El pasado 13 de marzo entró en vigor en España la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, que traspone la directiva europea “Whisteblowing”.
El marco legal actual establece, entre otros, que las empresas del sector privado de más de 50 empleados, y las que reciban fondos públicos para su financiación independientemente de su tamaño, deben contar obligatoriamente con un canal de denuncias interno. Esto es un sistema de comunicación de la empresa específicamente diseñado para denunciar irregularidades o conductas inapropiadas en el entorno laboral sin temor a represalias. El canal debe ser confidencial, accesible, independiente y ha de garantizar la protección del denunciante.
Para garantizar que el canal de denuncias, o canal de información interno, siga las directrices del marco legal actual, este debe cumplir como mínimo con los siguientes preceptos:
- Anonimato: debe ofrecerse la posibilidad de realizar denuncias anónimas, sin que estas tengan que serlo obligatoriamente. Eso sí, en caso de que la comunicación se produzca de forma anónima, ha de quedar garantizado el anonimato tanto de la persona que realiza la denuncia como de cualquier otra implicada.
- Confidencialidad: debe quedar garantizada la protección e inviolabilidad de los datos y de la información comunicada por el denunciante, así como de cualquier actuación que se desarrolle en el proceso de gestión de la denuncia.
- Accesibilidad: el canal debe ser sencillo de utilizar y, en caso de ser necesario, estar disponible en varios idiomas. También ha de permitir realizar denuncias por escrito y/o verbalmente. Además, se ha de tener en cuenta la facilidad de acceso al canal, por ejemplo, por medio de una URL dedicada y fácilmente localizable.
- Comunicación: es necesario cumplir con los plazos previstos por la ley para dar respuesta al informante. En primer lugar, ha de enviarse un acuse de recibo en un plazo de 7 días naturales a partir de la fecha en la que se puso denuncia, y el plazo de respuesta tras las investigaciones no podrá superar los 3 meses desde la recepción de la denuncia (excepto en casos complejos, donde el plazo se amplía hasta los 6 meses). Por otro lado, se debe mantener la comunicación con el denunciante en caso de ser necesario, por ejemplo, para solicitar información adicional. Pero también debe haber comunicación con la persona denunciada, ya que tiene derecho a que se le informe de los hechos que se le atribuyen y a ser escuchada.
- Independencia: el canal debe gestionarse separadamente a cualquier otro sistema de la organización y no puede estar sujeto a la influencia de ninguna persona o departamento de la empresa.
- Investigación: las denuncias deben investigarse de forma precisa y exhaustiva, garantizando la toma de medidas si se detectan infracciones.
- Registro: debe llevarse un registro y control de las denuncias, que podrá ser requerido en caso de inspección.
- Protección contra represalias: deben fijarse garantías claras para proteger al denunciante de posibles represalias.
- Protección de datos: el tratamiento de los datos personales, tanto del denunciante como del resto de implicados, debe realizarse según las disposiciones del RGPD y la LOPDGDD. Es decir, se considera válido el tratamiento de datos personales para cumplir con una obligación legal, y además solo se revelarán datos personales a las actividades competentes. Además, tanto las organizaciones con un canal de denuncia interno como los terceros externos que lo gestionen deberán designar a un delegado de protección de datos.
Cómo implementar un canal de denuncias efectivo en tu empresa
En primer lugar debemos tener claro que la ley entiende por canal de denuncias al “buzón” o medio específico de comunicación de denuncias de forma interna; mientras que el sistema interno de información es un conjunto más amplio de procesos y recursos utilizados para gestionar la información interna de la empresa. Por lo tanto, para implementar los consejos que te ofrecemos a continuación, puede que tu empresa tenga que modificar o revisar otros procesos que ya se encuentran implantados dentro del sistema interno de información.
- Crea una normativa en la que se defina claramente el procedimiento para presentar una denuncia, los hechos que se pueden denunciar, los plazos y los derechos del denunciante.
- Nombra a un responsable del canal de denuncias. Ten en cuenta que el responsable del canal ha de ser el responsable de todo el sistema interno de información de la empresa. Por lo tanto, si en tu empresa ya existe un responsable de dicho sistema, debes asegurarte de que cumpla con las condiciones sobre confidencialidad, independencia, tratamiento de datos sensibles y demás requisitos dispuestos por la ley para que pueda continuar ejerciendo esta responsabilidad.
- Realiza una consulta con los representantes legales de los trabajadores de manera previa a la implementación del canal.
- Ofrece una formación adecuada a toda la plantilla, y especialmente a los empleados involucrados en la gestión del canal de denuncias.
- Establece protocolos de seguridad claros, que garanticen que la información es confidencial y no puede divulgarse.
- Organiza un sistema eficaz y adecuado de investigación, registro y seguimiento de las denuncias, supervisado por una persona o un equipo con los conocimientos necesarios para la gestión.
- Toma medidas para proteger los derechos del denunciante y evitarle posibles represalias. Estas medidas pueden incluir garantizar su seguridad laboral ante posibles sanciones, ofrecerle asistencia jurídica o facilitarle el apoyo emocional, por ejemplo,
- Asegúrate de que el personal dispone de información clara sobre el canal, su uso y sus procedimientos de gestión. Si tu empresa cuenta con un sitio web, la información sobre el canal debe aparecer en una sección separada fácilmente identificable.
Plazos para implementar el canal de denuncias y posibles sanciones
Cualquier organización de más de 249 empleados deberá implementar su canal interno de información (o adaptar el ya existente a la normativa actual) antes del 13 de junio de 2023. Sin embargo, la ley señala algunas excepciones: el plazo queda ampliado al 1 de diciembre de 2023 para entidades jurídicas privadas con 249 trabajadores o menos, y para las ubicadas en municipios de menos de diez mil habitantes.
No contar con un canal de denuncias tal y como lo estipula la ley se considera una infracción muy grave de la normativa de protección de denunciantes de corrupción. Las sanciones económicas para las empresas oscilan entre los 600 001€ y el millón de euros para las personas jurídicas, y entre 30 001€ y 300 000€ para las personas físicas.
Por otro lado, no solo basta con implementar un canal de denuncias. Hay que hacerlo siguiendo al dedillo los preceptos legales. Contar con un canal de denuncias que no responda correctamente a la normativa puede considerarse una infracción muy grave, grave o leve, dependiendo de las circunstancias.
Adicionalmente a las sanciones económicas, en caso de infracciones muy graves la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.P.I.) podrá acordar la amonestación pública; la prohibición de obtener subvenciones u otros beneficios fiscales durante un plazo de hasta 4 años o la prohibición de contratar con el sector público durante un plazo de hasta tres años.
Cumple la normativa con un canal de denuncias automatizado
Si te estás preguntando cuál es la mejor forma de implementar un canal de denuncias con vías de comunicación accesibles, fáciles de usar, independientes, bidireccionales etc. nuestra recomendación es que utilices un sistema digitalizado que te asegure el cumplimiento de la normativa y automatice la mayor parte del proceso.
Además, la nueva normativa recoge la posibilidad de delegar el servicio a un tercero externo, lo que te ahorrará mucho tiempo y complicaciones.