en cuenta las particularidades de tu empresa y empleados (antigüedad, naturaleza del puesto de trabajo, tiempo en desplazamiento, número de días de teletrabajo por semana o mes etc.).
- Las condiciones de aceptación del teletrabajo por parte del trabajador.
- Las condiciones para volver a la ejecución del contrato de trabajo anterior a la aceptación de la modalidad de teletrabajo.
- Las modalidades de control del tiempo de trabajo o de regulación de la carga de trabajo.
- La fijación de franjas horarias durante las cuales el empresario puede ponerse en contacto con el empleado que teletrabaja.
- Las condiciones de acceso al teletrabajo para los trabajadores discapacitados y las trabajadoras embarazadas.
- El equipo y material que, como empresa, pondrás a disposición de los teletrabajadores según lo recogido en la Ley de Teletrabajo.
Tanto si utilizas un modelo bastante formal como si te decantas por un formato más interactivo, como el de Preguntas Frecuentes (FAQ), lo importante es que tus empleados puedan encontrar la información rápidamente.
Consejo: encuesta a tus empleados para saber lo que esperan de tu política de teletrabajo y responder mejor a sus expectativas.
He aquí algunos de los elementos y preguntas, habitualmente planteados por los empleados, que te sugerimos incluir en el documento:
- Respecto al lugar del teletrabajo: ¿es posible teletrabajar fuera del domicilio declarado en el contrato de trabajo?
- Respecto al equipo utilizado para el teletrabajo: ¿qué material proporciona la empresa?
- Respecto a la cobertura por parte de la empresa de los costes del teletrabajo: ¿esta reembolsa el coste de la suscripción a Internet, el teléfono, o los gastos de la energía eléctrica?
- Respecto a la cobertura sanitaria de los empleados si ocurre algo durante su tiempo de teletrabajo: ¿cuál es el procedimiento si un teletrabajador tiene un accidente en casa durante su horario laboral?
Este documento no es inamovible. Si las prácticas de gestión de tu empresa y las expectativas de tus empleados cambian, te corresponde a ti identificar estos cambios y, en consecuencia, revisar tu política.
Normas de acceso al teletrabajo: hazte responsable de las diferencias de trato
Cada política de teletrabajo es única, porque se adapta al funcionamiento de la empresa y a la actividad de los trabajadores. De ahí que el acceso y las modalidades de teletrabajo no puedan ser siempre las mismas para cada empleado. Ahora bien, es esencial calmar el descontento que esto pueda causar, dedicando tiempo a explicar por qué.
Por ejemplo: no permites teletrabajar a los empleados con menos de 6 meses de antigüedad. Está bien, pero ¿por qué? Justifica cada una de tus elecciones y permanece abierto a cuestionarlas si se te pregunta.
En tu política de teletrabajo, argumenta las modalidades y normas establecidas. Por ejemplo:
- «El teletrabajo está autorizado a partir de los 6 meses de antigüedad en la empresa. Consideramos que es a partir de entonces cuando el trabajador es suficientemente autónomo en su puesto y puede trabajar desde casa sin problemas”.
- «Para un puesto de desarrollador, el teletrabajo sólo se autorizará tras 6 meses de antigüedad. Como el onboarding es complejo, ya que requiere la instalación de todo el software adecuado y de una formación en nuestra infraestructura, nos parece esencial que el empleado esté físicamente presente en nuestras instalaciones para evitar que sus mentores se pasen el día de videoconferencia en videoconferencia”.
- «Queremos limitar el teletrabajo a tres días a la semana porque nos parece esencial mantener los vínculos sociales dentro del equipo”.
Sean cuales sean las razones de tus normas, si son sólidas, podrás justificarlas fácilmente ante tus empleados.
Difusión de la política de teletrabajo: asegúrate de que tus empleados la conocen
El primer paso es compartir tu política sobre teletrabajo con tus empleados para que la lean. Pero si quieres que el personal se implique de verdad y haga suyo este documento, tienes que ir más allá:
- Planifica una presentación oral (reunión, seminario web, etc.), tras la cual puede tener lugar una ronda de preguntas.
- Incluye una presentación de tu política de teletrabajo en tu proceso de incorporación. También puedes abordar esta cuestión en la fase de contratación, lo que te evitará malentendidos.