Tu empresa crece y la gestión de tus procesos en Excel se está convirtiendo en un verdadero dolor de cabeza. Por lo tanto, es legítimo que quieras automatizar tus procesos e invertir en una solución de RRHH.
Para ello, tendrás que defender tu proyecto frente a otros departamentos que no tienen la misma visión de las prioridades presupuestarias.
Con el fin de hacer realidad tu proyecto, hemos pedido a responsables de RRHH, directores financieros y responsables de IT que nos den sus consejos. En este artículo, tienes todas tus respuestas para:
- defender tu presupuesto ante el director financiero;
- crear una alianza con el responsable de IT;
- convencer a la dirección de invertir en una solución de RRHH.
Obtener el acuerdo del director financiero suele ser un requisito: conviértelo en una oportunidad para conseguir su apoyo.
Para convencerle, haz una estimación, aunque sea aproximada, del coste que supone para la empresa tu gestión administrativa actual en tiempo y en dinero. Puedes ser aún más meticuloso y tomar en cuenta los costes de los posibles errores de procesamiento manual.
Por ejemplo, en cuanto a la gestión de las vacaciones y ausencias, puedes anotar en una hoja de cálculo:
- la cantidad de solicitudes de vacaciones y ausencias que el departamento de RRHH recibe en un periodo definido;
- el tiempo consagrado a actualizar el calendario de vacaciones de los empleados y a responder a las solicitudes del personal sobre la política de vacaciones de la empresa;
- el tiempo dedicado a actualizar los saldos de días y exportar las ausencias a las nóminas;
- los costes de los posibles errores humanos de procesamiento.
Obviamente, la cuantificación de estos errores no puede contemplar el coste de la insatisfacción de tus empleados, el cual es difícil de calcular. Lo que sí puedes hacer es realizar una encuesta de satisfacción para medir el impacto de dichos errores en la vida diaria de tus equipos.
Ejemplo de preguntas:
- ¿Estás satisfecho con el proceso de solicitud de vacaciones / de control horario…?
- ¿Tienes fácil acceso a la política de vacaciones de la empresa?
- ¿Qué calificación darías a la organización del departamento de RRHH para gestionar las vacaciones y las ausencias / las horas extras… ?
- ¿Consideras que el tiempo de respuesta a tus solicitudes es correcto?
Implicar al responsable de IT en la creación del pliego de condiciones
Aunque tu trabajo es definir las exigencias funcionales que debe tener tu herramienta, el responsable de IT es quien tendrá que anotar las exigencias técnicas y de integración a vuestro sistema de información existente.
Pide su ayuda para crear el pliego de condiciones, particularmente si tienes exigencias en cuanto a:
- las conexiones (SSO, identificación de doble factor…) a aplicaciones de terceros: define con él cómo los usuarios tendrían que conectarse a la interfaz del software elegido;
- la seguridad de los datos: el editor tiene que explicar con precisión los procesos que le permiten garantizar la disponibilidad, la integridad y la confidencialidad de los datos de sus clientes;
- las copias de seguridad: el editor debe garantizar la existencia de copias de seguridad para poder recuperar los datos en caso de incidente;
- el alojamiento: un software no está «instalado» en el ordenador o en los servidores de la empresa. Está «alojado» en un centro de datos. Determinados sectores de actividad, como el sector público o las profesiones jurídicas, requieren alojamiento en la Unión Europea;
- la compatibilidad con otras soluciones: los datos que vas a extraer para alimentar tu software de nóminas o de contabilidad deben estar correctamente exportados;
- la tasa de disponibilidad de la herramienta: esta tasa corresponde generalmente al tiempo anual que un editor se compromete a no superar en caso de avería o reparación;
- el tiempo de respuesta e intervención del soporte: cada vez que hagas una pregunta, el editor debe garantizar un tiempo máximo para atender tu solicitud y resolver tu problema.
También puedes pedir al responsable de IT que asista a las demostraciones de las soluciones durante la fase de licitación.
Preparar un retroplanning con las etapas y los plazos de tu proyecto
Al planificar tu proyecto, ofreces visibilidad y muestras a todos que eres capaz de manejarlo por completo.
Descarga el retroplanning gratis.
Organiza reuniones regularmente con el director financiero y el responsable de IT y preséntales el documento que tienes la intención de mostrar a la dirección para que lo aprueben.
Impresionar al CEO con una presentación minuciosa
Powerpoint, documento word… elige el formato que te parezca más adecuado. Lo más importante es presentar todos los documentos indispensables para facilitarle la toma de decisión y para que quiera invertir en una solución de RRHH:
Haz un balance de los procesos actuales
Menciona el tiempo pasado para responder a las solicitudes en papel, corregir los errores y los plazos de procedimiento administrativo que generan frustraciones e incomprensión por parte de los empleados. También, recuérdale los costes de los procesos de RRHH manuales para la empresa.
Presenta los requisitos funcionales y técnicos
Es inútil entrar en los detalles de las funcionalidades que necesitas, solo tienes que hablar de las que son esenciales para el éxito del proyecto: ergonomía de la herramienta, utilización en móvil, acceso a los sueldos de días de vacaciones y a los calendarios de los equipos, circuito de validación de las solicitudes, módulo de administración, análisis de los datos, exportación en nóminas…
Compara las soluciones del mercado
Adapta tu discurso teniendo en cuenta los intereses de tu director: si le gustan particularmente las nuevas tecnologías, háblale de las funcionalidades técnicas, de movilidad y de experiencia de usuario.
Si prefiere las cifras, muéstrale que seleccionaste los editores más sanos financieramente y calcula el ROI (retorno sobre inversión) de cada solución (y no solo el precio de cada herramienta).
Indícale tu recomendación
En caso que tengas preferencia por un editor en particular, no dudes en presentarle tus argumentos: calidad y fluidez de los intercambios comerciales, calidad de la demostración, respuestas a tus necesidades, reseñas de clientes…